Документирование управленческой деятельности

                                                             дата, индекс исполнителя (ответа)

Адресат, содержание  О принятии на работу              

Когда и кем  документ снят с контроля О.И. Белых

 

 

Дело      18      Том 1           Листы 1

 

Подпись контролера

Фонд    17

Опись   21 

Дело     3

е) оценить уровень качества архивирования документов;

Протокол ЭК (ЭПК) ведомости (государственного) архива

«02» сентября  2013                № 32

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

 в 2013  году  на предприятии ООО «Спецмонтаж»

 

По срокам	Всего	В том числе
			переходящих	с отметкой ЭПК
1	5	3	2
Постоянного	5	2	3
Временного (свыше 10 лет)	5	2	3
Временного (до 10 лет включ.)	5	1	4
ИТОГО	20	8	12

 

Наименование  должности

руководителя  службы ДОУ

предприятия           Ц                         О.И. Белых

                                                         подпись     расшифровка подписи

Дата        05.09.2013

Итоговые сведения переданы в архив

 

Наименование  должности

передавшего сведения                 Ц                       О.И. Белых 

                                                      подпись               расшифровка подписи

Дата            05.09.2003

 

Таблица 4 - Внутренняя опись «12» апреля 2013 документов дела № 145

 

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номер листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6       1
1	14	02.02.2013	Объяснительная  записка	1	-
2	18	06.03.2013	Приказ	10	-
3	45	22.05.2013	Протокол	2	-
4	48	12. 06.2013	Докладная записка	1	-
5	63	14.04.2013	Гарантийное письмо	1

 

Итого 5 (пять)                                                  документов

                       цифрами и прописью

 

Количество  листов внутренней описи        13 (тринадцать)

                                                                           цифрами и прописью

 

 

Наименование  должности лица,

составившего  внутреннюю опись

документов  дела                            Ц                        О.И. Белых

                                                       подпись         расшифровка подписи

Дата     05.09.2013

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

№

В дело подшито (вложено) и пронумеровано 53 (пятьдесят  три) листа, в том числе: литерные листы 50а, 112а, 26 + 2 листа внутренней описи + 1 лист номенклатуры дел + 2 листа регистрационной карточки. Лист 5 имеет физические повреждения - разрыв и склейка.

 

Секретарь                                    Ф                   О.И. Киселев

                                                 подпись     расшифровка подписи

Дата   12.04.2013

 

ж) оценить уровень технического обеспечения процессов создания и обработки документов (использование персональных компьютеров, специализированных программных продуктов и др.).

Система электронного документооборота внедрена только в аппарате ООО «Спецмонтаж». Кроме того, каждый работник ООО «Спецмонтаж» имеет одно рабочее место системы электронного документооборота, что  позволяет осуществлять эффективный контроль исполнения поручений, соблюдения установленных сроков.

2. Оценить сложившуюся систему документооборота:

а) систематизировать основные достоинства и недостатки системы документооборота;

Интегрированная система М-7 основана на применении современных технологий. М-7 представляет собой единый программный комплекс на основе централизованной корпоративной базы данных. Интегрированная система проектируется сразу как единый комплекс, ориентированный на современные управленческие технологии; рабочие места создаются на втором этапе в уже созданной интегрированной среде.

б) оценить уровень качества используемой системы документооборота по 5-балльной шкале

	Система	Итоговый балл
1.	СЭД «Евфрат»	4
2.	OfficeMediaИнтертраст	4

 

СЭД «Евфрат» - система наилучшим образом подходит как для крупных организаций, так и для предприятий малого и среднего бизнеса и лидирует не только по показателю развитости функциональности, но и по критерию цена-качество. Гораздо лучше в глазах аудитории себя зарекомендовали СЭД со средним уровнем технологической развитости такие как Оiffice Media компании «Интертраст».

3. Разработать предложения по совершенствованию системы документооборота в организации:

а) разработать (переработать) оперограммы движения входящих, исходящих и внутренних документов, исключив дублирование технологических процедур и дополнив недостающие процессы;

Разработать внутренний стандарт информационной безопасности.

Внести изменения  и дополнения в Табель организационно-распорядительной документации.

Организовать  приобретение и установку автоматизированной системы управления документооборота на рабочее место секретаря.

б) внести предложения по улучшению структуры ДОУ;

Для классификации  и систематизации документов, формирования дел в ООО «Спецмонтаж» составляется номенклатура дел.

Номенклатура  дел ООО «Спецмонтаж» составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах секретарем на общем бланке предприятия, подписана директором ООО «Спецмонтаж».

При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

– в дело помещаются только исполненные документы, в  соответствии с заголовками дел  по номенклатуре;

– в дело группируются документы одного календарного или  учебного года, за исключением переходящих  дел;

– раздельно  группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

– в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

– по объему дело обычно не превышает 250 листов.

– при наличии  в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются  на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

в) внести изменения в действующие организационные регламенты (основные организационные документы);

Отбор документов для постоянного хранения проводить  на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел секретариата, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения нужно передавать в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в отделе компании.

Таким образом, внедрение документооборота на основе современных информационных систем позволит существенно сократить время поиска документов, обеспечить их сохранность, организовать коллективную работу над проектом документа и значительно ускорить время его согласования.