Комплектование архивного фонда и архива Администрации города Глазова

Следуя требованиям законодательства к системам хранения архивных ЭИР, комплекс обеспечивает хранение информации в течение не менее 75 лет в не измененном виде, гарантируя защиту персональных данных. Он открыт для интеграции с региональными порталами и любыми другими информационными системами межведомственного информационного взаимодействия.

3.2.Система автоматизации учета  документов архивного фонда

«АРХИВНОЕ ДЕЛО»– это тиражируемый, «коробочный» продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.

В систему «АРХИВНОЕ ДЕЛО» версии 4.2 включен набор дополнительных функций. Так, введен режим работы «Прием дел в архив по Сдаточной описи», реализующий составление описи в структурных подразделениях, передачу описи в архив, пересчет номеров по описи, поиск по номеру и печать описи. Дополнительная функция «Контроль сроков хранения» предоставляет возможность оперативного контроля за делами с истекающим сроком хранения, а также за делами с истекшим сроком хранения.

В ответ на запросы пользователей, увеличены размерность реквизита «Заголовок дела», расширены возможности сортировки дел в списках, модифицированы возможности формирования отчета «Итоговая запись», а также выполнены другие доработки. В комплект поставки вместе с системой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» версии 4.2 входит также новый Перечень типовых управленческих документов от 2010 г.

«АРХИВНОЕ ДЕЛО»:

1. Полное соответствие требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий.
2. Удобный интерфейс.
3. Архив электронных документов.
4. Web-доступ.
5. Поточное сканирование.

 
Особенности:

1. Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.
2. Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.
3. Учет различных видов документов.
4. Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов и отсканированных изображений).
5. Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.
6. Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав.
7. Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.

ЭОС, по заказу Росархива, разработал новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов (система «АРХИВНЫЙ ФОНД»), в т.ч. для автоматизации приема дел на хранение от организаций и предприятий. Соответствующие требования учитываются в системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Таким образом, организации, которые будут её использовать, получат средства, упрощающие процедуру передачи дел на хранение в государственные и муниципальные архивы. В версии системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» 3.5 реализована интеграция с системой автоматизации государственных архивов ПК «Архивный фонд 4.0». Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволяет выгружать сводные описи, их структуру, информацию о делах, документах, а также электронные образы документов в формат, поддерживаемый системой «ПК «Архивный фонд 4.0».

 

 

 

 

3.3. Задачи и функции государственных архивов

В первые годы существования государственных архивов, когда они были заняты, главным образом научно-технической обработкой документальных материалов, их организационное устройство было следующим. Все документальные материалы были по подведомственно-тематическому принципу распределены между несколькими отделами, и каждый из этих отделов проводил над своими материалами все основные виды работ: хранение, научно-техническую обработку, организацию использования и т. д. только для публикации документов в большинстве архивов создавались специальные отделы или группы. Такое организационное устройство позволяло направить наибольшие силы для решения основной задачи. Но оно имело и недостатки: создавался параллелизм в работе, было трудно добиться применения единых методов и приемов при проведении одних и тех же видов работ, рассредоточенных по разным отделам, квалификация научных сотрудников, вынужденных заниматься разными видами архивной деятельности, по настоящему не повышалась, и им трудно было решать конкретные теоретические задачи.

В 1950-х годах, по мере завершения научно-технической обработки документальных материалов, государственные архивы получили возможность направлять свои силы на решение других важных задач. В связи с этим организационное устройство государственных архивов стало меняться. В настоящее время структура большинства государственных архивов, в особенности центральных, приведена в соответствие с основными направлениями их деятельности.

Законодательство определило государственные архивы как научно-исследовательские учреждения, задачами которых являются практическая и теоретическая деятельность в области архивного дела. В связи с этим государственным архивам свойственен ряд функций.

Основными из них являются: комплектование, обеспечение сохранности и, как один из путей к этому, учет документальных материалов, экспертиза научной и практической ценности документальных материалов, научно-техническая обработка документальных материалов, а также создание научно-справочного аппарата.

 

РАЗДЕЛ 2. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА И АРХИВА В УСЛОВИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ г. ГЛАЗОВА

Глава 1.ИСТОРИЯ И СТРУКТУРА АРХИВА АДМИНИСТРАЦИЯ г. ГЛАЗОВА

1.1. Задачи и функции работы архива Администрации г. Глазова

Администрация города Глазова является организацией закрытого типа.

Основными задачами архива организации являются:

1. комплектование архива документами;
2. учет и обеспечение сохранности документов;
3. создание научно-справочного аппарата к документам архива;
4. использование хранящихся в архиве документов;
5. подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

1. учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
2. создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
3. проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
4. организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
5. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива;
6. обеспечивает услуги населения по использованию архивных документов

Таким образом, рассмотрев организационно-производственную структуру Администрации города Глазова и особенности работы архива  можно отметить, что каждый сотрудник наделен соответствующими полномочиями в зависимости от занимаемой должности является одним из основных направлений в деятельности архива Администарции г. Глазова.

1.2. Полномочия Администрации г. Глазова

1.Администрация  города Глазова осуществляет  комплексное социально-экономическое развитие города, управляет муниципальной собственностью, исполняет бюджет города, организует исполнение действующего законодательства по вопросам городского самоуправления, в том числе местных нормативных актов.

2.Администрацией города Глазова руководит Глава Администрации города Глазова на принципах единоначалия.

3.Глава Администрации города  Глазова назначается на должность  Глазовской городской Думой по  контракту, заключаемому по результатам  конкурса на замещение должности Главы Администрации города Глазова, на период осуществления полномочий назначившего его Глазовской городской Думы. Глава администрации: назначает и увольняет с должности своих заместителей по согласованию с Глазовской городской Думой, назначает и увольняет руководителей подразделений и служб Администрации города, назначает и увольняет руководителей муниципальных предприятий, учреждений и организаций.

4.Администрация города Глазова  непосредственно и (или) в лице  ее органов реализует следующие  исполнительно-распорядительные полномочия по решению вопросов местного значения:

1) разработка проекта бюджета  города Глазова, проектов решений  Глазовской городской Думы о  внесении изменений в бюджет  города Глазова, проектов планов  и программ социально-экономического  развития города Глазова, а также отчетов об их исполнении, проектов решений Глазовской городской Думы об установлении, изменении и отмене местных налогов и сборов;

2) исполнение бюджета города  Глазова;

3) управление и распоряжение  имуществом, находящимся в муниципальной собственности, в соответствии с порядком, определенным Глазовской городской Думой;

4) установление тарифов на услуги, предоставляемые муниципальными  предприятиями и учреждениями;

5) регулирование в соответствии  с законодательством Российской Федерации тарифов на товары и услуги организаций коммунального комплекса, тарифов на подключение к системе коммунальной инфраструктуры, тарифов организаций коммунального комплекса на подключение, надбавок к тарифам на товары и услуги организаций коммунального комплекса, надбавок к ценам (тарифам) для потребителей; разработка и утверждение нормативов потребления коммунальных услуг, за исключением нормативов потребления коммунальных услуг по электроснабжению и газоснабжению; осуществление в соответствии с федеральными законами функций органа регулирования муниципального образования;

6) осуществление международных  и внешнеэкономических связей  в соответствии с федеральными  законами;

7) учреждение печатного средства  массовой информации для опубликования  муниципальных правовых актов, обсуждения проектов муниципальных правовых актов по вопросам местного значения, доведения до сведения жителей города Глазова официальной информации о социально-экономическом и культурном развитии города Глазова, о развитии его общественной инфраструктуры и иной официальной информации;

8) организация в границах города  Глазова электро-, тепло-, газо- и  водоснабжения населения, водоотведения, снабжения населения топливом;

9) содержание и строительство  автомобильных дорог общего пользования, мостов и иных транспортных инженерных сооружений в границах города Глазова, за исключением автомобильных дорог общего пользования, мостов и иных транспортных инженерных сооружений федерального и регионального значения;

10) разработка и реализация генеральных планов города Глазова, правил землепользования и застройки, документации по планировке территории, местных нормативов градостроительного проектирования города Глазова, ведение информационной системы обеспечения градостроительной деятельности, осуществляемой на территории города Глазова, резервирование и изъятие, в том числе путем выкупа, земельных участков в границах города Глазова для муниципальных нужд, осуществление земельного контроля за использованием земель города Глазова, установление публичных сервитутов; выдача разрешений на строительство, разрешений на ввод объектов в эксплуатацию при осуществлении строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства, расположенных на территории города Глазова, установление размера платы за предоставление сведений, содержащихся в информационной системе обеспечения градостроительной деятельности;

11) создание условий для предоставления  транспортных услуг населению  и организация транспортного  обслуживания населения в границах  города Глазова;

12) организация охраны общественного  порядка на территории города  Глазова муниципальной милицией;

13) организация сбора, вывоза, утилизации  и переработки бытовых и промышленных  отходов, организация и осуществление  мероприятий по благоустройству и озеленению территории города Глазова;

14) формирование и содержание  муниципального архива города  Глазова;

15) организация ритуальных услуг  и содержание мест захоронения;

16) создание условий для обеспечения  жителей города Глазова услугами  связи, общественного питания, торговли и бытового обслуживания;

17) создание условий для социально-культурного  строительства на территории  города Глазова;

18) организация мероприятий по  охране окружающей среды в  границах города Глазова;

19) в соответствии с действующим законодательством создание и финансирование муниципальных предприятий и учреждений, определение порядка заслушивания отчетов руководителей муниципальных предприятий, учреждений об их деятельности;