Признаки документа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. КОПИИ

 

На ранних стадиях  развития письменности документы создавались в единственном экземпляре. Однако вскоре тексты стали копировать единственно доступным рукописным способом. И хотя в середине XV века появились первые книгопечатные станки и вскоре большинство книг становятся печатными, но рукопись почти до конца XIX века остается основным способом исполнения документов. Первые нерукописные копии документов получали с помощью оттисков на глине или воске. Для этого сначала весь текст вырезали на деревянных или каменных основаниях, а затем делали оттиски на мягком материале. Позже стали использовать красители, и оттиски делали на пергаменте и тряпичной бумаге. Однако цена такой копии была очень велика из-за трудоемкости работы. Снизить ее удалось только к XVI веку, с изобретением книгопечатания. Для изготовления копий и массового тиражирования документов в начале XX века стали использовать ротаторы и ротапринты. К середине века появляются светокопировальные аппараты. В современном делопроизводстве для копирования документов используются специальные технические средства, которые можно разделить на две группы: средства копирования и средства размножения. Их принципиальное различие заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала. Средства копирования обычно используют, когда нужно получить небольшое количество экземпляров (25-50 шт.), а при массовом тиражировании привлекают средства малой полиграфии. Наиболее используемыми являются следующие средства копирования:

- электрографическое  копирование (электрофотографическое  или ксерографическое) - наиболее  распространенный в настоящее  время способ копирования. 
При электрографическом способе копирования документ сначала проецируется на поверхность фотополупроводникового покрытия на барабане аппарата (светоэкспозиция) и формируется его невидимое электростатическое изображение. Затем изображение проявляется в процессе прилипания красящего порошка (тонера) к заряженным участкам. После этого происходит собственно печать - перенос красящего порошка с барабана на бумагу - и закрепление изображения. 
Основными достоинствами электрографического копирования являются: высокая оперативность, производительность и качество копирования; возможность масштабирования и редактирования документа при копировании; получение копий с листовых и сброшюрованных документов; получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов; получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге; сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания. 
Наиболее известными аппаратами электрографического копирования являются отечественные - ЭРА, РЭМ, ЭФКА и зарубежные - фирм Xerox, Canon и др.

- термографическое копирование - самый оперативный способ. При термографическом копировании используют специальную термокопировальную бумагу. Копия может быть изготовлена как на специальной термореактивной бумаге, так и на обычной. Однако применение термографического способа не позволяет получить высокое качество копий, к тому же бумага стоит достаточно дорого.

- фотографическое копирование - самый ранний из современных способов копирования. 
Для фотокопирования используют особо контрастные фотобумагу и пленки, обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати. Этот способ обеспечивает самое высокое качество копий, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения копии. (Одна из разновидностей фотокопирования - микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов.)

- электроннографическое копирование. Способ электронно-графического копирования основан на оптическом считывании документов, преобразовании проектируемого на них изображения в электрические сигналы и переносе информации на специальный носитель копии. 
Копии при применении такого способа получают на электрофотопленке или на термореактивной бумаге. Копии на электрофотопленке могут затем использоваться для тиражирования документов средствами трафаретной печати.

- диазографическое копирование (диазография, синькография). Этот способ применяется преимущественно для копирования чертежно-технической документации большого формата. 
При диазографии производится экспонирование оригинала на светочувствительную специальную диазобумагу, а затем на участках, где нет изображения, происходит отбеливание бумаги ярким светом. После этого полученное изображение проявляют. 
Диазографическое копирование не обеспечивает высокого качества печати. К тому же использование такого способа предъявляет особые требования к материалу оригинала документа - он должен быть выполнен на светопроницаемой бумаге или кальке. 
Тиражирование документов (получение значительного количества копий) в офисах и учреждениях может быть организовано с использованием средств оперативной полиграфии. 
В полиграфии применяется большое разнообразие способов печати. Высокая и глубокая печать являются самыми совершенными способами для массового тиражирования книг, брошюр. При этих способах используются объемные печатные формы. Однако в оперативной полиграфии применяются, как правило, плоские печатные формы. 
Наиболее распространенными в оперативной полиграфии являются следующие способы тиражирования документов:

- гектографическая (спиртовая) печать. Принцип гектографической печати основан на изготовлении печатной формы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом и расходуется при переносе на копии. С одной печатной формы можно получить 100-200 оттисков. Гектографическая печать применяется при небольшом тиражировании (25-250 экз.). 
Достоинствами этой печати являются возможность многоцветной печати и низкая стоимость расходных материалов, а недостатками - низкое качество копий и их выцветание со временем.

