Нормативно-методическая основа делопроизводства

То есть, важнейшим признаком для классификации документов всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:

документацию по административным вопросам.

документацию по материально-техническому снабжению.

документацию по планированию.

документацию по оперативной деятельности.

документацию по бухгалтерскому учету.

документацию по подготовке и расстановке кадров; и т.д.

Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут условно классифицироваться по ряду признаков:

по месту составления:

входящие - поступившие в организацию.

исходящие - отправляемые из организации.

внутренние - составленные и используемые в самой организации.

Индивидуальные документы - разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми - являются документы, создаваемые вышестоящими органами, для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы - имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку.

Примерные документы - носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - представляет собой документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. У данного вида документа есть преимущество: текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, предоставляет возможность строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

по происхождению:

официальные (служебные) - затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке.

личные - касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными.

по юридической значимости:

подлинники (оригиналы) - первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором.

копии - документы, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы.

заверенные копии - копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу.

дубликаты - повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.

Реже используются другие виды классификации документов:

по наименованию (приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т.д.)

по способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы.

по сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические.

по степени сложности: документы классифицируют на простые, это документы, в которых рассматривается один вопрос, и ᴄᴫᴏжные, где освещается несколько вопросов.

по грифу ограничения доступа: открытые (несекретные); с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы:

"для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная  только для работников конкретной  организации или отрасли).

"секретно", "совершенно  секретно", "особой важности" (информация, содержащая государственную тайну).

"конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ).

"коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения  коммерческих целей, разглашение  которой может нанести ущерб  обладателю информации).

по форме изложения:

индивидуальные - содержание которых излагается в свободной форме.

трафаретные - когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, к примеру, справка с места работы.

типовые - созданные для документирования стандартных ситуаций, к примеру командирования, и используемые во всех организациях.

по срокам хранения: постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

Еще один критерий классификации документов степень обязательности. По нему вводится деление документов на:

информационные - содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций.

директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

В целом вся система классификации в делопроизводстве служит основой организации так называемых первичных комплексов документа и закладывает основы фондов для дальнейшего хранения и использования материалов в учреждении и государственном архиве.

3.3 Направления  совершенствования документационного  обеспечения в туризме

При изучении состава документации, организации документооборота и процессов документирования ряда типичных предприятий сферы туризма России видно, что их нормативно-методическая основа находится в развитии, однако имеет серьезные недостатки и нуждается в существенном пополнении по целому ряду ключевых направлений.

Требуется, в частности:

совершенствование классификации видов туризма и туристской деятельности.

разработка соответствующих стандартов производства турпродукᴛᴏʙ и комплекса документации.

установление более рациональных процедур документирования и работы с документами при организации туристской деятельности предприятий и оценке ее качества.

необходимость оптимизации состава видов и разновидностей, унификации и стандартизации документации, обеспечивающей управление туристской деятельностью.

 

Заключение

Подытожив вышесказанное, делаем краткие выводы.

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, и можно выделить две составные его части: документирование деятельности и организация работы с официальными документами, которые взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Далее хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:

в работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся - к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами.

от технологии организации работы с документами и от качества создаваемых докуменᴛᴏʙ зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации.

без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление.

классификация предоставляет возможность выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

На основании выше сказанного приходим к выводу, что классификация документов - это распределение документов по группам или видам на базе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

 

Список использованной литературы

1.   ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2.   Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства / Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА, 2001. - 272 с.

3.   Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. - М.: Интел-Синтез, 2001. - 192 с.

4.   Волошин Н.И. Менеджмент туризма: Туризм как объект управления / Н.И. Волошин, Н.В. Исаева, Е.Н. Ильина, Л.В. Курило. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 304 с.

5.   Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. - М.: Ось-89, 2001. - 112 с.

6.   Терентьева Е.В. Развитие документационного обеспечения в сфере туризма России: Автореферат / Е.В. Терентьева. - М.: ВНИИДАД, 2006. - 27 с.