Основы документационного обеспечения управления

Основы документационного обеспечения управления.

 

Понятие содержание и основные задачи делопроизводства

 

Делопроизводство это деятельность аппарата управления охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Объект делопроизводства это отдельные документы а так же вся совокупность документации. Предмет правильность оформления документов отражающих весь спектр управленческой деятельности учреждения.

Основные задачи

1. Отражение управленческой производственной и иной деятельности учреждения в соответствующих документах.
2. Обеспечение рационального использования документов в деловой практике учреждения

Информация это сведения о лицах предметах явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Реквизит документа это обязательный элемент оформления официального документа.

Классификация документов.

1. По месту составления

- внутренни

- внешние

2. По содержанию простые  и сложные 

3. по форме изложения  индивидуальные трафоретные типовые  примерные.

4. по срокам исполнения  срочные и не срочные

5 по происхождению служебные  и личные

6 по виду оформления  подленник копия выпиская дубликат

 

Нормативно методическая база ДОУ

 

- это совокупность законов  нормативно правовых актов организационных  и методических документов регламентирующих технологию создании обработки хранения и использования документов в текушей детельности организации.

 

Она включает в себя

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации
2. Постановления и распоряжения правительства РФ регламенирующие вопросы ДОУ
3. Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ
4. Правовые акты нормативного характера а так же методические документы различных организаций
5. Государственные стандарты на документацию
6. Унифицированные системы документации
7. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

 

ФЗ О государственной тайне 21.07.93 № 5485-1 Регулирует отношения возникающие в связи с отнесением сведений к гос тайне их рассекречивание и в защитах в интересах обеспечения безопасности РФ.

ФЗ Об обязательном экземпляре документов от 29 .12. 94 № 77 Устанавливает виды документов входящих в состав обязательного экземпляра а так же обязанности и права производителей документов.

 

ФЗ Об архивом деле в РФ от 22 10 .02 № 125 регулируют отношения в сфере организации хранения комплектования учета и использования документов архивного фонда РФ.

ФЗ о порядке рассмотрения обращения граждан РФ 02.05.06 № 59 Регулирует правоотношения связанные с реализацией гражданина права на обращение в гос органы и органы местного самоуправления.

ФЗ Об электронной подписи от 06.04.11 № 63 устанавливает электронных подписей средства электронной подписи и выдачу квалифицированного сертификата.

 

В 2003 г введен ГОСТ Р6.30-2003 «унифицированная система организационно-распределительной документации. Требования к оформлению документов»

 

Общие требования к оформлению документов

 

Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информации. (п-10 мм, л-20, в-20, н-20)

Виды бланков:

- общий – бланк пп  или структурного подразделения  для изготовления любого вида  документов 

- бланк для письма 

- бланк конкретного  вида документа (кроме письма)

Требования к оформлению реквизитов

01-государственный герб  РФ

02- герб субъекта РФ

03 – эмблема организации  или товарный знак – помещают  на бланках организации, в соответствии  с уставом

04 – код организации  – расставляется по общероссийскому  классификатору пп и организации

05- регистрационный номер  ОГРН-основной гос регистрацион номер

06 – ИНН КПП (код причины  постановки)

07 – код формы документа  – расставляют по общероссийскому  классификатору управленческой  документации

08 – наименование организации

09 – справочные данные  об организации – включают  почтовый адрес, номера телефонов, адрес электронной почты и др данные

10 – наименование вида  документа – пишется всегда  заглавными буквами

11 – дата документа 

12 – регистрационный  номер документа складывается  из структурного подразделения, в котором документ был подготовлен  и где будет храниться его копия и номер отдела по номенклатуре (112/01)

13 – ссылка на регистрационный  номер  и дата документа –  размещается только на бланках  писем и факсов

14 – место составления  или издания документа (г., пос., дер., пгт, Москва, С-Пб)

15 – адресат – в качестве адресата могут быть организации и их структурные подразделения, должностные или физические лица

16 – гриф утверждения  – указывает нормативный или  правовой характер его содержания (УТВЕРЖДАЮ Директор А.А Котельников  21.09.2012)

17 – резолюция (отметка об исполнении документа)

18 – заголовок –  выражает краткое содержание  текста

 

19 – отмерка о контроле

20 - текст

 

 

Электронно-цифровая подпись- реквизит электронного документа, кот предназначен для защиты данного документа от подделки,  а также позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа эцп и устанавливает отсутствие искажения информации с момента формирования эцп

Функции:

- контроль целостности  передаваемого электронного документа

- зашита от изменений  поделки документа 

- доказательное подтверждение авторства

 

Подделка подписей. Виды атак:

1. коллизия первого рода
2. коллизия второго рода
3. социальные атаки

 

 

Делова переписка

 

Письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, высылаемых по почте курьером, по средствам факсимильной связи и тд.

