Делопроизводство в кадровой службе предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

 

 

1.Печникова Т.В., Печникова А.В.  Практика работы с документами в организации . Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999.

2.Пустозерова В.М. Ведение  трудовых книжек по новому  Трудовому кодексу. –М.: ЗАО «Книга  сервис», 2003.

3.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству –М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 1998.

4.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.

5.ГОСТ 17914-72 Обложки дел  длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования. –М.: Изд-во стандартов, 1984.

6.Указ Президента РФ  от 06.03.97 № 188 «Об утверждении сведений  конфиденциального характера»

7.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.

8.Квалифицированный справочник  должностей руководителей, специалистов  и других служащих/ Минтруд России. – М.: «Экономические новости», 1998.

9.Верховцев А.В. Делопроизводство  в кадровой службе – М.: ИНФРА  –М,2000.

10.Андреянова В.В. Как  правильно подготовить и оформить  приказ. –М..1998

11.Об утверждении «Временных  методических рекомендация по аттестации государственных служащих» Письмо Министерства труда РФ от 033.08.93 № 1375-РБ

12. Сотов П.В. Сборник  трудовых документов. –М.,1997

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №1

 

Утверждаю:

     Директор  ООО «Птицефабрика

Александровская»

___________Кузнецов А.Д.

 

Должностная инструкция

начальника отдела кадров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

		Приложение № 13
ООО «ПТИЦЕФАБРИКА АЛЕКСАНДРОВСКАЯ»   НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________  № _____ П.ЯЙВА   На _______ год	УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Птицефабрика Александровская»   _____________ А.Д.Кузнецов «___»___________ 200_г.

 

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел		Срок       хранения		Примечание
1	2	3		4		5
Управление делами
Отдел кадров
ОК-01	Личные дела сотрудников				75 лет - «В» ст.498в
ОК-02	Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям, договорам ГП)				5 лет
ОК-03	Личные дела уволенных  сотрудников				75 лет - «В» ст.498в
ОК-04	Личные карточки работников (Т – 2)				75 лет ЭПК ст. 189
ОК-05	Подлинные личные документы  рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)				До востребования	Не востребованные –  не менее 50 лет
ОК-06	Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, длительных командировках)				75 лет ст.19б
ОК-07	Документы, являющиеся основанием к  приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки  др.)				3 года ст.429
ОК-08	Трудовые договоры				3 года
ОК-09	Трудовые соглашения				3 года
ОК- 10	Договоры гражданско-правового  характера				3 года
ОК-11	Документы табельного учета				3 года
ОК-12	Должностные инструкции работников предприятия				3 года после замены  новыми
ОК-13	Положения о службах  и отделах организации				3 года после замены  новыми
ОК-14	Переписка с организациями  о подготовке, переподготовке  и  повышении квалификации кадров				5 лет ЭПК ст.2С
ОК-15	Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников				До минования надобности
ОК-16	Служебные записки				1 год
ОК-17	Штатное расписание и структура  организации				Постоянно ст. 52 а
ОК- 18	Книга учета приема, перемещения, увольнения работников				75 лет ст.508
ОК- 19	Книга учета выдачи и  движения трудовых книжек и вкладышей  к ним				50 лет ст.526а
1	2		3		4	5
ОК-20	Журнал регистрации приказов по кадрам				5 лет
ОК-21	Журнал регистрации  приказов по личному составу				75 лет
ОК-22	Журнал регистрации  распоряжений о предоставлении отпуска  без сохранения заработной платы				5 лет
ОК-23	Журнал регистрации  листков нетрудоспособности				3 года

 

Итоговая запись о  количестве дел, заведенных в ______ году.

 

Долговременного хранения:

 

Временного хранения:

 

Итого:

 

Начальник отдела кадров

__________________И.О.Ф.

________И.О.Ф.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ООО «ПТФ«Александровская» Должностная инструкция Начальника отдела кадров «___»__________200_ г.

УТВЕРЖДАЮ Директор________А.Д.кузнецов «_____»_________200_г.

 

1. Общие положения

 

1.1. Секретарь руководителя  является специалистом секретариата  директора по производству, принимается  на работу и освобождается  от нее приказом директора  по производству по представлению отдела кадров.

1.2. На должность секретаря  назначается лицо, имеющее высшее  образование.

1.3. В своей работе  секретарь руководствуется действующим  законодательством РФ, уставом организации,  распорядительными документами  руководства предприятия, правилами  трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности,  настоящей должностной инструкцией.

1.4. Секретарь должен  знать:

организационную структуру  предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета

1.5. Секретарь должен уметь:

- работать на компьютере  в среде  Windows, Word, Exсel

- печатать на компьютере  со скоростью 150 слов в минуту.

2. Основные задачи  и функции

Основной задачей секретаря  является документационное обеспечение  деятельности директора по производству и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно в установленные  сроки получает и просматривает  поступившие документы, проверяет  правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству.

2.2. Готовит проекты  резолюций на поступившие документы,  согласует их с директором  по производству.

2.3. По указанию директора  по производству планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит по поручению  директора проекты документов, согласовывает  их с заместителем директора.

2.5. Осуществляет контроль  оформления (полнота визирования,  наличие и комплектность приложений) исходящих документов.

2.6. Контролирует сохранность  документов в приемной директора,  правильность формирования дел.

2.7. Организует выполнение  указаний и поручений директора  по бронированию номеров в  гостиницах.

2.8. Контролирует подготовку  дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.10. Выполняет копировальные  работы.

2.11. Ежедневно ведет  контроль за сроками исполнения  документов, находящихся на исполнении  у специалистов структурного  подразделения.

2.12.  По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.

2.13. Ежедневно раскладывает  исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.

2.14.  Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.

2.15.  Принимает и передает по телефону информацию для руководителя  и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

2.16.  Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства  (директора по производству, его заместителю и начальникам производств).

2.17.  Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству.

2.18.  Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота.

2.19.  Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.

20. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.
21. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.
22. Протоколирует совещания и заседания.

3. Обязанности

3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

3.2. Сохранять конфиденциальность  служебной информации.

3.3. Безоговорочно выполнять  распоряжения руководства.

3.4. Придерживаться правил  оформления и сроков подготовки  документов, установленных инструкцией  по делопроизводству.

3.5. Соблюдать правила  делового общения, нормы служебного  этикета, служебную субординацию.