Распорядительная документация

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности. Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-распорядительной документации – распорядительные документы. В данной работе мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.

Исходя из вышесказанного, определена цель данной работы – выявить особенности разработки и оформления видов распорядительной документации.

Объект исследования – система ДОУ ООО Ландшафтное бюро «Деметра».

Предмет исследования – виды распорядительной документации ООО Ландшафтное бюро «Деметра».

Для реализации цели работы необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические основы распорядительного делопроизводства;

- изучить систему управления и ДОУ организации, проанализировать локальные нормативные акты и по предмету;

- выявить направления совершенствования ДОУ.

В данной работе использованы пособия  Кирсановой М.В. и Аксенова Ю.М., а также статьи Янковой В.Ф., которые дают представление о системе распорядительной документации, а также положения ГСДОУ и ГОСТ Р 6.30-2003, которые рассматривают функциональные особенности документов и  набор обязательных для оформления реквизитов.

Методы исследования: теоретический анализ нормативных, методических  и литературных  источников по теме исследования.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Историческое развитие систем документации

Проблема теоретического изучения документа возникла давно и носит сложный характер. В ходе развития диверсификации документных коммуникаций для методического обеспечения практической деятельности были заложены основы нескольких теоретических концепций документа. Одной из первых начала формироваться правовая концепция документа. Она возникает на стыке таких направлений, как дипломатика и криминалистика. К XVII веку относят возникновение дипломатики, предметом которой стало изучение документов актового характера на предмет подлинности и подложности. В 1681 году вышел первый научный труд Жана Мобильона, затрагивающий документную проблематику.

В XVIII-XIX веке документ стал предметом рассмотрения в юриспруденции  и, в первую очередь, в гражданском  праве, где документ рассматривался в качестве письменного доказательства. Правоведы обобщили практику делопроизводства с целью выработки практических рекомендаций для составления документов, обладающих правовой функцией. Именно в рамках гражданского права был определен видовой состав документов, выработаны правила их составления и даны примеры.

Пионером в области  изучения административных документов в России стал писатель и правовед Н.В. Варадинов. Изучая историю министерства внутренних дел, он предпринял попытку  обобщения опыта делопроизводства в министерстве. В конце XIX в. теоретическими проблемами документа занялись немецкие и российские криминалисты. Предметом их рассмотрения стали вопросы защиты документа от подлога. Обобщающей работой стала магистерская диссертация А.А. Жижиленко, в которой одна из глав была посвященная теоретическим проблемам документа как объекта подлога¹.

С конца XIX – первой трети XX в. документ стал объектом теоретического рассмотрения в трудах Поля Отле, работы которого послужили основанием для  изучения документа в библиотечно-книговедческих дисциплинах. В нашей стране идеи Отле были поддержаны и получили развитие в работах Д.С. Боднарского, Н.С. Русинова - советских специалистов в области библиотечно-книговедческих дисциплин.

Новый подход в исследовании документа сформировался в 1950-1960-х гг. в рамках новой дисциплины – документоведения. Дисциплина возникла как раздел архивоведения. Автором концепции новой научной дисциплины стал историк-архивист К.Г. Митяев. В теоретической части дисциплины были определены статус новой дисциплины, её предметная область, сформулированы исследовательские задачи. Был обобщен опыт делопроизводства, в первую очередь, с позиций последующего архивного хранения документов, предпринята попытка рассмотрения структуры документа, вопросов классификации. Появилась первая комплексная работа по истории дореволюционного и советского делопроизводства. Теоретические разработки К.Г. Митяева до сих пор не потеряли своей актуальности.

Первыми крупными документоведческими  работами, носящими историко-теоретический характер, стали работы, обобщающие развитие документоведения. Итоги развития документоведения с середины 1950-х до 1970-х гг. были подведены А.С. Малитиковым. Ряд вопросов формирования теории документоведения был рассмотрен в статье В.Д. Банасюкевича и А.Н. Соковой². В рамках разработки теоретических вопросов был проведен ряд специальных теоретических семинаров. В докладах были рассмотрены вопросы развития теоретической части документоведения. Ряд теоретических вопросов о закономерностях формирования документных систем был рассмотрен В.С. Мингалевым.

