Документ и его значение, виды групп документов

Содержание.

Введение.

1.Глава. Теоретическая  часть. 1.1.Документ и его значение, виды групп документов.

1.2.Организационно-распорядительная  документация. 1.3.Взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов.    1.4.Научная организация управленческого труда как фактор повышения эффективности управления и делопроизводства.    2.Глава. Практическая часть. 2.1.Правила составления и оформления штатного расписания. 2.2. Правила составления и оформления докладной записки.   2.3. Правила составления и оформления объяснительной записки.    2.4. Правила составления и оформления справки.    Заключение.    Список используемой литературы.    Приложение.

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.    

 В решение задач  по совершенствованию управления, немаловажное значение имеет  организация делопроизводства в  учреждениях, организациях и предприятиях.      

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий. Документирование называется процесс подготовки и создание документов.    

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает организационные  вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которых фиксируется в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

 

 

 

1.Глава. Теоретическая  часть.

1.1.Документ и его значение, виды групп документов.

Документ – материальный носитель, содержащий в зафиксированном виде информацию.

 
Значение документов в наше время  исключительно велико. 
Во-первых, документы имеют государственное значение. Государственные органы, изучая документы, освещающие жизнь страны, вырабатывают внешнюю и внутреннюю политику и посредствам документов управляют государством.

Во-вторых, документы имеют  юридическое значение. Документами  оформляются права граждан, учреждений и организаций.

В-третьих, документы играют роль в организации хозяйственной  деятельности государства и его  органов. Все хозяйственные операции на предприятиях и в учреждениях  оформляются документами.

 
Группы документов.

I. По признаку специализации:

1. общие – документы, отражающие результат деятельности канцелярии, общего отдела учреждения;

2. специализированные – документы являющиеся продуктом деятельности структурных частей учреждения:

·   бухгалтерские (авансовые отчеты, ведомости распределения затрат, отчетные калькуляции, кассовые ордера);

·   плановые (финансовый план, баланс дохода и расхода);

·   статистические (статотчеты, таблицы);

·   юридические (исковые заявления, решения суда);

·   финансовые документы и документы по операциям с бланками(счета, чеки, платежные поручения).

II. По значению:

1. распорядительные (приказы, инструкции, наряды);

2. исполнительные (все виды отчетов, докладные записки);

3. претензионные (рекламационные письма, исковые заявления в арбитраж);

4. информационные (объявления, бюллетени, сообщения).

III. По техники воспроизведению:

1. рукописные;

2. воспроизведенные механическим путем. 

IV. По секретности:

1. для служебного пользования – документы, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию;

2. секретные – документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, имеющий разрешение (допуск);

3. совершенно секретные – документы, с которыми имеет право ознакомиться только адресат.

V. По приемам записи:

1.   простые – документы написаны от руки или воспроизведены механическим способом обычными буквами, шрифтом и поэтому доступны для понимания каждого грамотного человека;

2.   стенографированные – документы, в которых стенографическими знаками дословно записаны выступления на собраниях, заседаниях, митингах и т. д.;

3.   зашифрованные – документы, написанные или воспроизведенные условными знаками (цифрами, буквами).

VI. По происхождению:

1. созданные в учреждении;

2. поступившие извне.

VII. По срочности:

1. простые – документы с необозначенными сроками исполнения;

2. срочные – документы с обозначенными сроком исполнения;

3. весьма срочные – документы, подлежащие немедленному исполнению.

VIII. По форме:

1.   стандартные – документы составлены по утвержденной форме, заготовленной типографским способом;

2.   нестандартные – документы, не имеющие ни строго установленного формата, ни определенного содержания, но реквизиты должны быть вполне определенные.

IX. По сложности:

1. простые – документы, в которых поставлен и решается один вопрос;

2. сложные – документы, в которых поставлены и решаются несколько вопросов.     

 Все документы могут  быть в виде подлинников и  копий. Подлинники подразделяются  на оригиналы и дубликаты.     

Оригинал – это первый, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный документ. Оригинал может быть единственным, уникальным документом и может быть размножен.     

