Автоматизированные системы в архиве

Ежемесячно электронный ЦФК посещают до 7,0 тыс. пользователей. Таким образом, создание единого автоматизированного информационного ресурса позволяет в электронном виде в режиме удаленного доступа реализовать одну из основных задач архивной отрасли – предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации и местах их хранения.

Составной частью системы автоматизированного  государственного учета является Государственный  реестр уникальных документов Архивного  фонда Российской Федерации –  общероссийский свод национальных документальных раритетов, создаваемый в целях  контроля за их сохранностью, информирования пользователей, пропаганды историко-документального наследия народов Российской Федерации. В субъектах Российской Федерации ведутся соответственно региональные реестры.

В настоящее время заканчивается  разработка программного обеспечения  для создания БД «Государственный реестр»  с возможностью представления информации в сети Интернет, включая изображения  оцифрованных образов уникальных документов. Это обеспечит самый широкий  доступ к архивным богатствам России при полной гарантии сохранности  оригинала.

При разработке программного обеспечения  будет решена проблема совместимости  реквизитов описания БД «Государственный реестр» и ПК «Архивный фонд», а также возможность тиражирования  программного обеспечения с целью  его использования уполномоченными  органами исполнительной власти субъектов  Российской Федерации в области  архивного дела для ведения региональных реестров.

В рамках реализации программных мероприятий  в системе федеральных архивов  планируется создать специальную  структуру – Центр хранения электронных  документов (ЦХЭД), в числе задач  которого – обеспечение функционирования ПК «Центральный фондовый каталог» и  «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации».

Будет продолжено оснащение государственных  и муниципальных архивов современной компьютерной техникой, интегрирование в систему ПК «Архивный фонд» оцифрованных документов, формирование на этой основе архивных электронных ресурсов и их представление в сети Интернет. Средства на эти цели предусмотрены федеральной целевой программой «Культура России (2012–2018 годы)».

В числе проблем, требующих решения  – совершенствование нормативной  базы организации работы по централизованному  государственному учету, поскольку  действующие в настоящее время  Регламент государственного учета  документов Архивного фонда Российской Федерации и «Временный порядок  автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда  Российской Федерации, хранящихся в  государственных и муниципальных  архивах» (приказ Росархива от 23.10.2000 № 64) устарели. В настоящее время подготовлена новая редакция Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, предусматривающая проведение этой работы с использованием информационных технологий. Предстоит организовать его регистрацию в Минюсте России.