Подготовка дел и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Российский государственный университет физической культуры, спорта, молодежи и туризма.

Гуманитарный институт

Кафедра менеджмента и экономики спорта имени В.В. Кузина 

 

 

РЕФЕРАТ по дисциплине:

«Делопроизводство и документоведение»

На тему:

«Подготовка дел и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения»

 

 

 

Выполнила: студент 1 курса 6 группы

Савенков Даниил

Специализации: Менеджмент организации

Проверил: Уралов Дмитрий Николаевич

 

 

 

 

 

Москва, 2013

Содержание

1. Подготовка дел для последующего хранения

1.1. Экспертиза ценности документов

1.2. Оформление дела

1.3. Оформление обложки дел

1.4. Составление и оформление архивных описей дел

2. Сдача дел в архив

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Подготовка дел  для последующего хранения

В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф. Например, дела за 1995 г. должны быть обработаны в 1997 г.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Основных правилах работы ведомственных архивов" и "Государственной системе документационного обеспечения управления".

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

• экспертизу ценности документов;
• оформление дел;
• оформление обложки дел;
• составление описей;
• сдача дел в архив организации.

 

1.1. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документа – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

К критериям ценности относятся:

• время и место образования документа;
• роль и место организации (лица) в системе государственного управления;
• значимость события;
• значение информации в документе.

 

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

- отбор дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения  для передачи в архив организации;

- отбор дел с временными  сроками хранения, подлежащих хранению  в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению  дел за предыдущие годы, сроки  хранения которых истекли.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой “ЭПК” (Экспертно-проверочная комиссия) подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

- проверка физического  состояния машинных носителей, предназначенных  для передачи в архив;

- запись электронных документов  на машинные носители;

- проверка качества записи;

- описание электронных  документов;

- проставление архивных  шифров на единицах хранения (на  футлярах) в соответствии с архивной  описью (описями) электронных документов  постоянного хранения и по  личному составу;

- подготовка комплекта  сопроводительной документации.

Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:

- название документа,

- дата его создания,

- характеристика содержания (аннотация),

- электронный формат,

- физическая и логическая  структура (для баз данных, сайтов  и т.п.),

- объем документа (для  баз данных также – количество  записей).

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

1.2. Оформление дела

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. ГОСТ Р 51141-98

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет  дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых  случаях, внутренней описи документов;

- внесение необходимых  уточнений в реквизиты обложки  дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

- не проводить систематизацию  документов в деле,

- не нумеровать листы  дела,

- не составлять заверительные  надписи.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

1.3.Оформление обложки дел

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела.

На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:

- название организации;

- название структурного  подразделения организации, в котором  оно формировалось;

- индекс дела по номенклатуре  дел;

- заголовок дела;

- срок хранения дела  или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры  дел).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:

- количество листов в  деле;

- дата или крайние даты  первого и последнего по датам  документов в деле;

- архивный шифр дела, сначала  карандашом, а после утверждения  описей – чернилами.

Требования к обложкам дел длительных сроков хранения устанавливает ГОСТ 17914-72.

 

 

1.4. Составление и оформление архивных описей дел

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Архивная опись – это архивный справочник, в котором содержится перечень дел архивного фонда.

Архивный фонд – документы, отложившиеся в результате деятельности учреждения или человека.

Архивный справочник – это архивная опись, включающая в себя отсортированный список дел, хранящийся в архиве.

Описи составляются отдельно:

- на дела постоянного  хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу;

- дела, состоящие из документов, характерных только для данной  организации (судебные, следственные  дела , научные отчеты по темам  и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

 

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

-заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его  заголовку на обложке дела;

- даты дела (тома, части);

- количество листов в  деле (томе, части);

- срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся  в опись в соответствии с  принятой схемой систематизации  на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится  в опись под самостоятельным  порядковым номером (если дело  состоит из нескольких томов  или частей, то каждый том или  часть вносятся в опись под  самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел  в описи – валовый за несколько  лет;

- порядок присвоения номеров  описям структурных подразделений  устанавливается по согласованию  с архивом организации;

- графы описи заполняются  в точном соответствии с теми  сведениями, которые вынесены на  обложку дела;

- при внесении в опись  подряд дел с одинаковыми заголовками  пишется полностью заголовок  первого дела, а все остальные  однородные дела обозначаются  словами "То же", при этом  другие сведения о делах вносятся  в опись полностью (на каждом  новом листе описи заголовок  воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечания" используется для отметок о  приеме дел, особенностях их физического  состояния, о передаче дел другим  структурным подразделениям со  ссылкой на необходимый акт, о  наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. Порядок составления и оформления годового раздела сводной описи описан в разделе 3.7. Основных правил работы архивов организации.