Дубликат – вторично воспроизведенный подлинный документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дубликат составляется взамен утраченного оригинала и имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Слово «Дубликат» или «Вторичный» пишется вверху справа.     

Копия – это точное воспроизведение содержания подлинного документа. Копия заверяется подписями и печатями компетентных лиц: секретаря, делопроизводителя, нотариуса и пр. Лицо, заверяющее копию, пишет: «Копия верна», «С подлинным верно», а вверху справа – слово «Копия». Копия имеет силу постольку, поскольку известно, что есть подлинник.

 

1.2. Организационно-распорядительная документация.    

 Управленческая деятельность  присуща всем учреждениям, организациям  и предприятиям. Она охватывает  организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которых фиксируется в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы. 
         Организационно-распорядительная  документация выделяется по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.  

Организационные документы.    

  Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Общие уставы утверждаются  высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются  и утверждаются  съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций  утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных  Советов).    

  Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие   порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, единого органа, структурного подразделения. Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует  выделить  положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.    

  Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

 

Распорядительные  документы.    

  Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными  органами коллегиального управления в целях   разрешения  наиболее  важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм  правил поведения.        

  Решение – как распорядительный документ  является правовым  актом, принимаемым  Советами  народных  депутатов и   исполнительными комитетами. Решения  оформляют  также  результаты  деятельности  и других  коллегиальных органов- коллегий  министерств  и ведомств,  научных советов  и т.п.      

Распоряжение  -  акт  управления  государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.  Распоряжение  являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.    

  Приказ - акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).    

  Указ – документ, издаваемый руководителем учреждения, действующего на основе единоначалия. Указы дается по оперативным вопросам (как правило, разового характера), они связаны с выполнением директив вышестоящих организаций и исполнением приказов, инструкций и поручений руководства данного учреждения.    

 Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях органов. Протоколы могут составлять и должностные лица следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др.

 

Справочно-информационные документы.

     Письма – самые распространенные документы. Они являются средством общения между учреждениями, официальными и неофициальными лицами.

По содержанию и назначению письма подразделяются на:

1. инициативные;

2. ответные;     

Телеграммы – краткое и срочное сообщение, переданное по телеграфу. Отделение связи несет ответственность за доставку телеграммы в пределах определенных сроков, установленных для телеграмм-молний, срочных и простых телеграмм.    

 В зависимости от  содержания телеграммы подразделяются  на телеграммы-распоряжения, извещения  и донесения.    

  Докладная записка – письменное сообщение вышестоящему должностному лицу о служебном деле: о результатах обследований, ходе выполнения работ, выполнении заданий по командировке и т. д.    

 Содержание докладной  записки может носить инициативный, информационный, отчетный, информационно-инициативный, отчетно-инициативный характер.    

  Объяснительная записка – письменное изложения трудовой дисциплины, невыполнение заданий, отступление от указанных правил в работе и т. д.     

 Справка – документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка предназначена для параллельно действующих или вышестоящих лиц или учреждений, выдается на руки подведомственным в том или другом отношении лицам для представления в другие учреждения (справка с места работы, справка с места жительства и т. д.)     

 Удостоверение – документ, подтверждающий что-либо (личность, полномочия) и дающий право совершать определенные должностные действия.    

  Акт – документ, отражающий явления, факты или сложившиеся отношения.     

 Группы актов:

·   юридические акты;

·   акты гражданского состояния;

·   административные акты;

·   хозяйственные акты.     

Доверенность – письменное полномочие, по которому учреждение отдельного лицо предоставляет право другому лицу выступает от его имени, совершать какие-либо юридические действия или получать материальные ценности.    

 Доверенность может  быть однократного и многократного  действия.     

 Расписка – письменное подтверждение факта приема, передачи документов, денег, товаров и т. д.

 

1.3.Взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации  ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными  средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует  унифицированная терминология. Продукция  фирм разработчиков носит такие  названия как: система автоматизации  документооборота, компьютерная система  автоматизации делопроизводства и  документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система  управления документами, электронный  архив и т.п. Разнообразие в названиях  разработанных и разрабатываемых  систем говорит лишь о том, что  сегодня эта область информационного  рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как  сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро.