Экспертиза ценности документов

Заседания ЭК протоколируются (Приложение 2). Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Одной из важнейших функций ЦЭК является разработка методических вопросов экспертизы ценности и организации документов в делопроизводстве. Она разрабатывает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты инструкций по делопроизводству, классификаторов, ведомственных перечней документов и других нормативно-методических пособий. ЭК, как правило, принимает участие в их подготовке и рассмотрении.

ЦЭК и ЭК наделена и большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение. ЦЭК и ЭК имеет право запрашивать у работников делопроизводственных служб письменные объяснения о причинах утраты документов и дел, подлежащих передаче на государственное хранение, требовать розыска недостающих дел. Она принимает участие в организации проведения проверок состояния делопроизводства и архива. Экспертные органы систематически информируют руководство организации по вопросам, относящимся к их компетенции.

Проанализировав данный вопрос, можно подвести итог. Для организации проведения экспертизы ценности документов создаются экспертные комиссии и центральные экспертные комиссии. Они проводят экспертизу и осуществляют подготовку для передачи дел в архив, а также оказывают методическую и практическую помощь работникам при составлении описей дел.

2.2. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов

 

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.

В процессе экспертизы производится:

· отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

· отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

· выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

· Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

· документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

· документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

· документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

· документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

· опись дел постоянного срока хранения;

· опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

· опись дел по личному составу;

· акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться7. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения8. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года. Например, если в 2012 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2016 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2016 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.

Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации9.

Таким образом, можно сделать вывод, что необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется различным их значением. Поэтому главной задачей экспертизы ценности документов является выявление документов, имеющих ценность для общества и государства на основании выработанной системы принципов и критериев отбора документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

                                                                                                                    

В работе охарактеризована экспертиза ценности документов, ее значение и организация проведения.

 Задачи, поставленные во введении данной курсовой работы, были решены.

Необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется различным значением этих документов. Одни из них отражают развитие науки, культуры, народного хозяйства, внешнюю политику государства, работу государственного аппарата, а также производственную, научную, общественную деятельность отдельных лиц. Эти материалы могут служить источником научных исследований во всех областях знаний, поэтому их ценность носит постоянный характер, не ограниченный каким-либо определенным сроком хранения. Другие документы содержат сведения, необходимые лишь для текущей практической деятельности организации и отдельных граждан. Поэтому главной задачей экспертизы ценности документов является выявление документов, имеющих ценность для общества и государства на основании выработанной системы принципов, методов и критериев отбора документов.

На основе анализа специальной литературы и информационно-правовых источников,  считаем целесообразным, сделать ряд выводов: - Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. 

Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации создается экспертная комиссия.

Экспертиза ценности документов имеет важное значение, потому что ее итогом становится полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

 

Нормативно-правовые акты

 

1. Федеральный закон «Об архивном деле Российской федерации» от 27 октября 2004г. №125 – ФЗ.// СПС Консультант плюс.
2. Приказ Росархива «Об утверждении регламента государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской федерации и организации работы по его созданию» от  9 октября 2001г. №75.
3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по результатам экспертизы ценности документов (Правила Росархива от 6 февраля 2002г).
4. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1991.
6. Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1990.
7. Основные правила работы архивов организации. М., 2002.

 

 

 

 

 

Специальная и научная литература

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение:  учебно-практическое пособие для вузов Издательство: КноРус, 2010 г.
2. Алексеева Е.В. «Некоторые аспекты  выявления, отбора и использования особо ценных и уникальных документов» // Делопроизводство. 2007 №2.
3. Алексеева Е.В, Афанасьева Л.П, Бурова Е.М. «Научные основы отбора и оценки документов» // Делопроизводство. 2003 №1.
4. Банасюкевич В.Д. «Экспертиза ценности документов» // Секретарское дело. 2003 №5.
5. Байкова И.Ю.,Документооборот и делопроизводство. Как организовать работу с документами, Эксмо, 2009г. – 288 с.
6. Быкова, Т. А. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: учебно-методическое пособие / Т. А. Быкова, Е. М. Емышева. – м. – МИФИ, 1996.
7. Бурова Е.М. История исовременные тенденции развития экспертизы ценности документов. – М., МГИАИ. 1985.
8. Жукова М. П. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование имигосударственных архивов (теория и методика) / М. П. Жукова, Н. А. Пучко, О. В. Усанова и др. - М., Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2006.
9. Козлов В.П. Российское архивное дело, 1990 г.
10. Кудряев В.А. Организация работы с документами, 1998 г.
11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2002 – 384 с.
12. Кузнецова Т.В. «Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения» // Секретарское дело. 2005 №11.
13. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга. 2002. — 288 с.
14. Осичкина Г.А. «Экспертиза ценности документов в делопроизводстве» // Секретарское дело. 1997 №4.
15. Парушина Н.В. «Порядок систематизации хранения и уничтожения бухгалтерских документов» // Аудиторские ведомости. 2006 №7.
16. Румынина Л.А Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования/Л.А. Румынина. – 3 изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – 224 с. 
17. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству - 3-е изд., перераб. и доп. - СПб.: Питер, 2011г. – 178 с.
18. Санкина Л.В. «Организация и проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве фирмы» // Секретарское дело. 2001 №1.
19. Старых Т.Н. «Создание реестра уникальных документов Архивного фонда Орловской области» // Делопроизводство. 2008 №4.

 

 

1 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

2 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

 

3 Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение

4 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

5 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

6 Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

7 Быкова Т.А. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

8 Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по результатам экспертизы ценности документов (Правила Росархива от 6 февраля 2002г).

 

9 Румынина Л.А Документационное обеспечение управления.