Кадровое делопроизводство на предприятии

 

3 Порядок  ведения кадровой документации

3.1 Требования, предъявляемые  к составу и порядку ведения  кадровой документации

В состав кадровой документации входят следующие документы:

• трудовой договор;
• приказ (распоряжение) о приеме на работу;
• личная карточка;
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
• приказ (распоряжение) о поощрении работника;
• приказ (распоряжение) о наказании работника;
• табель учета  рабочего времени;
• личные заявления работников предприятия;
• графики отпусков;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• должностная инструкция;
• трудовая книжка;
• личное дело.

Предусмотренное Трудовым кодексом ведение кадровой документации прежде всего устанавливает необходимость документирования трудовых отношений в соответствии с законодательством. Именно соблюдение законодательства является основным требованием федеральной инспекции труда к ведению кадровой документации. Инспекторы требуют, чтобы все документы кадрового учета, учета рабочего времени и оплаты труда были оформлены по унифицированным формам согласно постановлению Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

Проанализируем требования к основным документам кадровой документации.

1. Трудовой договор.

Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками и подписаны в двух экземплярах: один выдается работнику, другой хранится в организации в личном деле работника. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя, либо в журнале учета выданных экземпляров с подписями сотрудников. Все страницы договора должны быть подписаны работником и работодателем. После подписания трудовой договор в обязательном порядке должен регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров с работниками организации. К трудовым договорам с работниками инспекторы предъявляют особые требования. Договоры должны содержать все условия, предусмотренные статьей 57 Трудового кодекса.

2. Кадровые приказы.

На предприятии должны быть приказы: о приеме на работу; о переводе; об отпусках; об увольнении; о командировке; о поощрении; о дисциплинарных взысканиях; о сверхурочных работах; об отстранении от работы; о временном переводе (производственная необходимость). Сотрудник должен быть ознакомлен с тем или иным приказом под расписку с указанием даты ознакомления. Проверяют инспекторы и основания к приказам (заявления, акты, докладные и т.д.).

3. Трудовые книжки.

Инспекторы проверяют наличие трудовых книжек на всех работников, правильность их оформления, хранения и учета. Работодатель обязан оформлять трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в компании свыше 5 дней. Оформление трудовой книжки, внесение записей осуществляются в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждаются Постановлениями Правительства РФ и другими нормативными документами.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью организации. Записи вносятся после издания приказа, не позднее недели, а при увольнении – в день увольнения в соответствии со статьями ТК.

Проверяющие сверяют записи в трудовых книжках с приказами о приеме на работу, о переводе на другую работу или назначении на новую должность. Прием на работу в обязательном порядке должен оформляться приказом работодателя, с которым работник знакомится под роспись.

Трудовые книжки должны храниться на предприятии с соблюдением условий, исключающих свободный доступ к ним, в постоянно запертом сейфе, несгораемом шкафу, которые должны стоять в кабинете отдела кадров или руководителя организации. По требованию работника можно выдать только заверенную копию трудовой книжки, ее нельзя выдавать на руки.

На предприятии должен вестись журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним (данный документ утверждён постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. №69), в котором отмечаются получение книжки с указанием ее реквизитов при приеме на работу и выдача при увольнении под роспись. Инспекторы проверяют, правильно ли он заполнен, верны ли даты, имеются ли подписи работников.

Нарушениями являются: оформление трудовых книжек ненадлежащим образом, отсутствие росписи работника об ознакомлении с записями в трудовой книжке, её несвоевременная выдача уволенным работникам.

4. Правила внутреннего  трудового распорядка.

Должны быть разработаны в любой организации, а сотрудники должны быть ознакомлены с ними под расписку при приеме на работу. В правилах устанавливаются: права, обязанности и ответственность сторон трудовых отношений, порядок приема на работу и увольнения работников; режим работы; перерывы на отдых и питание; отпуска; порядок выплаты заработной платы. Инспекторы проверяют, не содержится ли в правилах внутреннего трудового распорядка условия, ухудшающие положение работника.

5. Штатное расписание.

Должно быть оформлено по унифицированной форме, и содержать наименования должностей в каждом структурном подразделении, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание должно утверждаться приказом работодателя или уполномоченным им лицом. Оно должно обновляться каждый раз при изменении структуры предприятия. Названия должностей и профессий, указанные в трудовых договорах, должны соответствовать штатному расписанию.

6. График отпусков.

Работодатель обязан составлять график отпусков по унифицированной форме, утверждаемый руководителем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. С графиком отпусков работник должен быть ознакомлен под расписку. Изменения в графике отпусков оформляются приказом.

7. График сменности.

График сменности составляется в обязательном порядке, если работа в организации посменная. Сотрудники должны быть ознакомлены с графиком не позднее, чем за месяц до его утверждения.

8. Правила и инструкции по охране труда.

Правила и инструкции по технике безопасности должны быть составлены и доведены, под роспись, до сведения работников в момент приема на работу до подписания трудового договора. В организации, в которой работает более 100 человек, должна быть служба по охране труда или специалист по охране труда.

9. Положение о защите персональных данных работников, их права и обязанности в этой области.

В положении должны содержаться указания о способах и порядке сбора, обработки, хранения, уничтожения персональных данных работников, общие положения о способах защиты данных. Работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.

10. Табель учета рабочего  времени.

Ведение табеля учета рабочего времени обязательно для предприятий всех форм собственности. В нем должны учитываться все виды затрат рабочего времени, включая сверхурочную работу, а также работу в выходные и праздничные дни. В табеле также должно учитываться рабочее время сотрудников со льготами, несовершеннолетних.

11. Личная карточка.

Личная карточка по унифицированной форме должна заводиться на каждого штатного работника при поступлении на работу. Все изменения условий занятости должны своевременно заноситься в эту форму со ссылкой на приказ руководителя предприятия. Личные карточки хранятся только в отдельных делах (папках). Регистрация личных карточек обязательно ведется в отдельном журнале.

12. Документы по выплате  заработной платы и иных выплат, связанных с трудовыми отношениями.

Инспекторов интересует, вовремя ли организация выплачивает сотрудникам зарплату, правильно ли рассчитывает отпускные, в связи, с чем проверяются платежные ведомости, расчетные листы, положение об оплате труда.

По результатам проверки вышеназванных документов инспекторы составляют акт по установленной форме, к которому в обязательном порядке прилагаются документы, подтверждающие наличие или отсутствие нарушений (например, протоколы проведенных исследований и экспертиз, объяснения работников). Акт проверки составляется в двух экземплярах, один из которых с копиями приложений получает руководитель под расписку об ознакомлении.

В случае выявления нарушений, инспекторы выдают организации предписание с указанием устранить их [21, с. 83-88].

3.2 Формирование  и хранение документов кадровой службы

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
• помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
• помещать положения вместе с основными документами;
• приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;
• документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;
• соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая  папка с тем же индексом;
• включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

В процессе группировки проверяется правильность оформления документов.

Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.

Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела – заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной  надписи отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+».

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и  утверждается его руководителем.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров.

Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования оформления дел.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
• название организации или структурного подразделения (автор документа);
• название организации,  которой будут адресованы или  от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
• краткое содержание документов дела;
• название местности  (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1.», «т.2» и т.д.