Порядок оформления и формирования организационной документации

Раздел должностной инструкции «Ответственность» определяет формы ответственности (материальная, дисциплинарная, административная и т.д.) работника за несоблюдение должностных обязанностей, возложенных должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов, действующих в ГУО «Ясли-сад №7 г.Лида»

          После составления должностной  инструкции она подписывается  разработчиком, согласовывается  на заседании профсоюзного комитета  протоколом, а затем утверждается  заведующим дошкольного учреждения  После данных процедур работник ознакамливается со своей должностной инструкцией под роспись  с датой ознакомления в обязательном порядке.

          Должностные инструкции регистрируются  делопроизводителем в журнале  регистрации инструкций. 

4. Штатное расписание .

Штатное расписание ГУО «Ясли-сад  №7 г.Лида» - организационный документ учреждения дошкольного образования, отображающий структуру ясли-сада, численность сотрудников, их квалификационные категории, стаж работы, а также размер заработной платы сотрудников, вводимые  в учреждении дошкольного образования должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.  В штатном расписании закрепляется структура и штатная численность организации в соответствии с Уставом.

Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется  на общем бланке организации с  указанием реквизитов:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- место издания;

- гриф утверждения;

- текст;

- визы согласования;

- подпись;

- печать.

Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и  месячном фонде заработной платы.

Документ составляется и  подписывается экономистом Управления образования Лидского райисполкома два раза в год на 01 января и на 01 сентября текущего года на бланке учреждения, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующим. Изменения в структуру и численность штата вносятся приказом руководителя учреждения. В случае изменения окладов работников, надбавок за стаж работы и других показателей штатное расписание внепланово редактируется и выдается экономистом заведующему учреждения дошкольного образования.

Нормативы численности работников, занятых в учреждении, разработаны  с учетом обеспечения нормальных условий для всестороннего развития и воспитания детей.

5. Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового  распорядка ГУО «Ясли-сад №7 г.Лида»  — нормативный акт, определяющий трудовой распорядок учреждения дошкольного  образования и  принимающийся  на собрании трудового коллектива ГУО.

           Данные правила основываются  на Конституции Республики Беларусь, Трудовом кодексе Республики  Беларусь, коллективном договоре.

      В соответствии  с Конституцией Республики Беларусь  и трудовым кодексом Республики  Беларусь правила внутреннего  трудового распорядка разьясняют  гарантии, права и обязанности  работников учреждения дошкольного  образования и нанимателя в  лице заведующего, порядок организации  труда и отдыха, требования к  дисциплине труда.  
          Правила внутреннего трудового распорядка устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании Типовых правил  внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 5 апреля 2000 г. № 46 (в ред. от 7 июля 2010 г.).

Правила внутреннего трудового  распорядка оформляются на общем бланке.

Структура этого документа  следующая:

-  общие положения;

-  порядок приема, перевода и увольнения работников;

-  обязанности работника;

- обязанности нанимателя;

-  рабочее время и его использование;

-  поощрения за успехи в работе;

-  ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Согласно Уставу дошкольного  образовательного учреждения, правила  внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к  ним, принимаются общим собранием  коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим детским  садом. При приеме на работу заведующий детским садом обязан ознакомить каждого работника с указанным  документом под роспись в приказе  о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого  работника месте.

Итак, В ГУО «Ясли-сад №7 г.Лида» организационные документы оформляются на общем бланке.

Все реквизиты организационных  документов проставляются в соответствии с требованиями  Государственного стандарта Республики Беларусь. СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

Датой организационных документов является дата утверждения.

Подготовке организационных  документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления  процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

Организационные  документы  проходят обязательно процедуру  утверждения или распорядительными  документами вышестоящей организации  (Лидского районного исполнительного комитета),  или заведующим с проставлением грифа утверждения, или протоколами коллегиальных органов, действующих в учреждении дошкольного образования, и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы. 

Организационные документы действуют  до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить  изменения и дополнения в том  случае, когда нет необходимости  перерабатывать весь документ. Частота  внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий  деятельности учреждения, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации учреждения разрабатываются  новые организационные документы, которые проходят установленный  порядок согласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом  организационного документа. Например, изменения и дополнения в организационный  документ, который утвержден заведующим, - должностная инструкция - вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например устав, был утвержден решением Лидского районного исполнительного комитета, то изменения в него вносятся путем  его утверждения этим органом  с обязательным информированием  органа, осуществляющего государственную  регистрацию.

В соответствии с номенклатурой  дел ГУО «Ясли-сад № 7 г.Лида», разработанной на основании «Перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь,  образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и  Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих  государственно-властные полномочия в сфере образования и  по делам молодежи, государственных организаций,  подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, Мн., 2012»», сроки хранения организационных документов учреждения дошкольного образования следующие:

 

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения дела и №  статей по перечню	Примечание
01-01	Устав дошкольного учреждения	10 лет,            п. 22	При условии замены новыми
01-03	Коллективный договор	10 лет, п. 728.1
02-14	Должностные инструкции работников	50 лет                п. 28	После замены новыми
02-01	Штатное расписание ДУ	10 лет, п. 30
02-20	Правила внутреннего трудового  распорядка	1 год, п. 1412	После замены новыми

 

Организационные документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших.

Организационные документы  хранятся в кабинете у заведующего  в отдельных папках.

 

¹  Устав ГУО «Ясли-сад № 7 г.Лида»

Минск, 2013