Распорядительная документация

Обоснование необходимости  издания распорядительного документа  может излагаться в докладной  записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами  структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, полноценной и своевременной информации. Для этого необходимо, прежде всего, определить источники такой информации - это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и другие.

Итогом сбора и анализа  информации по вопросу является выработка  управленческого решения, причем, как  правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Оформление выработанного  решения в виде проекта распорядительного  документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как окончательный вариант документа.

Согласование проекта  документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе - «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания  и дополнения к проекту документа. Их вносят непосредственно в представленный проект документа или оформляют  на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа, кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Особое мнение, оформленное  на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подпись все особые мнения и замечания должны поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подпись.

Если проект распорядительного  документа готовился по поручению  вышестоящей организации, проект документа  оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и  направляется в вышестоящую организацию  с сопроводительным письмом и  пояснительной запиской.

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа  руководителем, - решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись  руководителя превращает проект документа  в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей - означает тиражирование документа, его рассылку (в возможно сжатые сроки) или передачу исполнителям.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

-Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

-Внесение материалов  на рассмотрение коллегиального  органа.

-Обсуждение вопроса  (подготовленных материалов) на заседании  коллегиального органа.

-Принятие решения  по рассмотренным материалам.

-Оформление протокола заседания.

-Издание распорядительного  документа.

-Доведение решения  до исполнителей.

Первая стадия предусматривает  сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением  аналитической справки. Эту работу в соответствии с планом работы коллегиального органа проводит специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций.

Справка должна содержать  исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение.

Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть - поручения.

3.2 Стадии подготовки распорядительной документации

 

На первой стадии подготовленные материалы - справка и проект решения - передаются секретарю коллегиального органа, как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения  представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании¹⁰.

Вторая стадия состоит  из двух этапов: вспомогательного (подготовка заседания) и основного - заседание.

На первом этапе председатель коллегиального органа знакомится с  представленными материалами; проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания: членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию.

На втором этапе (четвертая  стадия) обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения  по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут  быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством принимается решение.

Пятая стадия отражает специфику  деятельности коллегиальных органов: фиксацию хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту.

В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол (или стенограмма) заседания.

Если протокол составляется на основе рукописных записей выступлений, желательно согласовать их с выступающими. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь.

Шестая стадия - издание  распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения  коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством России), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов России.

Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения.

Решения информационного  характера, как правило, не оформляются  в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.

Седьмая стадия осуществляется таким же образом, как и при  издании распорядительных документов при единоличном принятии решений.

Выводы по третьей главе

 

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, компетенции, структуры  и других факторов ее руководство  любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

С точки зрения порядка  разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы  делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях, во-первых, коллегиальности, во-вторых, единоличного принятия решений. Коллегиальная распорядительная документация подготавливается в семь этапов.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Итак, можно сделать  вывод, что в XV—XVII вв. сложились навыки упорядоченной работы с документами: была выработана устойчивая терминология делопроизводственных документов, созданы их формы, появляются законодательные указания о порядке документирования. Разграничение функций служилых людей стало основой направления движения документов в учреждении. Порядок принятия управленческого решения, например именного указа, когда на основе разрешения частного случая возникала общая норма, свидетельствует о становлении права. Документы подвергались группировке, описывались, охранялись. Создавались архивы.

Делопроизводство основывалось на нормах обычного права, а не регулировалось специальным законом. Задачи, функции  учреждений, права и обязанности  должностных лиц не были закреплены законодательно.

В XVIII веке делопроизводство регулировалось специальными законодательными актами и представляло собою законченный технологический цикл создания и обработки документов, их регистрации, организации справочной службы, контроля за исполнением. Как самостоятельная область более четко оформляется деятельность архивов.

В XIX веке каждый реквизит приобретает свое самостоятельное  значение, имеет свое постоянное место  в документе, а оформление и расположение уже определяется нормативными актами.