   Первым крупным  обобщающим исследованием, подводящим  итоги двадцатилетнего развития  документоведения (1960-1980) в условиях  внедрения в практику новых  информационных технологий, стали  работы А.Н. Соковой. Автор подвел итоги развития теоретических вопросов документоведения и попытался сформулировать первоначальную парадигму документоведения как науки, куда включил представления об объекте и предмете, целях и задачах документоведения.

Проблемы классификации документального массива стали предметом рассмотрения К.И. Рудельсон. Вопросы моделирования в ходе осуществления унификации и стандартизации систем управленческой документации были рассмотрены в работе В.И. Кокарева.

Проблемам управления документацией на предприятии посвящено исследование В.М. Ларина³. Несмотря на управленческую заданность исследования, автор рассмотрел ряд общих теоретических вопросов, таких как понятие «документированная информация» и проблемы эволюции управленческого документа. Автор обобщает теоретические исследования в области электронного документа.

Отдельные аспекты теории и практики документоведения рассматривались  исследователями также в рамках кандидатских диссертаций. Преимущественно  это были вопросы истории документоведения и делопроизводства советского периода. 

Ряд теоретических положений  о документе получил развитие в других научных дисциплинах. В  первую очередь, это такие вспомогательные  исторические дисциплины, как источниковедение, рассматривающее исторический источник, основным видом которого выступает документ, а также дипломатика, археография и др. Однако исследование документа в этих дисциплинах имело ряд особенностей. Во-первых, документ рассматривался в них под углом специфических для данных направлений задач, во-вторых, документ в этих дисциплинах, условно говоря, переживает вторую жизнь, т.е. выполняет функции, не связанные с теми, что ставились авторами в момент его создания.

Часть теоретических  вопросов, относящихся к ретроспективным  документам, рассмотрена в рамках архивоведения⁴. Исследователи акцентировали внимание на «второй» жизни документа, которую он приобретает после выполнения им его оперативных функций.

Управленческий (организационно-распорядительный) документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц. История управленческих документов началась еще ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности. Это были договора или соглашения. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых управленческих документов указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Для министерской системы характерны такие документы, сношения (или отношения); реестры,  протоколы, ведомости, описи, отчеты, официальные письма; записки; выписки. На современном этапе к управленческим документам относят: приказы, распоряжения, постановления, указания, служебные письма, протоколы, акты, докладные записки, договора.

1.2 Отечественное законодательство об основных функциях системы ДОУ в России

В настоящее время  в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления - это совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. В ее состав входят:

• правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;
• правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.

Документирование информации (создание документов) осуществляется на основе правил, устанавливаемых органами различных уровней управления⁵. Нормативную базу, регламентирующую подготовку и оформление документов, составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, деятельности коммерческих структур, построения систем делопроизводства и т.д.).

Нормативными актами Российской Федерации и субъектов  Российской Федерации утверждены основные правила документирования информации, требования к отдельным видам документации, многие формы управленческих документов. Документы, используемые в конкретных управленческих ситуациях, создаются в соответствии с утвержденными образцами - типовыми и примерными формами или, если такие формы не приняты, на основе правил оформления документов. Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.

Нормативные акты, устанавливающие  требования к оформлению документов, можно условно разделить на ряд  групп.

Общие требования к составу  документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядок деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций.

В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации. Оформление ряда документов по кадрам регламентирует постановление Госкомстата России от 5 января 2005 г. № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

В нормативных актах  различного уровня закреплены требования к оформлению отдельных реквизитов документов. Так, в федеральном законодательстве содержатся правила использования официальной символики при изготовлении бланков документов. Государственный герб Российской Федерации изображается на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"; использование гербовых бланков регламентируется постановлением Правительства от 27 декабря 1995 № 1268. Геральдические знаки - эмблемы федеральных структур (Вооруженных Сил Российской Федерации, организаций федеральной почтовой связи, МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны и используются при оформлении документов. Использование товарных знаков при оформлении документации определяется законом "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" (от 23 сентября 1992 г. № 3520-1). Законодательство субъектов Российской Федерации также содержит правила изображения их символики на бланках и печатях.

Важную часть нормативной  базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти.

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации. Введение в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению" совпало с началом нового этапа развития стандартизации в нашей стране, основные направления которого определяются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании". Положения ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо рассматривать исходя из того, что он разрабатывался и принимался на основе Закона Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации", отмененного с 1 июля 2003 г., а действует в условиях новых подходов к стандартизации.