История развития системы государственного делопроизводства в России

Начальник отделения обращался  в другие отделения своего министерства в форме записки, в отделения  других министерств —в форме отношения.

Начальники отделений имели  право подписывать запрос в архив о необходимости получения из него сведений. Ход заседания совещательных органов (Совета министров, Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах.

В § 262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость  юридической силы документа от правил его оформления: «Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму».

К «Общему учреждению министерств» приложены четыре формы «переписки», служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дата подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат.

При анализе «сношений» следует  иметь в виду, что на одних документах  наименование вида обозначалось, а  на других «беззаглавных» — оно  отсутствовало. Его можно определить, зная, соподчиненность автора и адресата.

Высшие, обращаясь к нижестоящим, писали адресат в дательном падеже: «Калужскому губернскому правлению». Равные друг с другом и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие, использовали предлог «в»: «В Калужское губернское правление».

Если документ адресовался конкретному  лицу и нижестоящий обращался к вышестоящему, в адресат включалось обращение, соответствующее титулу: «Его превосходительству», «Его благородию».  При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестощими титул опускался.

Документы в XIX в. обязательно имели  подпись и скрепу, в которых  указывались наименования должностей. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х гг. XIX в. столетия их стали изготовлять типографским способом.

В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил  расположения и оформления реквизитов (рис. 1.6).

На всем протяжении XIX в. активно  развивались другие системы

документации характерно то, что  некоторые их них приобретали  за-

конченную форму в виде уставов, в которых был подробно регламентирован  состав документов системы, правила  их  составления и

оформления, а также приложены  образцы форм документов. Например, вопросы бухгалтерского учета закреплены в 1848 г. в «Общем

счетном уставе»¹, документирование прохождения государственной

службы — в «Уставе о службе гражданской»  1832 г.²

Организация работы с документами, названная в «Общем учреждении»  «образ производства дел», включала пять составных частей:

• порядок вступления дел;
• движение их или так называемое производство;
• отправление дел;
• ревизия;
• отчеты.

Первые три части устанавливали  путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки, причем в каждом структурном подразделении, начиная от канцелярии министра и заканчивая столом и «особенными установлениями». Структура документопотоков как входящих, так и исходящих документов ставилась в зависимость от заключенной в них информации. Например, вся переписка министерства делилась на два потока:

• переписка министра;
• переписка департамента.

А так как закон определил  компетенцию министра и директоров департаментов в рассмотрении управленческих ситуаций, распределение всех входящих и исходящих документов между ними не вызывало особенных затруднений.

В XIX в. документы регистрировались в журналах. Журналы входящих и  исходящих документов подразделялись на общие и частные.  Общие журналы велись в канцелярии министра и департаментах, частные — в отделениях.

Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль исполнения документов. По его результатам составлялись «ведомости» о числе исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетом. Отчетов было три, и для каждого был установлен особый порядок составления и представления:

• отчет в суммах;
• отчет в делах;
• отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части.

Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

Организацию работы с документами  в XIX в. следует рассматривать как  четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов.

«Общим учреждением министерств» установлены единые принципы организации  деятельности министерств и делопроизводства.  Специфика каждого из них нашла отражение в частных учрежде-ниях¹.

Характерным явлением для XIX в. явилось  стремление к сокращению объема документооборота, называемого «сокращение документооборота» или «сокращение переписки». Достигалась данная цель путем делегирования части полномочий в принятии управленческих решений нижестоящим учреждениям и должностным лицам.

Например, передавались полномочия в решении кадровых вопросов

о расходовании денежных сумм, а также  предпринималась попытка

упорядочить потоки документов путем  направления их в «те места,

куда они по роду своему принадлежат». Данные меры по сокращению делопроизводства закреплены в специальных законодательных

актах, изданных в 1831,1852, 1860 гг.²

Изобретение в последней трети XIX в. пишущих машинок, ротопринтов, гектографов, ротаторов вывело на новый  уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, что позволило экономить время и средства. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм. Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в «Общем учреждении министерств», требовали изменений и развития. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа внедряются эле-менты механизированной обработки документов: пометки на них (о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении и др.) наносились с помощью механических нумераторов или штампов.

Наиболее четко направления  и способы совершенствования  рационализации делопроизводства сформированы в «Положении и письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданном в 1911 г. Положение представляет собой типовую инструкцию по делопроизводству, разработанную военным ведомством для подведомственных учреждений различных уровней. Оно содержит рекомендации  по составлению и оформлению документов, определяет порядок работы с ними, вводит в делопроизводство ряд прогрессивных технологий по передаче документов (телеграммы, телефонограммы), их копированию и тиражированию.

На всем протяжении XIX в. издавались сборники образцов доку-ментов, называемых «письмовники», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

В XIX в. начинается процесс формирования теории делопроизводства. Он связан с  именами М.М. Сперанского, Ф. Русанова, Н.В. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта¹. В их трудах формируются теоретические аспекты составления и оформления деловых бумаг, дается их классификация и пр.

В начале XX в. Россия стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Однако смена государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным изменениям в государственном устройстве России и организации делопроизводства.

Главная особенность делопроизводства в XIX — начале XX вв.  заключалась в том, что его организация прочно опиралась на законодательную базу.

Особенности министерского делопроизводства:

• технология делопроизводства определялась принципом единоначалия, положенным  в основу организации управления Российской империи;
• документы оформлялись на бланках;
• начинаются поиски путей сокращения количества документов (документооборота), о чем свидетельствуют законы («о сокращении переписки»);
• положено начало процессу формирования теории делопроизводства;
• с конца XIX в. начался процесс рационализации делопроизводства в отдельных ведомствах.