Документационное обеспечение  управления осуществляется общим отделом, где за кадровое делопроизводство отвечает делопроизводитель, а за текущий документооборот отвечает секретарь.

Распорядительные документы  предназначены для регулирования  и координации деятельности, позволяющие  управляющему органу реализовывать  поставленные перед ним задачи с максимальной эффективностью. От того, насколько правильно организована деятельность учреждения, зависят результаты работы всего учреждения.

В Ландшафтное бюро «Деметра» работа с организационно-распорядительными документами строится на основании номенклатуры дел.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, компетенции, структуры  и других факторов ее руководство  любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

С точки зрения порядка  разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы  делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях, во-первых, коллегиальности, во-вторых, единоличного принятия решений. Коллегиальная распорядительная документация подготавливается в семь этапов.

Современное делопроизводство отличается четкой структурированностью в подходах к оформлению, составлении  и работе с документами. В связи с чем, документоведение является серьезной наукой и находится в поле зрения многих научных работников.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Федеральный конституционный закон от 17 декабря 1997 г. N 2-ФКЗ «О Правительстве Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями)
2. Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (с изменениями на 30 ноября 2011 года) (редакция, действующая с 15 января 2012 года)
3. Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (с изменениями на 6 декабря 2011 года) (редакция, действующая с 05.01.2012)
4. Гражданский кодекс Российской Федерации,
5. Постановление Правительства России №477 от 15 июня 2009 года «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
6. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998.
7. Аксёнова С.М. Документационное обеспечение управления.  Методические указания к выполнению практических занятий для студентов, обучающихся по специальности 080502 − Экономика и управление на предприятии (строительство) всех форм обучения. - Омск: СибАДИ, 2010. - 47 с.
8. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ 6.30-2003)-3-е изд. - М.: Дашков и к, 2007.
9. Бонцевич Н.В. Делопроизводство и деловые отношения. Учебное пособие / Н. В. Бонцевич, Б. И. Врублевскии, С. Л. Котова и др.; Под ред. Б. И. Врублевского. — Гомель: ЧУП «ЦНТУ «Развитие», 2008. — 184 с.
10. Волков К.А., Приходько А. Н., Расина Т. А., Шутова И. М. Документирование в управленческой деятельности. Учебное пособие. - СПб, 2009.
11. Голянд И.Л. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие / И.Л. Голянд, В.В. Девинова, К.А. Мухина – Красноярск, 2011. - 185с.
12. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.
13. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - 2-е изд.доп. и перераб. – СПб.: Питер, 2007.- 224 с.
14. Иванова Н.Ю., Романова Е.Б. Составление и оформление документов в офисном пакете Microsoft Office. - СПб.: НИУ ИТМО, 2011. - 66 с.
15. Илюшенко, М.П., Документоведение. Документ и системы документации: учеб.пособие/ М.П.Илюшенко, Т.В.Кузнецова, Я.З.Лившиц. - М., 1977.
16. Илюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России. Учебное пособие. – М., 1993
17. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности// Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006.- № 7. - С. 48-51.
18. Кокорев В.И. Унификация документов управления. - М.: Экономика, 2009.
19. Красавин А.С. Документационное обеспечение управления кадрами: практическое пособие. - М.: Инфра-М, 2003. – 192 с.
20. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
21. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии: Автореф. дис. … д-ра ист. наук. 05.25.02 /МГИАИ. М., 2000.
22. Организация работы с документами. Учебник. В.А. Кудряева и др. – М.: ИНФРА – М., 2009.
23. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса – М.: Мастерство, 2000. – 172 с.
24. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – СПб.: Проспект, 2009. – 384 с.
25. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М., 2008
26. Словарь Ефремовой. - http://www.edudic.ru/efr/86555/
27. Юсипова Е.Г. Распорядительные документы// Секретарь-референт. – 2011. - №9
28. Янковая В.Ф. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)// Секретарь-референт. – 2007. - №9