Принципы и методы классификации и индексирования документов

«МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

факультет заочного социально-экономического образования

 

 

 

Кафедра специализированной подготовки по иностранным языкам

 

Контрольная работа

по «Документоведение»

на тему: «Принципы  и методы классификации и индексирования документов»

 

 

 

Студент: 4 курса заочной полной формы обучения

Специальность: 080507.65 Менеджмент организации

№ студ. билета: МН09з-259

Калмыкова Татьяна Александровна

 

 

 

Преподаватель: Игнатюк  З. И.

 

Дата сдачи в деканат:

 

 

 

Мурманск

2012 г

Содержание.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

Документоведение в  различных источниках рассматривается  как научная дисциплина, изучающая  закономерность документоведение и  разрабатывающая теоретические  и методические вопросы документационного обеспечения общества. Документоведение в ряде случаев вызывает теорией делопроизводства. Понятие «документ» теснейшим образом связан с информацией, поскольку документ является ее основным носителем. Крупный советский документовед К. Г. Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия «документ» обозначает все то, что является документальным, т.е.основанным на отражении объективной действительности запечатлением, фиксацией ,регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи. Автор книги «Основы информатики» А. И. Михайлов, А. И. Черный, Р. С. Гильяревский полагают, что «в широком смысле документами можно считать не только надписи, рукописи и печатные издания, но и произведения искусства, музейные экспонаты минерального, ботанического, зоологического или антропологического характера. Документом признается любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие – либо знания и может быть включен в определенное собрание.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Принципы и методы классификации и индексирования документов.

 

 

 

 

1. Социальная  сущность документа.

 

Зарождение, становление  и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят  материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Как по капле воды, её внутреннему  составу, можно получить определённую информацию о водоёме в целом, так и по отдельному документу  можно составить некоторое первоначальное представление о характере и  особенностях породившего его общества. Именно идентификация социальной сущности документа, ставшего историческим источником, лежит, в частности, в основе исторической науки и такой важнейшей её отрасли как источниковедение.

 Социальная природа документа  самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией (от лат.“functio” – исполнение)   документа   понимается  внутренне присущее емуцелевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря,  функции документа    предопределены  его общественно -  практическими целями и задачами, являются производными от них.

 Под документами в узком  смысле слова, - писал К. Г. Метяев, - обычно понимаютсяписьменные, отвечающие  установленным требованиям за  свидетельствования, удостоверяющие  факты и права, обязательства и служащий для их доказательства (например удостоверения, дипломы, договоры). Ссылаясь на многие источники, автор назвал виды документов; письменные, исторические, архивные, печатные, документы, имеющие юридическое значение (акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом об образовании), служебные (заключение должностного лица, письменный доклад, донесение, служебное письмо). А. И. Михайлов, А. И. Черный, Р. С. Гиляревский дают определение научного документа, а также первичного и вторичного документов.

 Под научным документам авторы  понимают и материальный объект, содержащий закрепленную научную  информацию, предназначенный для  ее передачи во времени и  пространстве и используемый  в общественной практике.                                 

 По форме различают документы: текстовые, (книги, журналы, рукописи) графические или изобразительные(чертежи, схемы, графики) аудиовизуальные (звукозаписи, кинофильмы). Первичным научными документами называют документы, отражающие непосредственные результаты научно исследовательской и опытно-конструкторской деятельности. Вторичными называются документы, представляющие собой результаты аналитика синтетической и логической переработки научной информации, содержащийся в первичных документах. В своей практической деятельности информационные органы к первичным научным документам относятся научно-технические журналы, брошюры, книги, отчеты о научно-исследовательских работах. В качестве вторичных научных документов признаются реферативные материалы; реферативные карточки, экспресс информации, диссертации и, а также обзорные; статьи и брошюры, библиографические описания, выполненные по материалам информационных изданий. Подобное понимание первичных и вторичных документов используется библиотечно-библиографической практике, стой лишь разницей, что справочное издание, отнесены здесь к вторичным документам. В теории и практике делопроизводство и архивного дела документальные материалы как первоисторические сведения получили названия первичных документов и первичной информации. А различные сообщения, содержащиеся в архивных справочниках и информационных документах (описях, каталогах), - вторичных документов или вторичной информации. Вторичные документа создаются в целях облегчения поисков первичных документов, характерной особенностью первичных документов в делопроизводстве учреждения и в архивах является объединение их в первичные комплексы, так называемы единицы хранения и установление строят системы их классификации.

Для вторичных документов в архивах характерно разграничение их на элементарные составные части; отдельные описательные статьи, аннотаций и характеристики. Вторичные документы, несут  свернутую информацию. Информация в переводе означает сведения данные. Понятие « информация», применяемая в социально гуманитарных науках, может быть истолковано как некоторое совокупность сведения, определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и взаимосвязи. По А.Д.Урсулу , информация это отраженное разнообразие, то есть только то разнообразие которое отражающий объект воспринимает об отражаймом объекте. Отсюда информация – это особая форма связи между элементом и в системе, если нас интересует именно это связи, то всякую систему мы можем назвать информацией.

Возникновение и развитие кибернетики существенно расширило понятие термина

«информация». При этом традиционное определение термина  сохраняется как частный случай общего широкого понятия информации ставшего в наше время одним из основных понятий кибернетики. Все процессы регулирующие и управляющие поведением как простых, так и сложных, в том числе само организующихся систем, кибернетика рассматривает как непрерывный процесс восприятия, передачи и переработки информации. В этом смысле информация приобретает большую многогранность и рассматривается в разных аспектах математическая теория информации отлагается от содержательной стороны информации и рассматривает только количественную сторону информации, и пропускную способность каналов передачи, объем и хранение информации запоминающих устройствах, а так же вопросы обеспечения достоверности хранения и передачи информации. Л. Бриллюэн говорит, что информация есть сырой материал и состоит из простого собрания данных, тогда как знание предполагает некоторые различия и классификации.

