Организация документационного обеспечения управления предприятия

- анализировать состояние  документационного обеспечения  управления конкретной организации;

- составлять техническое  задание на проектирование систем  информационно-документационного обеспечения  деятельности конкретной организации;

- разрабатывать проектные  решения по совершенствованию  документационного обеспечения  управления в целом (или ее  отдельных составных частей);

- разрабатывать и внедрять  новейшие информационные технологии  в организации;

- организовать контроль за исполнением;

- провести экспертизу  ценности документов, подготовить  их к архивному хранению или  уничтожению;

- руководить службой документационного  обеспечения управления и совершенствовать  организацию ее работы;

- владеть методами анализа  и проектирования систем документации, управления ими, подготавливать  управленческое решение;

- осуществлять социально-психологическое  регулирование в трудовых коллективах,  разрабатывать программы и планы  социального развития.

Немало важную роль играет организация рабочего места секретаря в организации документационного обеспечения управления, так как рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждениях. Поскольку секретарь является “лицом учреждения”, его место должно быть образцом правильной организации.

Осуществляется использование современной оргтехники, оборудованию и оснащению рабочего места секретаря, является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранение работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечение действительно секретарского обслуживания.

  Рабочее место секретаря в приёмной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

- в помещении приёмной должны находиться предметы, необходимые секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

- мебель для посетителей  должна находиться в зоне, хорошо  просматриваемой секретарём, удобной  для её размещения.

  Секретарь должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на компьютере, чтения.

В комплект мебели (рабочее  место секретаря) должны входить: стол канцелярский, вспомогательный стул или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, стулья для посетителей, шкафы и полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения ценных документов, штампов, бланков.

   Интерьер служебного помещения и оборудования рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника.

  Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок своё рабочее место.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Для выполния курсовой работы перед нами была поставлена цель рассказать о службе документационного обеспечения управления, описать ее структуру и функции, изучить основные нормативные документы, регламентирующие деятельность этой службы. Мы старались раскрыть эту тему в полном объеме, исходя из поставленных задач.

  В исследовании пришли к выводу, что эффективность деятельности службы ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.

  В зависимости от принадлежности к определенной группе служба ДОУ будет иметь свое особое название и иметь свое соответствующее назначение.

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного  обеспечения управления документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществлятся специальной службой — службой документационного обеспечения управления. Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ являются:

• внедрение на предприятии  единого порядка работы с документами  в соответствии нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

• осуществление методического  руководства организацией работы с  документами в структурных подразделениях предприятия;

• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

• совершенствование форм и методов работы должностных  лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение  управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и  управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации  и предприятия.

В наше время, с появлением персональных компьютеров, делопроизводство стало более организованным. Компьютеры облегчают работу секретаря и  ускоряют процесс документооборота. Так же они упростили формирование дел и оформление документов. С  помощью офисной техники можно  быстро доставить документ адресату, сделать копию и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 Унифицированные системы документации Республики Беларусь система организационно-распорядительной документации требования к оформлению документов: Постановление Госстандарта Республики Беларусь, 21 декабря 2004 г. № 69 // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Национальный центр правовой информации Республики Беларусь. – Минск, 2004.
2. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь: Постановление Республики Беларусь, 19 января 2009  г., № 4 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. – 2009. – № 42, 8/20434.
3. Комментарий к инструкции по делопроизводству / А.Е. Рыбаков [и др.]; под общ. ред. А.Е.Рыбакова. – Минск: Регистр, 2010.– 112 с.
4. Бардаев, Э.А., Документоведение: учебник для студ. высш. учеб. заведений / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. – Минск: Издательский центр «Академия», 2008. – 304 с.
5. Давыдова, Э.Н., Делопроизводство: учеб. и практ. руководство / Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. – Минск: ТетраСистемс, 1998.– 288 с.
6. Краснокуцкая, Г.П. Хранить нельзя выбрасывать. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения в работе службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации / Г.П. Краснокуцкая, Т.С. Оскерко. – 3-е изд., стериотип. – Минск: СООО «ИПА «Регистр», 2006. – 200 с.
7. Ларьков, Н.С. Документоведение: учеб. пособие / Н.С. Ларьков.  –  Минск: Восток-Запад, 2006.– 427 с.
8. Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство / Л.А. Мишина. – Минск: Амалфея, 2010. – 452 с.
9. Охотников, А.В., Документоведение и делопроизводство: учеб. пособие / А.В. Охотников, А.Е. Булавина. – 2-е изд., перераб. и доп. - Минск: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2005.– 304 с.
10. Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Никраха; под ред. В.В. Поневчика. – Минск: БГЭУ, 2008.– 318 с.