Котрольная работа по "Документообороту"

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«ЧЕЛЯБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ  АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ»

 

 

 

 

 

Контрольная работа

Выполнила студентка 

_________группы_________курса

_____________________отделения

______________________________

^{ФИО студента}

Научный руководитель:

______________________________

^ФИО

______________________________

^{(учёная степень,  звание)}

 

 

 

 

 

 

 

 

Сургут 2011

Содержание

 

1. Структура, штаты и нормативные материалы по делопроизводительному обслуживанию	3
2.Доставка  и экспедиционная обработка документов.	7
3.Регистрация  документов  и информационно-справочная  служб	12
4. Контроль за исполнением документов и поручений	14
5.Составление  и оформление документов, унификация  и трафаретизация документов	19
6.Текущее  хранение документов, номенклатуры  дел	36
7. Архив  учреждения	41
8. Организация  рабочих мест, оснащение их оборудованием  средствами вычислительной техники  и оргтехники	44
9.Использование  программных  средств для делопроизводственной деятельности.	51
Список  источников и литературы	55

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Структура, штаты и нормативные материалы по делопроизводительному обслуживанию

 

1) Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

В нормативных, а также в методических документах описывается структура, штаты, техническое обеспечение  и функции служб делопроизводства

Законодательные и правовые акты РФ

К законодательным и правовым актам в сфере информации и  документации относятся:

• Законы Российской Федерации;
• указы и распоряжения Президента;
• постановления и распоряжения Правительства;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агенств и др.) как общественного, так и ведомственного характера;
• правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Ежедневно множество служащих встречается в своей работе с  различными документами. Да и мы в  повседневной жизни оформляем и  получаем различные документы. Документ является носителем информации. В  нем отражаются события, факты, приметы  окружающей действительности и результаты мыслительной деятельности человека.

Документ — основной объект труда в сфере управления. Для удобства ежедневной работы с одинаково функционирующими документами, созданными различными организациями,и придания им юридической силы, необходимо предъявлять единые требования к их оформлению.Именно поэтому оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.

Стандарт — типовой вид, образец, которому должно удовлетворять что-нибудь по своим признакам,свойствам, качествам.

Области распространения  стандартов, их содержание, сферы их действия определяются государственными органами управления. В соответствии с законом "О стандартизации" государственные стандарты принимает  Госстандарт.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном  Стандарте (ГОСТ). В настоящее время  процесс создания документов и ведения  делопроизводства регулируется стандартами:

• ГОСТ 6.10.3-83;
• ГОСТ 6.10.4-84;
• ГОСТ 6.10.5-87;
• ГОСТ 6.01.1-87;
• ГОСТ 6.38-90;
• ГОСТ Р6.30-97;
• ГОСТ Р51141-98;
• Постановление Госстандарта №9-СТ от 21.01.2000  

2) Методы изучения

• изучение документов
• метод наблюдения

3) В России установлена следующая  иерархическая система нормативно-правовых  актов (в зависимости от их  юридической силы):

• Международные договоры и соглашения России, а также общепризнанные принципы и нормы международного права, составляют особую группу, которая является составной частью правовой системы России. Международные договоры и соглашения России имеют бо́льшую юридическую силу, чем нормативно-правовые акты Российской Федерации.
• Конституция России.

1. Законы:

• Федеральные конституционные законы.
• Кодексы и Федеральные законы.

2. Подзаконные правовые акты:

• Указы Президента России,
• Постановления Правительства России.
• Акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, федеральных служб и агентств).

3. Локальные нормативно-правовые  акты.

Нормы права, носителями которых  являются Конституция России и Федеральные  Конституционные Законы, имеют понятие Конституционно-правовых актов.

• в зависимости от содержания:
• отраслевые (нормы права, объединённые общими чертами)
• гражданско-правовые
• уголовно-правовые
• и т. д.
• комплексные

Категории стандартов, действующих  на территории России:

• ГОСТ Р — государственный стандарт РФ;
• ОСТ — отраслевой стандарт;
• ТУ — технические условия;
• СТП — стандарты предприятий и объединений предприятий (союзов,   ассоциаций,   концернов,   акционерных  обществ, межотраслевых, региональных и других объединений);
• СТО — стандарты научно-технических и инженерных обществ (союзов, ассоциаций и других общественных объединений);
• ГОСТ — межгосударственный стандарт СНГ;
• ИСО — международный стандарт.

4) Государственная  система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ)

В 1990 г. появилась Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Она является наиболее полным документом по организации документационного обеспечения управления.

ГСДОУ устанавливает единые требования к организации работы с документами (в том числе  создаваемыми средствами вычислительной техники) в органах государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, на предприятиях, в учреждениях и  общественных организациях.

К основным целям ГСДОУ  относятся:

• совершенствование работы аппарата управления;
• упорядочение документооборота и повышение качества документов;
• сокращение количества документов;
• построение информационно-поисковых систем;
• создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информации.

По положениям ГСДОУ создаются  инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства.

В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Осуществляться по следующим направлениям:

• Упрощение,
• Демократизация,
• Децентрализация (дифференциация),
• Персонализация,
• Информатизация делопроизводства.

2.Доставка и экспедиционная  обработка документов.

 

1) Термин «экспедиционная обработка документов» образован от слова «экспедиция» в значении «подразделение службы делопроизводства, осуществляющее обработку документов». Создание специального подразделения – экспедиции – характерно для крупных организаций с большим объемом документооборота. В организациях средних и небольших экспедиционная обработка документов выполняется одним из работников службы делопроизводства (канцелярии) или работником, отвечающим за организацию работы с документами, если в учреждении вообще нет службы делопроизводства.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность  доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность  упаковки, сохранность печатей. Конверты  вскрываются, проверяется комплектность  и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых  документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.

4. Как правило, конверты  уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая  их к документу) только в  тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой  «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным, В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет  всех поступивших документов  — на документе проставляется  штамп об их получении, где  указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

7. При первичной экспедиционной  обработке документы сортируют  по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки  — адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется  секретарем. В помощь секретарю можно  разработать классификатор видов  документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной обработки  заканчивается раскладкой рассортированных  документов по ячейкам сортировочного  шкафа, откуда документы забирают  секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.