Автор работы: Пользователь скрыл имя, 29 Апреля 2013 в 23:25, лекция
Неотъемлемой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно- информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Современная наука считает, что бюрократия является наиболее эффективной формой социальной организации, которую выработало человечество. Впервые научный анализ бюрократии осуществил немецкий социолог М. Вебер. Согласно Веберу, распространение бюрократии в современном обществе неизбежно. Развитие бюрократической власти — это единственный способ справиться с административными требованиями крупномасштабных социальных систем. Однако Вебер считает, что бюрократии присущи некоторые крупные недостатки, оказывающие серьезное влияние на природу нынешней общественной жизни.
Подготовка проекта документа требует изучения различных законодательных актов, нормативных документов, справок, отчетов, т.е. требует сбора всей необходимой информации по существу поставленного вопроса.
Реквизиты распорядительных документов:
-Герб РФ или субъекта РФ;
-наименование организации, издающей документ;
-вида документа;
- дата документа;
-регистрационный номер документа;
48
-место составления или издания документа;
-заголовок к тексту;
-текст документа;
-подпись;
-визы согласования документа.
Оформление реквизитов распорядительных документов и их месторасположение на листе бумаги формата А4 или на общем бланке производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Текст распорядительных документов состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной (директивной).
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, какими причинами вызвано издание данного распорядительного документа, например дается ссылка на какой-либо нормативный документ или событие, послужившие основанием для издания этого документа. В этой же части отражаются цели и задачи предписываемых действий.
Констатирующая часть распорядительных документов может начинаться устойчивыми формулировками: «В целях...», «В связи...», «В соответствии...», «Во исполнение...»
Текст констатирующей части завершается словами: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ», «РЕШАЕТ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ» - в зависимости от вида документа.
Эти слова обычно оформляют прописными буквами, посредине следующей строки, от левого поля или в конце предыдущей строки, после этого ставится двоеточие и далее следуют пункты распорядительной части документа.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, текст которой излагается в повелительной форме.
К формулировкам этой части документа предъявляются жесткие требования: они должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за выполнение этих действий и сроки исполнения.
Распорядительная часть, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо, структурное подразделение или конкретное учреждение) и срок исполнения, который должен быть реальным и соответствовать объему предполагаемых работ.
Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.
Последний пункт распорядительного документа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение всех распоряжений данного документа в целом.
Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания и регистрации или с момента доведения их содержания до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия распорядительного документа указывается в самом документе.
Оформляются распорядительные документы на бланке организации. Руководителем организации или структурного подразделения, издающего данный документ, подписывается первый экземпляр документа.
В определенных случаях проект распорядительного документа может требовать визы согласования должностных лиц и специалистов, включая юрисконсульта, главного бухгалтера организации и самого исполнителя.
49
Постановление — это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий .
Очень часто постановления утверждают различного рода нормативные документы, которые оформляются как приложения к ним.
Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:
-герб РФ или субъекта; -наименование организации, издавшей документ;
-наименование вида документа;
-место составления или издания документа;
-дата документа, регистрационный номер документа;
-заголовок к тексту;
-текст;
-подписи;
-визы согласования документа.
Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Постановление печатают на общем бланке формата А4. Оно может содержать визы согласования исполнителя, юридической и финансовой службы. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.
Приказ — это правовой документ, издаваемый организациями, действующими на основе принципов единоначалия, руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций и предприятий для решения оперативных задач, стоящих перед ними).
Приказ — самый распространенный вид распорядительного документа, применяемый в практике управления. Это один из наиболее важных документов организации (см. Приложение 4).
Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений (отделов), утверждения положений, инструкций, правил и других документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам.
Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для исполнения всеми работниками данной организации или отрасли, которых он касается. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.
По содержанию приказы делятся на два вида: приказы по основной деятельности (по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам) и приказы по личному составу (приказы по кадровым вопросам — увольнение, прием, перемещение работников с должности на должность и т.д.).
Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений, подготовка проекта приказа, согласование проекта, подписание руководителем.
Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.
Приказы оформляются на бланке предприятия для внутренних документов или на общих бланках документов.
50
Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в порядке с января по декабрь в пределах года.
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.
Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?».
Например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т.д. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».
В констатирующей части указываются основания издания приказа (нормативные документы государственных органов — правительства, налоговой инспекции и др. — решения Совета директоров, общих собраний акционеров, производственная необходимость). Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
В распорядительной части приказа, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания).
Если поручение исполнителю дается на постоянной основе, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.
Если в тексте приказа содержится несколько поручений, то текст приказа делится на пункты. Каждый пункт должен начинаться с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом.
В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), действие которых данным приказом отменяется (в целом или по отдельным пунктам).
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются как приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится отсылка.
Например: «Приложение к приказу директора АО «Эра» от 01.03.2009 г.»
После составления проекта приказа необходимо провести его согласование и подписание с соответствующими заинтересованными службами организации, издающей приказ. Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется в виде визы.
Приказы подписываются руководителем или его заместителем, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
Указание — это распорядительный документ, издаваемый на предприятиях и в учреждениях преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления (см. Приложение 5).
Право подписи указания имеют первый руководитель, главный инженер и их заместители. Указание оформляется на общих бланках формата А4 с угловым расположением реквизитов заголовочной части. Текст указания, как и приказа, состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. Текст констатирующей части завершается словами «Обязываю», «Предлагаю». Слово «Предлагаю» включается в констатирующую часть в том случае, когда исполнителя нельзя обязать к выполнению дей-
51
ствий, не входящих в круг его обязанностей по занимаемой должности. Распорядительная часть указания строится так же, как и а приказе.
Распоряжение — это правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.
Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ (указание), только в констатирующей части используется одно слово — «Предлагаю». Структура распорядительной части распоряжения аналогична структуре приказа (указания) (см. Приложение 6).
Решение — это нормативный документ, издаваемый коллегиальным органом по важнейшим вопросам или для введения норм, положений.
Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д. .
Решениями оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов — коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.д.
Следует учесть, что такой вид документа, как решение, в практике работы организаций используется все реже.
Решение подписывается председателем и секретарем коллегиального органа или лицами, ответственными за его издание.
Должностная инструкция — это документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима для регламентации деятельности работника, контроля за порядком исполнения им своих функций и обязанностей, а также для разрешения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях (см.Приложение 7).
Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом организации и утверждается ее руководителем. Все изменения в нее вносятся приказом руководителя или заместителя руководителя организации.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.
Должностная инструкция содержит следующие разделы;
назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе также перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться данный специалист в своей деятельности.
В разделе 2 перечисляются основные направления деятельности специалиста, в частности предмет ведения или участок его работы, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.
В разделе 3 определяется специфика подготовки документов, получения, обработки и выдачи информации, особенности использования определенных форм и методов работы, особенности соблюдения сроков выполнения определенных действий, порядок исполнения поручений и этические нормы деятельности, в рамках корпоративной культуры данной организации.