Отчет по практике в отделе кадров ОАО «Каргопольское дорожное управление»

В ОАО «Каргопольское дорожное управление» заказная входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в журнале регистрации. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в журнале регистрации. Внутренние документы регистрируются в журналах учета. 

3.3. Контроль исполнения

Контроль исполнения в  ОАО «Каргопольское дорожное управление» включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

При постановке документа  на контроль проставляется штамп  «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция.

В документах, присланных для  исполнения из ГКУ Архангельской области «Дорожное агентство «Архангельскавтодор» и других организаций, контрольный срок исполнения обычно указывается. На приказах или распоряжениях предприятия срок исполнения назначается генеральным директором. Документы предприятия подлежат исполнению в следующие сроки:

• с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
• без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.

При необходимости изменения  срока исполнения документа ответственный  исполнитель представляет на имя  руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения  срока исполнения документов ответственный  исполнитель обязан информировать  руководство.

Снятие документа с  контроля осуществляется по исполнении документа с фиксацией : постановка отметки об исполнении документа, кратких сведений об исполнении. На контроль ставятся все поступающие документы генерального директора, требующие исполнения.

4. Классификация и систематизация документов. Формирование дел.

Для классификации и систематизации документов, формирования дел в ОАО «Каргопольское дорожное управление» составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел предназначена  для организации группировки  исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для  составления описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел предприятия составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах инспектором по кадрам на бланке предприятия, согласована с архивным отделом Муниципального образования «Каргопольский муниципальный район» подписана генеральным директором ОАО «Каргопольское дорожное управление».

Исполненные документы должны в 3-дневный срок передаваться в отдел кадров для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел соблюдаются  следующие общие правила:

• в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• в дело группируются документы одного календарного или учебного года, за исключением переходящих дел;
• раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
• в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
• по объему дело обычно не превышает 250 листов.
• при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

5. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив

Экспертиза ценности документов в ОАО «Каргопольское дорожное управление» на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

В ОАО «Каргопольское дорожное управление» проведение экспертизы ценности документов осуществляет инспектор по кадрам. Инспектор по кадрам осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивный отдел МО «Каргопольский муниципальный район»; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделах предприятия, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного  хранения проводится на основании перечня  документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел, путем  полистного просмотра дел. В делах  постоянного хранения подлежат изъятию  дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу  документы с временными сроками  хранения. Окончательное решение  по результатам экспертизы ценности документов принимает генеральный директор. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Дела с исполненными документами  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив  после истечения двухлетнего  срока их хранения и использования в отделах предприятия.

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения передаче в  архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и  по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном  порядке.

Прием каждого дела производится сотрудником в присутствии работника. При этом на обоих экземплярах  описи против каждого дела, включенного  в нее, делается отметка о наличии  дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и  прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи инспектора по кадрам и лица, передавшего дела.

6. Анализ бланка ОАО «Каргопольское дорожное управление»

Служебные документы составляются на бланках. Применяется  бланк документов- это формат А4 (210x297 мм). Бланки изготавливаются на белой бумаге.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается  бланк  угловой. Бланки с угловым расположением реквизитов лучше, так как экономно используется свободная площадь документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов.

Общий бланк содержит следующие реквизиты и их последовательность: эмблема располагается над названием организации. Сведения об организации, а также место составления, дата и номер документа располагают флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Если документы изготавливаются  на двух и более страницах, вторую и следующие пронумеровывают. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код организации;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• код формы документа;
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• место составления или издания документа;
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа;
• визы согласования документа;
• оттиск печати;
• отметка о заверении копии;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• отметка о поступлении документа в организацию;
• идентификатор электронной копии документа.

Эмблема организации помещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляется  по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляются  по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному  в ее учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное наименование вышестоящей организации. Сокращенное  наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

Указывают:

• данные об организации: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты);
• наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000);
• датой документа, это дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события;
• регистрационный номер документа, это его порядкового номера, который дополняется по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа, это регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ;
• место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления;
• адресата - организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица;
• отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется так: Приложение: на 3 л. в 2 экз.;
• «подпись» включает в себя: наименование должности лица, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания;
• печать заверяет подпись должностного лица на документах, удостоверяет права лиц, фиксирует факты, связанные с финансовыми средствами и другое.

Самостоятельная работа

При прохождении практики в ОАО «Каргопольское дорожное управление»  я занимала должность помощника  инспектора по кадрам.

Поскольку в ОАО «Каргопольское дорожное управление» функции службы делопроизводства возложены на инспектора по кадрам, у меня была возможность  подробно изучить особенности ведения, как текущего делопроизводства, так  и процесса подготовки документов для  сдачи в архив.

Принимала участие в таких  этапах работы с документами, как  регистрация исходящих документов, сортировка, набор текста документа  на компьютере, копирование документов, подготовка дел к передаче на хранение в архивный отдел МО «Каргопольским муниципальный район»

Регистрация исходящих документов, таких как, приказы и распоряжения генерального директора  по основной деятельности, приказы по личному  составу, заключались в занесении  сведений (номер, дата, исполнитель, краткое  содержание) о данных документах в  Журналы регистрации.

Мною были составлены внутренние описи, листы-заверители, оформлялись  обложки дел,  приказы по личному  составу (командировочные удостоверения)

Личные дела работников предприятия хранятся согласно Перечню типовых документов (ст. 499 а) – 75 лет. Обложка дела оформляется по установленной форме. Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

В соответствии с номенклатурой  дел ОАО «Каргопольское дорожное управление» есть дело «Акты о  выделении дел и документов к  уничтожению». 

Бездокументное обслуживание включает в себя необходимые сервисные  функции, подготовку командировок (заказ  билетов, бронирование номеров в  гостиницах, оформление документов), телефонное обслуживание.

Заключение

Учебно-производственная практика по специальности «Документоведение и архивоведение» проходила в отделе кадров ОАО «Каргопольское дорожное управление»

Было выявлено, что инспектор по кадрам исполняет обязанности секретаря, отвечает за ведение текущего делопроизводства и подготовку документов к сдаче на архивное хранение.

Правила создания и оформления документов в ОАО «Каргопольское дорожное управление» установлены Инструкцией по делопроизводству. Отмечено, что оформление документов предприятия соответствует требованиям нормативно-методической документации (в том числе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций).

В процессе практики был  изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления.