Понятие и структура научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации

Опыт подготовки обзоров показывает, что они могут публиковаться как в виде самостоятельных изданий, так и отдельными статьями в периодических и продолжающихся изданиях, что актуально для подготовки обзоров по архивным документам в организациях.

Например, в Российском государственном военно-историческом архиве (РГВИА) обзоры документов разделены на фондовые и тематические:

Обзоры документов тематические:

• по истории общественно-политического движения;

• по истории зарубежных стран и городов России;

• по истории архитектуры и градостроительства;

• о развитии авиации;

• о культурных и экономических связях России с другими странами;

• о развитии русской военно-теоретической мысли;

• о жизни и деятельности выдающихся людей России;

• о месторождениях полезных ископаемых и др.

Обзоры документов фондовые:

• Военно-походной канцелярия е.и.в. (Ф.26);

• Ивангородская крепость (Ф.13133);

• Секретное повытье Военной коллегии (Ф.20);

• Кабинет военного министра (Ф.366);

• Управление военного комиссара Временного правительства при Ставке (Ф.2015);

• Воронов П.Н., генерал-лейтенанта, военного историка, редактора журнала «Русская старина», (Ф.252) и др.

 

Указатели

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в архиве или элементом справочного аппарата других архивных справочников:

Указатель (архивный) – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных10

Методика составления указателя как элемента справочного аппарата была рассмотрена на примере описи документов и дел.

Указатели чаще всего входят в состав путеводителей. Однако с развитием информационных технологий указатели становятся популярным средством поиска на сайтах российских архивов.

Например, на сайте rusarchives.ru представлен указатель фондообразователей по архивам России (приложение 12)

При переходе по ссылке к искомому фондообразователю осуществляется переход на окно результата поиска, в котором предоставлена информация о фондообразователе, его справочных данных, разделе и справочнике, в котором содержится информация об искомом фондообразователе (приложение 13)

Таким образом, в данном случае архивный указатель неразрывно связан с архивным справочником (путеводителем).

 

Тематические перечни документов

В качестве дополнительного архивного справочника могут составляться тематические перечни документов и дел:

Тематический перечень документов – вид информационного документа архива, содержащий список заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных11

Перечни документов составляются по наиболее актуальным, востребованным, а также малоизученным темам для информирования широкого круга исследователей, публикаторов документов, архивистов, журналистов и других специалистов.

С развитием информационных технологий тематические перечни часто принимают электронный вид, и размещаются на сайтах соответствующих архивов. Например, тематические перечни Российского государственного исторического архива (РГАИ) (приложение 14)

Базы данных

Наряду с перечнем документов государственные, муниципальные и ведомственные архивы активно разрабатывают базы данных и размещают их на своих официальных сайтах, что обеспечивает возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации в режиме удаленного доступа.

В рамках данной работы базы данных, размещаемые на сайтах государственных архивов Российской Федерации были не раз рассмотрены в виде архивных каталогов, указателей и тематических перечней. Тем не менее, базы данных можно выделить как отдельный вид справочно-поискового средства, позволяющий осуществлять многоаспектный поиск по архивным фондам.

Ярким примером базы данных и системой поиска к нему является сервис, размещенный на официальном сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ) (приложение 15)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда Российской Федерации имеет большое значение для широкого круга потребителей документной информации. В рамках данной исследовательской работы мы посмотрели, каким образом создается и функционирует научно-справочный аппарат архивов.

Цель курсовой работы, а именно изучение системы научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, достигнута.

В процессе достижения цели, мы решили следующие задачи:

Определили понятие «научно-справочный аппарат», которое приведено в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007).

Изучили принципы построения научно-справочного аппарата и их влияние на структуру и функционирование архивных справочников.

Изучили все обязательные и дополнительные справочно-поисковые средства, а также методику их составления.

Проанализировали научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации. Решая данную задачу, мы пошли по пути исследования электронного научно-справочного аппарата, размещенного на сайтах государственных архивов, а также на сайте Федерального архивного агентства.

В архивных учреждениях России научно-справочный аппарат по большей части представлен в традиционном виде. То есть, для получения документной информации необходимо приехать в архив, и уже с помощью справочно-поисковых средств, представленных на бумажных носителях, найти нужную информацию.

Архивная отрасль России в настоящее время идет по пути информатизации, перевода, дублирования документной информации на традиционных носителях в электронный вид, будь то оцифровка кино-фотодокументов, либо сканирование бумажных документов. Тем не менее, современный уровень информатизации архивных учреждений оставляет желать лучшего. Эта проблема решается на самом высшем государственном уровне. В 2011 году постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 N 313 была утверждена государственная программа Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)", одна из целей которой – переход на безбумажное хранением документов. Однако для полного перевода архивных документов и архивных справочников в электронный вид необходимо выделить необходимые ресурсы, в том числе технику, которая в современных условиях устаревает очень быстро, а также решить проблему хранения архивных документов в электронном виде, но это уже отдельная тема для исследования.  
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Источники и литература

Источники

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». ФЗ № 125 от 22.10.2004
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007).
3. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
4. Основные правила работы архивов организаций. М.: ВНИИДАД, 2002
5. Составление архивных описей: Методические рекомендации. – М., 2003.
6. Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. – М., 2007.

Литература

7. Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. бурова; под ред. В.П. Козлова. – М. 2007.
8. Архивоведение (теория и методика): учебник для ВУЗов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева; по ре. Е.М. Буровой. – М. 2012.

Справочные издания

9. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1988

Адреса ресурсов Интернет

10. http://www.rusarchives.ru/
11. http://www.rgali.ru/
12. http://fgurgia.ru/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения

Приложение 1

Пример заверительной надписи в описи дел

(источник – Е.М. Бурова  «Архивоведение: теория и методика»)

 

"В деле подшито и  пронумеровано

57

(пятьдесят семь) листов

(цифрами и прописью)

С N

1

по N

57

в том числе:

литерные номера листов

7а

7б

пропущенные номера листов

+ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Текст на 19-21 листах угасает, так как был написан гелевыми чернилами

19-21

Наименование должности работник

Подпись

Расшифровка подписи

Зав. архивохранилищем

Иванов И.И.

Дата 22 декабря 2001 г."

 

Приложение 2

Пример содержание разделов описи и справочного аппарата к ней

(источник – Е.М. Бурова  «Архивоведение: теория и методика»)

 

Предисловие	3
Список сокращений	12
2008 год	13
Общий отдел	13
Плановый отдел	15
Производственный отдел	17
2009 год	19
Общий отдел	19
Плановый отдел	21
Производственный отдел	23
Предметный указатель	25

 

 

Приложение 3

Опись дел РГИА: Ф. 13 Оп. 3. 1798-1811 гг., 53 eд.xр. Журналы входящих и исходящих бумаг. Фонд 13: Департамент министра коммерции

(источник – Российский  государственный исторический архив (РГИА))

Приложение 4

Структура архивных каталогов

(источник – Е.В. Алексеева  «Архивоведение»)

Приложение 5

Пример систематизации каталожных карточек по индексам

(источник – Е.М. Бурова  «Архивоведение: теория и методика»)

28.00.00.00. Культурно-просветительная  работа.

 

28.01.00.00. Общие вопросы.

 

28.01.01.00. Законодательство  по вопросам культурно-просветительной  работы.

 

28.02.00.00. Деятельность культурно-просветительных  учреждений.

 

28.10.02.02. Использование памятников  истории и культуры в культурно-просветительных  и научных целях.

 

Приложение 6

Интерфейс программного комплекса «Центральный фондовый каталог»