Подготовка дел и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения
Реферат, 23 Апреля 2014, автор: пользователь скрыл имя
Краткое описание
В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами за¬вершается в начале нового календарного года. По истечении этого сро¬ка дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела по¬стоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф.
Содержание
1. Подготовка дел для последующего хранения
1.1. Экспертиза ценности документов
1.2. Оформление дела
1.3. Оформление обложки дел
1.4. Составление и оформление архивных описей дел
2. Сдача дел в архив
Заключение
Список литературы
Прикрепленные файлы: 1 файл
Архив + 12.docx
— 29.31 Кб (Скачать документ)2. Сдача дел в архив
Цель хранения документов – это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, учёт и использование архивных документов.
Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, "Основные правила ведомственных архивов" разрешают хранение этих дел "централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях" до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.
Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы.
Заключение
Работа с документами
должна иметь настолько
Список литературы:
1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003.
2. Делопроизводство : Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2001.
3. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000.
4. http://www.termika.ru
5. Чуковенков А.Ю., Янковая
В.Ф. Оформление документов. Комментарий
к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. -
М.: Дело,1999, 232 с
6. Учеб. пособие /О.Я. Гойхман, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана. — М.: Инфра-М, 1999, 272 с.