Понятие и структура научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации

 

 

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«МАТИ» - РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. К.Э. Циолковского

 

Кафедра «Документационное обеспечение управления

и прикладная лингвистика»

 

ПОНЯТИЕ И СТРУКТУРА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

 

 

Курсовая работа

Студента группы

7ДОУ-4ДС-061

Лобко Георгия

 

Научный руководитель:

Комкова Мария Станиславовна

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва

2014 г.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение………………………………………………………………………………………...3

Глава 1. Научно-справочный аппарат: понятие, принципы построения, структура…………………………………………………………………………..5

1. Понятие и принципы построения научно справочного аппарата……….5
2. Принципы построения системы научно-справочного аппарата………...6

Глава 2: Структура научно-справочного аппарата……………………………..8

1. Описи дел………………………………………………………………...…8
2. Система каталогов в архиве…………………………………………...…13
3. Путеводители…...…………………………………………………………20
4. Дополнительные справочно-поисковые средства………………………23

Заключение……………………………………………………………………...28

Источники и литература………………………………………………..……….30

Приложения……………………………………………………………………..31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

"Первая главная  обязанность служащих в архиве  есть составление описаний и  содержание рукописи, указателей к рукописям вверенного им хранилища. Эта обязанность далеко не так легка, как может казаться с первого взгляда: лишь специалист, знающий основательно свой предмет, может в нескольких словах, точно и ясно определить как название, так и существенное".

 

Калачев Н.В. Архивы, их государственное значение,

состояние и устройство. - СПб., 1877.

Данная исследовательская работа посвящена изучению научно-справочного аппарата в современных государственных архивах.

Актуальность данной работы заключается в значении научно-справочного аппарата для архивных учреждений и правильности его составления, ведь без справочно-поисковых средств (СПС) архив, из упорядоченного хранилища документной информации, превратится в «информационную свалку», в которой найти необходимые данные будет практически невозможно.

Объект исследования – архивное дело

Предмет исследования – научно-справочный аппарат

Цель данной работы: изучить систему научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Определить понятие «научно-справочный аппарат»
2. Изучить принципы построения научно-справочного аппарата
3. Изучить структуру научно-справочного аппарата
4. Проанализировать научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Научно-справочный аппарат: понятие, принципы построения, структура

1. Понятие и принципы построения научно справочного аппарата

Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования1

Архивные справочники бывают традиционными, т.е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т.е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников – оперативный поиск необходимой документной информации.

Создание научно-справочного аппарата к архивным документам – деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации.

При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию.

Первичная документная информация – архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека.

Вторичная документная информация – это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике.

Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители. Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся Обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных.

Система научно-справочного аппарата каждого федерального архива была подробно представлена в издании "Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат". Уникальность этого справочники заключается в том, что впервые в истории отечественного архивоведения воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива.

2. Принципы построения системы научно-справочного аппарата

Основные принципы построения системы научно-справочного аппарата:

1. Взаимосвязь и взаимодополняемость архивных справочников, описывающих первичную документную информацию
2. Избежание дублирования информации в различных архивных справочниках
3. Преемственность системы научно-справочного аппарата (НСА) организаций с НСА архивных учреждений

Преемственность научно-справочного аппарата организаций и архивных учреждений достигается единством требований и принципов построения. Это условие предполагает обязательность составления в делопроизводстве организаций описей дел и научно-справочного аппарата к ним. Утвержденные экспертно-проверочной комиссией архивных учреждений формы описей хранятся в архиве как контрольные экземпляры до передачи организацией документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью научно-справочного аппарата архива.

Различные средства научно-справочного аппарата архива организации принимаются в архив как самостоятельные единицы, либо интегрируются в соответствующие разделы каталогов.

Соблюдение первых двух принципов необходимо для эффективности поиска и сокращения трудозатрат архивистов на дублирование информации.

Если при создании описаний документов и их каталогов соблюдается принцип взаимосвязи и взаимодополняемости, то исследователь, ознакомившись с описью дел и выписав из нее необходимые номера единиц хранения, может обратиться к соответствующим разделам каталога для более детального поиска. В каталоге исследователь сможет найти названия единиц хранения, заголовки дел, и более детальную информацию.

Третий принцип не менее важен для организации поиска. Он означает, что при создании всех типов архивных справочников в организациях, государственных и муниципальных архивах будут предъявляться единые требования и единые методы. Так, правильность оформления описей дел в организации контролирует архив организации. Сводные описи (годовые разделы) описей документов дел постоянного хранения согласовываются и утверждаются государственными и муниципальными архивами. Также важно осуществлять контроль и за другими средствами научно-справочного аппарата. Каждый архивный справочник организации должен быть составлен в соответствии с правилами работы государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.

 

Глава 2: Структура научно-справочного аппарата

1. Описи дел

Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения / единиц учета, закрепления из внутрифондовой систематизации и учета; состоит из описательных статей единиц хранения / единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи2

Опись выполняет три основные функции:

• Информационная (раскрывает состав и содержание документов)
• Учетная (осуществляет учет документов)
• Классификационная (классифицирует документы)

Информационная функция реализуется следующим образом: при составлении описи дел и занесения в нее заголовков документов, которые дают информацию о виде и содержании документа. Правильно оформленная опись дел позволяет получить информацию о составе документов фонда.

Учетная функция реализуется при нумерации документов и указании количества документов в описи. Это обеспечивает сохранность документов, позволяет отслеживать изменение объема фонда и способствует оперативному поиску нужного документа.

Классификационная функция состоит в наиболее рациональном расположением дел внутри фонда. Под классификацией в данном случае понимается группировка документов в соответствии со структурой фондообразователя или основными вопросами его деятельности.

Описи бывают трех видов: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.

Внутренняя опись предназначена для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для дел, состоящих из таких разновидностей документов, заголовки которых не содержат информации об их содержании.

Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи составляются по одной методике. Они составляются для описания следующих видов дел:

• временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации);
• по личному составу.

Рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения.         

Опись состоит из двух частей: собственно описи и научно-справочного аппарата к ней. Опись, как правило, составляется в организации. Но в случае неудовлетворительного качества описи она заново составляется в архивном учреждении, куда ее передали.

Составление описи включает следующие виды работ:

• описание дел;
• организация документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);
• составление собственно описи документов;
• составление справочного аппарата и оформления описи.
• Опись дел состоит из описательных данных о каждой единицы хранения, которые представляют собой совокупность следующих элементов:
• порядковый номер;
• делопроизводственный индекс
• заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;
• крайние даты документов в деле;
• количество листов в деле;
• примечания.