Классификация документов

Классификация документов

 

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации

Признаки классификации

 

• Служебные и личные
• По содержанию  
• По способу фиксации информации 
• По наименованию 
• По видам
• По стадиям создания
• По срокам хранения  

 

Признаки классификации

 

По срокам хранения  

 

• постоянного срока хранения
• долговременного (свыше 10 лет)
•  временного (до 10 лет)

 

              По содержанию

• организационно-распорядительные
• по личному составу
• финансово-расчетные
• и т.д.

 

 

Служебные и личные

 

• личные  – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.
• служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц.

      - организационные

      - распорядительные

      - справочно-информационные 

 

Признаки классификации

 

По способу фиксации информации 

 

• письменные
• графические
• фото- и кинодокументы
• электромагнитные

 

 

По наименованию 

 

• приказы
• письма
• инструкции
• и т.д.

Признаки классификации

 

По видам документов

 

• типовые (разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер)
• примерные (разрабатываются вышестоящими органами и носят рекомендательный характер)
• трафаретные (документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем)

 

По стадиям создания

 

• подлинники (оригиналы)  - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный
• копии  (документы, точно повторяющие оригинал)

       - отпуск

       - дубликат

       - выписка

Докладная записка, объяснительная записка  
   

Докладная записка

 

    документ, адресованный  руководителю организации (данной  или вышестоящей) или руководителю  структурного подразделения

 

Объяснительная записка

 

      документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу

Обязательные реквизиты докладных и объяснительных записок

 

    - автор записки - наименование структурного подразделения 
-  наименование вида документа (докладная или объяснительная записка) 
-  дата документа - дата составления записки 
-  регистрационный (исходящий) номер документа; 
-  адресат (должностное лицо, к которому обращаются) 
-  заголовок к тексту 
-  текст документа 
-  отметка о наличии приложения (если оно есть) 
-  подпись составителя

 

Номенклатура дел  

Требования к номенклатуре дел

 

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации
• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения
• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения
• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствие со степенью важности и сроком хранения документации

Классификация номенклатуры дел

 

• Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом
• Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер
• Конкретная (индивидуальная) номенклатура дел. Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел