Комплектование архивного фонда и архива Администрации города Глазова

Архив Администрации г. Глазова ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме.

Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

В архиве, принимающем на хранение различные виды архивных документов, составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.

Проекты списков источников комплектования федеральных государственных архивов после рассмотрения их на экспертно-проверочной комиссии архива представляется на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела; государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов - на согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела; организаций Российской академии наук.

Решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК Архива Российской академии наук о согласовании списка источников комплектования архива является основанием для его утверждения руководством соответствующего архива или органом местного самоуправления, Президиумом Российской академии наук.

Справки, экспертные заключения о включении организаций и граждан в списки источников комплектования архива или исключении их из указанных списков, а также о форме приема архивных документов на хранение и представляются:

- федеральными государственными  архивами - на рассмотрение ЦЭПК  специально уполномоченного федерального  органа исполнительной власти в сфере архивного дела (решение об исключении организации из списка источников комплектования федерального государственного архива в случае ее ликвидации принимается ЭПК федерального государственного архива);

государственными архивами субъектов Российской Федерации и муниципальными архивами - на рассмотрение ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;

- организациями Российской академии  наук - на рассмотрение ЭПК Архива  Российской академии наук.

Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация государственного органа, органа местного самоуправления, организации; отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора); решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и ЭПК Архива Российской академии наук о передаче организации в список источников комплектования другого архива. Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

Архив ведет наблюдательное дело на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию - источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов.

Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива.

Архив принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, органами государственной власти субъектов Российской Федерации.

Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования.

В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе:

-  организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- по отбору документов в состав  Архивного фонда Российской Федерации  и подготовке их к передаче  на постоянное хранение;

- по упорядочению документов  по личному составу;

- по ведению учета документов  Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

- по подготовке нормативных  и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства  и архивного дела;

- по совершенствованию работы  делопроизводственных, архивных и  экспертных служб источников комплектования;

- в повышении профессиональной  квалификации работников указанных  служб.

Таким образом, комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.

 

 

 

 

2.1.Комплектование архива Администрации г. Глазова

Архив Администрации г. Глазова обеспечивает государственное хранение, комплектование, учет и использование архивных документов ликвидированных организаций о трудовой деятельности граждан города Глазова в соответствии со сроками и в порядке, установленными действующим законодательством. Исполняет в установленном порядке запросы юридических и физических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, готовит к выдаче заверенные копии документов, архивные справки и выписки, информационные письма по подтверждению их трудовой деятельности, а также невостребованные ранее трудовые книжки; выдает в установленном порядке архивные дела и документы для служебного, а также во временное пользование; оказывает организационно-методическую и консультационную помощь организациям Глазова по вопросам заключения договоров, приема на хранение и упорядочения документов, относящихся к профилю Архива.

Комплектование архива систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы Администрации г. Глазова комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Работа по комплектованию архивов в Администрации г. Глазова  складывается:

• из установления профиля архива;
• определения источников комплектования;
• определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
• организации комплектования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ГЛАЗОВА

В состав отдела Администрации г. Глазова входят:

1) организационно - методическая группа; 
 2. архивохранилища; 
 3. лаборатория по обеспечению сохранности документов. 
Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации и не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен архив, приказами, решениями коллегии и указаниями Федеральной архивной службы России (Росархива), положением об архиве, приказами архива и настоящим Положением.

Подготовку документов и передачу их в установленном порядке в лабораторию для проведения реставрационно - восстановительных работ, создания страхового фонда и фонда пользования.

Для обеспечения сохранности документов в архиве Администрации г. Глазова осуществляется:

- комплекс  мер по организации хранения, которые предусматривают создание  материально-технические базы хранения  документов (здания и помещения  хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

- комплекс  мер по созданию и соблюдению  нормативных условий хранения  документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения Администрации г. Глазова обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.

Для обеспечения сохранности архивных документов в архиве Администрации

г. Глазова проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:

• создание оптимальных условий хранения документов;
• размещение документов в хранилищах, топографирование;
• соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;
• проверка наличия и состояния дел;
• создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;
• обеспечение физико-химической сохранности документов.

Автоматизация архива

 

 

Таким образом, эффективное функционирование служб сохранности документов данного предприятия связано с деятельностью главных хранителей фондов, роль и значение которых в современных условиях существенно возрастают.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Итак, исследуя и проводя анализ вопроса по комплектования архивных фондов и архивов, можно сделать следующие выводы.

В первой главе первого раздела были рассмотрены архивные фонды Российской Федерации, так же раскрыта организация архивных документов в пределах архивного фонда.

Во второй главе первого раздела были рассмотрены основные этапы комплектования   государственных архивных документов, так же исследованы проблемы комплектования архивов и подробно рассмотрена  организация комплектования архива.

В третьей главе первого раздела отмечено, что архивное дело – это тиражируемый, «коробочный» продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.  От правильного подхода к хранению и проверки документов, зависит дальнейшая «жизнь» документа.

В первой главе второго раздела, рассматривая организационно-производственную структуру Администрации г. Глазова можно отметить, что каждый сотрудник наделен соответствующими полномочиями в зависимости от занимаемой должности.

В истории Администрации г. Глазова в зависимости от времени складывались задачи по комплектованию архивных фондов и архива.

Основными задачами архива предприятия являются:

- содержание  архива и архивных документов  в надлежащем состоянии;

- качественный  и регулярный отбор документов  на уничтожение;

- комплектование архивов;

- использование  хранящихся в архиве документов;

- подготовка  и передача документов, относящихся  к Архивному фонду Российской  Федерации, на постоянное хранение  в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ.

Во второй главе второго раздела был сделан вывод, что архив Администрации г. Глазова раскрыто комплектование архива Администрации.

В третьей главе второго раздела были сделаны предложения по обеспечению сохранности документов

Дипломная работа имеет практическую значимость для организации условий обеспечения сохранности документов на  каждом предприятии, стремящемся к повышению эффективности работы архива.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).
2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
3. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов федеральных органов исполнительной власти, упраздненных Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»».
1. ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.
4. ГОСТ. Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 1998.
5. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2002.
6. Организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. – М., 1987.
7. Алексеева Е.В.  Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования /  под ред. В.П. Козлова. - М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.
8. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2
9. Микрюкова С.Л. Сборник нормативных документов по учебной дисциплине «Архивоведение». – 2-е изд. - Глазов: Изд-во Глазов. гос. пед. Ин-та, 2008. – 72 с.
10. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.
11. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов //Отечественные архивы. - 2001.- № 1.