Подготовка письма включает:

1. изучение существа вопроса
2. сбор необходимых сведений
3. подготовка проекта письма
4. согласование проекта
5. подписание руководителем
6. отправка

 

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя.

Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресата. Второй – подшивается дело, как свидетельство выполненной работы. Письмо должно иметь следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 18, 20, 21, 22, 27, 30

В письмах названия вида документа не указывается за исключением гарантийного письма.

Текст письма чаще всего состоит из двух частей:

- вводная – указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые  ссылками на факты, даты, документы.

- основная – формулируется основная  цель письма.

Виды писем:

• письмо-просьба
• письмо-запрос
• письмо-предложение
• сопроводительное письмо
• гарантийное письмо
• письмо-подтверждение
• письмо-извещение
• письмо-напоминание
• письмо-приглашение и письмо-поздравление

 

принципы деловой переписки:

- лаконизм

- литературный язык

- логика и последовательность  изложения

- ясность и недвусмысленность  сообщения

- соблюдение светского этикета

 

4. штатное расписание – это документ, закрепляющий должностной и численный состав учреждения с указанием фонда зп, который оформляется по унифицированной форме

Штатное расписание имеет след реквизиты: 08, 10, 11, 14, 16, 20, 22, 24

Подписывается штатное расписание за руководителем, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем. Изменения в штатное расписание вносится приказом руководителя.

 

5. Структура и штатная численность  – это организационный документ, в котором указываются все  структурные подразделения учреждения, вводимые на организации должности и количество штатных единиц по каждой из должностей

 

6. правила внутреннего распорядка  – локальный нормативный акт, в котором отражаются след  вопросы: организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутриобъектный режим

Распорядительные документы

 

Распорядительные документы – документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Все распорядительные документы делятся на 2 группы:

1. документы, которые издаются единолично руководителем: приказы, указания, распоряжения

процедура издания распорядительных документов:

- обоснование необходимости  издания распорядительного документы

- сбор и анализ информации  по вопросу

- подготовка проекта  распорядительного документа

- согласование проекта

- подписание документа

- доведение распорядительного  документа до исполнителей

2) документы, которые издаются  в условиях коллегиального принятия решений: постановления и решения

Стадии:

- подготовка материалов  к заседанию коллегиального органа

- обсуждение вопроса  на заседании

- принятие решения по  рассмотренным материалам

- оформление протокола  заседания

- издание распорядительного  документа

- доведение решения до исполнителей

 

1. приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации единолично в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач

виды приказов:

• приказы по организационным вопросам – издает в случаях создания реорганизации или ликвидации пп при утверждении структуры и штатов в целях утверждения или введения в действие различных документов
• приказы по основной деятельности – порядок финансирования, материально-техническое обеспечение поощрений
• приказы по личному составу – регулируют перемещение, увольнение работников, предоставлением им отпусков, вынесение взысканий

реквизиты приказов: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 21, 22, 24, 27, 30

 

2. Указание – распорядительный документ по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др актов

Текст указания состоит из 2 частей: первая  часть констатирующая, раскрывает причины издания документа и начинается словами «во исполнении», «в целях», «в соответствии»; 2 часть начинается словами «предлагаю», в ней указываются предписываемые действия.

 

3. Распоряжения – документированное управленческое решение, которое издается единолично руководителем и регламентирующий действия подчиненных по отдельному вопросу. Реквизиты такие же как в приказе.

Распоряжение имеет ограниченный срок действий и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Подписывается руководителем и согласовывается заинтересованными в этом документе лицами

 

4. Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящий перед данными органами

 

5. Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый для ведения норм и положения. Основные реквизиты решения: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 25

 

 

Информационно-справочные документы – совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

 

Виды информационно-справочных документов:

1. Акт – документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов и событий. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем. Основные реквизиты акта: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 21, 22, 25