- офсетная печать. Офсетная печать основана на несмешиваемости масла и воды. Печатная форма обрабатывается так, чтобы участки, содержащие изображение, удерживали масляную краску, а остальная поверхность - воду (и отталкивала краску). Затем на нее наносится изображение с использованием жирового красителя. При печати на форму накатывается краска, налипающая на жирные места, а потом краска переносится на бумагу для получения копии. Достоинства офсетной печати: высокое качество копий; возможность тиражирования большого числа экземпляров (до 5 тысяч оттисков с металлической формы); возможность повторного использования (до 5-7 раз) пластины из фольги; возможность многоцветной печати. Недостатками офсетной печати являются сложность изготовления печатной формы и процесса копирования и высокая стоимость оборудования.

- трафаретная печать. Принцип трафаретной печати заключается в продавливании краски через трафарет на машинах-ротаторах. Печатная форма документа изготавливается на специальной бумаге (восковой, желатиновой или коллоидной), или на пленке. При нанесении трафарета на его материале пробиваются микроотверстия, через которые потом продавливается краска. 
К достоинствам трафаретной печати относятся хорошее качество печати; возможность тиражирования 400-1500 оттисков с одной формы и простота изготовления трафаретов. К недостаткам - невозможность редактирования трафаретов после изготовления и необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати.

- ризография (электронно-трафаретная печать). Ризография совмещает традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Она является сегодня самым распространенным способом тиражирования документов в организациях и учреждениях. 
При копировании сначала документ переводится в электронный вид и по нему создается матрица (пленка с микроотверстиями). Затем рабочая матрица пропитывается красителем и используется как трафарет для печати. С одной рабочей матрицы можно получить не менее 4000 оттисков хорошего качества. 
Достоинствами ризографии являются использование для копирования бумаги любого типа и качества; высокая производительность и качество копирования; возможность копирования цветных документов (за несколько прогонов одного листа); возможность редактирования документов.

Несколькими видами представлены копии документов. 
Копия – это повторное воспроизведение подлинников. Само понятие “копия” (лат. сорia – множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. В стандарте на термины и определения копия документа установлена как: “Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы”. 
Копии документов первоначально списывались и так и назывались – список. Например, список “Слова о полку Игореве” или список какой-либо летописи. 
Развитие процесса документирования и техники привело к широкой дифференциации понятия “копия”. 
Прежде всего, разделим их на копии, возникающие одновременно с оригиналом и копии позднейшие. 
Печатая на машинке, получали сразу и оригинал, и копию. В советский период в литературе по делопроизводству применялся термин “отпуст”. Он означал копию документа, остающуюся в организации при отправке оригинала. Обычно этот вид копии получался автоматически при печатании с черновика на машинке, то есть это был второй, третий и т.д. машинописный экземпляры. Первый экземпляр печатали, как правило, на бланке, его подписывали, регистрировали, при необходимости ставили печать, и он становился подлинником. А остальные экземпляры, полученные под копирку, были копиями. Их и называли термином “отпуск”. Сегодня этот термин употребляется крайне редко. 
При составлении документа на компьютере и выводе его на бумажный носитель все экземпляры документа будут иметь одинаковый вид, если бланк организации введен в память ЭВМ. В этом случае подлинник документа можно отделить от копии только подписанием, регистрацией и проставлением печати. 
Если в организации применяются бланки, выполненные типографским способом, то первый экземпляр выводится на бланке и подписывается, а остальные экземпляры выводятся на чистые листы бумаги и являются копиями. 
Копия может быть сделана с части документа в виде выписки. Чаще всего выписки делают из сложных документов (решений и протоколов заседаний коллегиальных органов, приказов). В виде выписки выдается только та часть документа, которая имеет отношение к запросившему ее лицу или организации.  
Выписка из документа заверяется подписью должностного лица (начальника канцелярии, секретаря и т.д.), а в необходимых случаях и печатью. 
По способу получения копии делятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные. 
Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке. 
Факсимильные копии (от слова факсимиле – точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, чьей либо подписи) получаются средствами фотографии или копировально-множительной техники.   Факсимиле – это клише, печатка, воспроизводящая собственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита – подписи, обычно руководителя.

К средствам копирования  документации относятся все технические средства, которые позволяют получить копии, идентичные оригиналу (факсимильные копии): фотокопии, светокопии, репродукции документов. 
К средствам размножения документов относятся те технические средства, с помощью которых получают оттиски, воспроизводящие содержание документа. 
В некоторых случаях при размножении документов мы получаем также точную копию, но это не обязательный факт. А при копировании идентичность копии и оригинала обязательны. В ручных копиях их идентичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, чем в автоматических. 
Необходимо также выделить микрофотокопии – копии документов в уменьшенном виде. Микрофотокопирование применяется обычно в тех случаях, когда надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и применяются в больших архивах.

Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала, могут быть кратные копии, то есть копии с копии.

В настоящее время  бесспорность документа определяется понятием “юридическая сила документа”. Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могу служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

 Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

- издавать документы только в пределах своей компетенции;

- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Все виды копий не имеют  юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Копии  различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены; авторизированные, заверенные, нотариальные, незаверенные. 
Авторизированной называется копия, удостоверенная автором. 
Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу, 
Впервые детально порядок выдачи копий организациями был установлен Постановлением ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 года “Об упорядочении засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан”. В нем учреждениям, предприятиям, общественным организациям разрешалось выдавать по просьбе заинтересованных лиц засвидетельствованные копии только с документов, которые исходили от данного учреждения, предприятия или организации. Они должны были выдаваться на бланках данной организации с приложением печати. Засвидетельствование копии с документа, касающегося личных прав и интересов граждан в соответствии с этим постановлением производилось только государственной нотариальной конторой или нотариальным столом. 
Дополнения в этот порядок выдачи копий внесены указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 года. Указ подтвердил правила выдачи копий документов, созданных в организациях, учреждениях, предприятиях, но дополнил их важным моментом: “предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имевшихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков”. 
Верность копии документов на основании постановлений 1937 и 1983 годов свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Особо следует подчеркнуть требование указывать на копии не только дату ее выдачи, но и делать отметку о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. 
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. 
Удостоверение копии с определенных видов документов, предъявляемых другим учреждениям и касающихся личных прав и интересов граждан (например: о стаже работы, рождении, браке, связанных с получением наследства и т.п.), производится в нотариате. Нотариат (англ. System of notary public office) – система органов, на которые возложено совершение действий, направленных на юридическое закрепление гражданских прав и предупреждение их возможного нарушения в дальнейшем.  
В соответствии с российским законодательством о нотариате нотариальные действия совершает должностное лицо – нотариус, на должность которого может быть назначено лишь лицо, имеющее высшее юридическое образование. 
Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, так как их соответствие оригиналу подтверждается официальным должностным лицом – нотариусом. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений. 
Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники. 
Незаверенные копии – это копии документов, не имеющих подтверждения о своем соответствии оригиналу. 
Особый вид копии представляет дубликат. 
В ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” изложены требования к реквизиту – отметка о заверении копии: “При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения”. 
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении необходимо отметить, что документ представляет собой целостную, сложную, самоорганизованную систему. 
Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко - и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке ит.п.). Мы узнали, что документ может быть оригинальным, подлинным и подложным, а так же существуют различные виды копий документов. 
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания строго регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". 
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. 
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И  ЛИТЕРАТУРЫ

Литература

1. Делопроизводство: Учебник для вузов/  Под общ. Ред. Проф. Т.В          Кузнецовой. – М.: МЦФЭР.,2004.
2. Ларьков Н.С Документоведение . 4.1. – Томск: ТГУ , 2000.
3. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.
4. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
5. Зиновьева Н.Б. Документоведение. / Н.Б. Зиновьева. - М.: ИПО Профиздат, 2001.
6. Документоведение и делопроизводство: Хрестоматия / Сост. Т.М. Савенкова. Новосибирск, 2002.
7. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов /В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И. К. Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.
8. Козлов В.П. Тайны фальсификации. Анализ подделок исторических источников 18-19 веков. М.:Аспект-Пресс, 1996.