Отчет по практике в отделе кадров ОАО «Каргопольское дорожное управление»

 

МИНОБРНАУКИ  РОССИИ

 

Филиал 

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального  образования «Российский государственный 

гуманитарный университет» в г. Ярославле

(Филиал РГГУ в г.  Ярославле)

 

 

 

 

ОТЧЕТ

О практике по специальности _Документоведение и ДОУ

в отделе кадров ОАО «Каргопольское дорожное управление»

(наименование подразделения  организации)

Студентки                                     группа  _

 

Руководители:

 

от организации _ _

 

 

 

 

Ярославль 2013

 

 

Оглавление :

Введение

1. Структура и функций делопроизводственной службы предприятия
2. Документирование деятельности предприятия
3. Организация документооборота предприятия
1. Прием и отправка
2. Регистрация
3. Контроль исполнения
4. Классификация и систематизация документов. Формирование дел.
5. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив
6. Анализ бланка ОАО «Каргопольское дорожное управление»

Заключение.

Приложения к отчету.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

В соответствии с учебным планом я, проходила практику в открытом акционерном обществе «Каргопольское дорожное управление» на протяжении двух недель с 11 марта по 25 марта   2013 года. Руководителем практики от организации выступила инспектор по кадрам, так как обязанности делопроизводителя  выполняет инспектор по кадрам.

Целью данной практики является приобретение первичных умений и  профессиональных навыков, закрепление  и углубление знаний, полученных мною в процессе теоретического обучения, а также получение практического  опыта работы в коллективе.

ОАО «Каргопольское дорожное управление» выполняет работы по строительству, ремонту и содержанию автомобильных дорог общего пользования  и искусственных сооружений на автомобильных  дорогах.

Министерство имущественных  отношений Архангельской области, владеет 100% акций и является  единственным акционером ОАО «Каргопольское дорожное управление»

Так как предприятие открытое акционерное общество, целью работы предприятия является получение прибыли. Реализация цели осуществляется с помощью опытных квалифицированных сотрудников. На момент практики штат предприятия составляет  73 единицы в том числе : административно управленческий персонал 17 человек  (вакантные должности: главный  инженер -1 единица и лаборант – 1 единица), количество работников других подразделений предприятия – 56 человек.

Место нахождения ОАО «Каргопольское дорожное управление», производственная база, расположенная по адресу  164110 Архангельская область г. Каргополь переулок Дорожный д.1.

За время прохождения  практики мною были достигнуты цели данной практики. Я обобщила полученные мною знания, старательно выполняла все  поручения моего руководства, находясь при этом в коллективе. Во время  практики я ознакомилась со структурой предприятия, получила представления  о должностных обязанностях специалистов предприятия, провела анализ проделанной  мной работы, сделала выводы. Эти  выводы представлены мною в данном отчёте о прохождении практики. В  приложениях, после основной части  отчёта, представлены образцы документов.

В ОАО «Каргопольское дорожное управление» была изучена   организационно-распорядительная документация.

Организационно-распорядительные документы на предприятии следующие:

• устав - правовой акт, являющийся одним из учредительных документов и определяющий правовой статус организаций, необходимый для её государственной регистрации.
• штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
• приказы - оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации.

1. Структура и функций делопроизводственной службы предприятия.

Структура ОАО «Каргопольское дорожное управление» включает в себя следующие отделы: планово-производственный отдел (ППО), бухгалтерию, отдел содержания автомобильных дорог, отдел механиков, отдел кадров, отдел охраны труда и техники безопасности, дорожный участок , расположенный в д. Тихманьга, асфальтобетонный завод.

Делопроизводственная служба управления предприятия вменена в обязанность инспектору по кадрам, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами, как Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников.

Он обеспечивает учет и  прохождение документов в установленные  сроки, информирует руководство  о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование деятельности предприятия

В ОАО «Каргопольское дорожное управление» все операции (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) создание (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив выполняются инспектором по кадрам.

Предприятие  издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы предприятия.

Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений  генерального директора или в инициативном порядке руководителями  структурных подразделений.

Приказы оформляются на бланках  и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства компании.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта  приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии  передаются в структурные отделы предприятия  руководителям подразделений (или их заместителям) под роспись в получении в журнале регистрации приказов.

Порядок оформления и составления  бланков и организационных и  распорядительных документов в ОАО «Каргопольское дорожное управление» в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству.

В инструкции излагается порядок  осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений  и иных нормативных актов.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в ОАО «Каргопольское дорожное управление» отвечают требованиям настоящей инструкции по делопроизводству.

Поскольку отдел кадров предпрития оснащен компьютерными средствами, то в управлении применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.

Также отделом кадров  используется специальная программа «1 С бухгалтерия+ кадры» версия 8.2 , программа Контур-экстерн (передача статистических и налоговых отчетов через интернет)

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные  правовые акты, которые подписываются  руководителем отдела предприятия, и утверждаются генеральным директором ОАО «Каргопольское дорожное управление» в форме грифа утверждения или путем издания приказа. Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке. Кроме вышеперечисленных документов, отдел кадров хранит, издает также следующее: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации. Все эти документы перечислены в номенклатуре дел предприятия.

3. Организация документооборота предприятия

Движение документов в ОАО «Каргопольское дорожное управление» с момента их создания или получения, до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Технологическая цепочка  движения и обработки документов предприятия состоит из следующих этапов:

• приема и первичной обработки;
• предварительного рассмотрения и распределения;
• регистрации документов;
• направления на исполнение и исполнения документов;
• оформления и удостоверения документов;
• отправки.

На каждом этапе отдел кадров выполняет типовые операции по работе с документами. 

 3.1. Прием и отправка

Прием и отправка документов в ОАО «Каргопольское дорожное управление» осуществляется, как правило, средствами почтовой связи , по электронной почте, факсовой связи.

Прием и первичная обработка  документов осуществляется инспектором по кадрам. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта. 

 3.2. Регистрация

На полученном документе  в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный  штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают на ознакомление генеральному директору, а за тем в  подразделения предприятия.

Поступившие телеграммы регистрируются в журнале и немедленно передаются адресату.

Передача информации с  помощью факсов осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые факсовые отправления печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело.

В ОАО «Каргопольское дорожное управление» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Документы предприятия регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Не подлежат регистрации  следующие документы: поздравительные  письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы  совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские  документы, месячные, квартальные и  полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости  от названия вида документа, автора и  содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы  и внутренние документы: распоряжения, приказы генерального директора по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения генерального директора предприятия и т.д.

Регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов производится централизованно в отделе кадров в журналах регистрации