Документолистика концентрирует  свое внимание в основном на разработке проблемы оптимизации документальных систем с точки зрения документирования деятельности и поиска информации с применением средств кибернетики. Одна из задач документолистики – широкое развитием много канальных систем как таблиц с множеством ходов и соответственно, развития матричных форм документов (перфокарты, магнитные карты и ленты), рассчитанных на такие системы. К «информационной науке» Д.Л.Томсон относит исследования свойств, и «поведение» информации: силы, управляющие потоком информации: средство обработки с целью обеспечения ее оптимальной допустимости и использования. Обзор и анализ терминов, для определения научной дисциплины, связанной с информационными процессами, даны МЧГ. По определению авторов, информатика – это научная дисциплина, узучающяя структуру и свойства научной информации, а также закономерности научной информационной деятельности, ее теорию, историю, методику и организацию. Целью информатики является разработка оптимальных способов и средств при установлении записи, сбора аналитико-синтетической переработки, хранение поиска и распространение научной информации.

Информатика имеет дело со смысловой  информацией, но не занимается качественной оценкой этой информации. Такая оценка может производится лишь специалистами конкретных областях науки или практической деятельности. В информатике как научной дисциплине мы сталкиваемся с такими понятиями, как научная информация, «научно - информационная деятельность».

Научная информация – особый класс информации, которая в отличии от понятия информации, в широком смысле слова всегда в той лил иной степени организованно, т.е. обобщена,  классифицирована, свернуто или одним словом обработана. Под научно информационный деятельностью понимается «самостоятельная часть научного труда» выделившаяся в ходе его общественного разделения и имеющая свои задачи обеспечения заинтересованных специалистов необходимыми им сведениями о результатах научных исследований и технических разработок, о производственном опыте.

Объектом научной информации в этом плане следует считать как исходные данные (первичная информация), так и обобщенные материалы результаты обобщения, анализы классификации свертывания первичной информации. Учитывая все ускоряющийся рост объемов накапливаемый документной информации, сложность методов ее обработка, в том числе свертывание с решением об изъятии из постоянного хранения той части, которая достаточная полнотой зафиксирована в свернутых документах, является важнейший проблемой информатики и в первую очередь применяли только в архивных документах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Методы и  принципы классификации документов.

 

Способы классификации  документов.

      Существует несколько способов классификации документов:

     1. По месту составления: внутренние и внешние документы. Внутренний

документ создаётся  в рамках одной организации, где  работают и составитель, и адресат  текста. К внутренним документам относятся, например, приказы администрации  предприятия, служебные записки, должностные инструкции и пр. Внешние документы предназначаются адресатам, работающим на других предприятиях. Это все виды деловых писем, приказы и распоряжения вышестоящих организаций и пр.

     2. По содержанию : простые и сложные. Простые документы посвящены

решению одного вопроса, сложные - двух и более. Так, к простым документам обычно относят заявление, объяснительную записку и многие другие виды личной документации. Сложными документами могут быть приказы, письма, инструкции.

     3. По форме: индивидуальные и типовые. Индивидуальные документы предполагают некоторую самостоятельность текста и элементы творческого подхода (что не исключает их стандартизованности). Это отдельные виды писем, служебных записок, докладных. Типовые документы стоятся на базе заранее заданного текста путём видоизменения его отдельных элементов; чаще всего эти документы одинаковы для групп однородных предприятий (например, штатное расписание, положение о персонале и пр.). Если в типовом документе постоянные элементы отпечатаны типографским способом, а для переменных предусмотрены пробелы, которые заполняются при его составлении, то такой документ называют трафаретным (анкеты, некоторые виды справок, трудовые договоры).

     4. По срокам исполнения: срочные и бессрочные. В срочных документах содержится указание на выполнение некоторых действий в ограниченный временной период (распоряжения, указания и пр.). Действие бессрочных документов не ограничено временными рамками (указы, законы, некоторые виды инструкций).

     5. По происхождению: служебные и личные. Служебные документы направлены на реализацию интересов организации. К таким документам можно отнести приказы, деловые письма, контракты. Личные документы, как правило, отражают взаимодействие отдельного физического лица с официальными органами или другими лицами (например, заявление, доверенность , расписка, объяснительная записка и пр.).

     6. По виду оформления: подлинники, копии, дубликаты и выписки. Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия абсолютно точно воспроизводит подлинник, но имеет ограниченную юридическую силу, за исключением нотариально заверенных. Дубликат - это копия, имеющая одинаковую силу с подлинником, выдающаяся в случае его утери. Выписка - это воспроизведение толькоодной из частей подлинника. Копии, дубликаты и выписки должны быть заверены печатями так же, как и подлинники.

      7. По функции: организационныедокументы, направленные на регламентацию деятельности организации или предприятия, и распорядительные документы, содержащие конкретные распоряжения. К организационным документам относят устав, положение, штатное расписание, положение о персонале, должностную инструкцию; к распорядительным - приказы, распоряжения, указания, решения. Кроме организационных и распорядительных можно выделить также информационно – справочные документы, документы по персоналу предприятия (трудовой договор, личные карточки, учётные карточки, анкеты), письма, договор. Нужно отметить неоднозначность классификации документов по функции. Так, одни авторы относят протокол к распорядительным документам, другие - к справочно - информационным.