Классификация документов
Классификация документов –
это деление документов на классы по наиболее
общим признакам сходства и различия,
их унификации
Признаки классификации
- Служебные и личные
- По содержанию
- По способу фиксации
информации
- По наименованию
- По видам
- По стадиям
создания
- По срокам
хранения
Признаки классификации
По срокам хранения
- постоянного срока
хранения
- долговременного (свыше 10 лет)
- временного (до 10 лет)
По содержанию
- организационно-распорядительные
- по личному составу
- финансово-расчетные
- и т.д.
Служебные и личные
- личные – документы, созданные
отдельными гражданами (заявления, резюме,
автобиография и др.
- служебные документы исходят
от имени предприятий, организаций или
представляющих их должностных лиц.
- организационные
- распорядительные
- справочно-информационные
Признаки классификации
По способу фиксации
информации
- письменные
- графические
- фото- и кинодокументы
- электромагнитные
По наименованию
- приказы
- письма
- инструкции
- и т.д.
Признаки классификации
По видам документов
- типовые (разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер)
- примерные (разрабатываются
вышестоящими органами и носят рекомендательный
характер)
- трафаретные (документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем)
По стадиям создания
- подлинники (оригиналы) - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный
- копии (документы, точно повторяющие
оригинал)
- отпуск
- дубликат
- выписка
Докладная записка, объяснительная
записка
Докладная записка
документ, адресованный
руководителю организации (данной
или вышестоящей) или руководителю
структурного подразделения
Объяснительная
записка
документ, объясняющий причины
какого-либо действия, факта, случая, происшествия,
составляемый работником организации
и представляемый вышестоящему должностному
лицу
Обязательные реквизиты докладных
и объяснительных записок
- автор записки
- наименование структурного подразделения
- наименование вида документа (докладная или объяснительная записка)
- дата документа - дата составления
записки
- регистрационный (исходящий) номер
документа;
- адресат (должностное лицо, к которому
обращаются)
- заголовок к тексту
- текст документа
- отметка о наличии приложения (если
оно есть)
- подпись составителя
Номенклатура дел
Требования к номенклатуре дел
- охват всех документов, получаемых
и создаваемых в процессе деятельности
организации
- раздельная группировка
в дела документов постоянного и временного
сроков хранения
- конкретная и четкая формулировка
заголовка дела, которая полностью отражает
состав и содержание документов в нем
и исключает возможность включения в дело
документов, не соответствующих его содержанию
и сроку хранения
- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствие со степенью важности и сроком хранения документации
Классификация номенклатуры
дел
- Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом
- Примерная номенклатура дел устанавливает
примерный состав дел для организаций,
однородных по характеру деятельности,
но разных по структуре, и носит рекомендательный
характер
- Конкретная (индивидуальная) номенклатура дел. Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел