Документационное обеспечение управления

В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций.

С I января 2004 г. введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности. Согласно новым правилам гербовая печать увеличилась в диаметре на 5 мм. Кроме того, на ней появились дополнительные надписи: ИНН и номер свидетельства о государственной регистрации.

Печати могут содержать наименование организации на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке, а также товарный знак организации, другие реквизиты. Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество предпринимателя; местонахождение; словосочетание «индивидуальный предприниматель»; ИНН; регистрационный номер и другие реквизиты, указанные в свидетельстве о государственной регистрации.

Оттиск печати должен захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или даже изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться.

Реквизит 26. Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата Реквизит 27. Отметка об исполнителе и номер его телефона

Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2—4

36

 

интервала ниже реквизита «Подпись» И печатается от левого поля. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:

-фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;

- имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона. Например:

Сидоркин ИЛИ Илья Ильич Сидоркин

706 44 23 706 44 23

В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печатала текст документа.

Реквизит 28. Об исполнении документа и направлении его в дело.

Этот реквизит наносится на документ от руки и является свидетельством завершения работы с ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит подпись.

Например:

Подготовлено письмо № 34/08-67 от 28.05,2009.

Вдело №08-15,       Исполнитель      Б. Л. Зотов

Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или для этой цели используют штампы. В штампе указываются название организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа

Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. 
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), 
проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая 
наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, 
установленные в автоматизированной системе обработки документов.

Существуют и другие ГОСТы, используемые для оформления документов: ГОСТ    6.01.1-87    «Единая    система    классификации    и    кодирования    технико-экономической информации»;

ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате»;

ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;

ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец»;

ГОСТ 6.10.7-90 «Единая система внешнеторговой документации. Счет»;

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).

Кроме перечисленных ГОСТов в предметной области «Делопроизводство» используются другие стандарты, в том числе соответствующие классификаторы:

37

 

1.Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления (АСУ), видах деятельности, экономических и социальных показателях:

-Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

-Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

-Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

-Общероссийский классификатор валют (ОКБ);

-Общероссийский   классификатор   единиц   измерения (ОКЕИ);

-Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТНВЭД) и др.

2.Классификаторы информации об организационных структурах:

-Общероссийский классификатор экономических районов(ОКЭР);

-Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

-Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте;

-Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ);

-Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО) и др.

3.Классификаторы информации о населении и кадрах:

-Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

-Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ);

-Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

-Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК);

-Общероссийский классификатор начального профессионального образования (ОКНПО);

-Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН).

Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере ОКУД выглядят следующим образом.

ОКУД (ОК 011-93) и изменения к нему (все они касаются изменения кодов вследствие перемен в экономике и законодательстве) содержат информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в предпринимательской деятельности. Классификатор предназначен для:

-регистрации форм документов;

-упорядочения информационных потоков в предпринимательской деятельности;

-сокращения количества применяемых форм;

-исключения из обращения неунифицированных форм документов;

-обеспечения учета и систематизации унифицированных форм; документов на основе их регистрации;

-контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

-рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации — разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

38

 

Вопросы для самоконтроля:

1.Назовите разделы Типовой инструкции по делопроизводству. 2.Какие требования устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003? 3.Перечислите реквизиты, устанавливаемые ГОСТ Р 6.30-2003.

4.Охарактеризуйте       нормативно-правовое   обеспечение   современного   российского делопроизводства.

Тема 1.2. Состав управленческих документов

План занятия: 1.Понятие системы документации. 2.Унификация документов. 3.Стандартизация документов.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения выполняют разные управленческие функции. Некоторые функции управления являются типовыми, присущими любому аппарату управления — например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование и др. Другие функции могут выполняться каким-либо управленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Независимо от сферы деятельности в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации (ОРД). Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система ОРД в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое   внедрение   и   применение   средств   автоматизации,   эффективность   их

39

 

использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики.

Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т.п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации.

Унификация документов предполагает: установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы — стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность в области стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация — сложный процесс. Ее элементами являются типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документировании этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.