Автоматизированные системы в архиве

Государственное бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального  образования города Москвы

Технологический колледж №21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Доклад

на тему: Автоматизированные системы в архиве.

 

 

 

Выполнила: студентка 3-го курса группы Д 9/10

Зенчикова Кристина

 

 

Приняла: Горланова Н.А. – преподаватель

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2013 год 

В системе мер по обеспечению  сохранности и использованию  документов Архивного фонда Российской Федерации особое место занимает их государственный учет. Правовой основой его организации является ст. 19 Федерального закона Российской Федерации № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которой документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации входит в число полномочий Федерального архивного агентства (Росархива) и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Реализация названных полномочий осуществляется в порядке, установленном  Регламентом государственного учета  документов Архивного фонда Российской Федерации. В основе этой работы – сосредоточение в уполномоченных органах исполнительной власти в области архивного дела статистических паспортных и пофондовых сведений об архивных фондах, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, других организациях, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. Сведения об архивных фондах должны представляться в форме карточек, которые организовывались соответственно в региональные фондовые каталоги и Центральный фондовый каталог (ЦФК) Росархива.

Однако ввиду низкой эффективности  традиционных технологий пофондового централизованного учета, учетный потенциал ЦФК, а главное, его информационный потенциал практически не был реализован. А между тем, ЦФК является не только главным элементом системы централизованного государственного учета, но и универсальным и единственным в своем роде справочником о составе и содержании архивных фондов, своеобразной информационной моделью Архивного фонда Российской Федерации.

Первая неудачная попытка его  автоматизации, базировавшаяся на централизованном вводе информации в автоматизированную систему с бумажных носителей, представляемых государственными архивами всех уровней в Главархив СССР, была предпринята еще в 80-е годы прошлого века.

С начала внедрения информационных технологий в сферу архивного  дела автоматизация государственного учета рассматривается Росархивом как основа создания и развития информационной инфраструктуры отрасли, поскольку именно в учетных справочниках аккумулируется вся информация о состоянии архивных фондов, составе и содержании их документов. Развитие системы автоматизированного учета фактически является развитием информационного ресурса общероссийского автоматизированного научно-справочного аппарата (НСА) к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам.

Трехзвенность системы архивных учреждений страны обусловила необходимость разработки трех учетно-поисковых программных комплексов (ПК), каждый из которых соответствует определенному уровню архивного учреждения:

• ПК «Архивный фонд» – для государственных и муниципальных архивов;
• ПК «Фондовый каталог» – для уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
• ПК «Центральный фондовый каталог» – для Росархива.

Принципиально важным является то обстоятельство, что в основе разработки каждого  из трех названных ПК, в совокупности составляющих систему автоматизированного  государственного учета, изначально были заложены единые принципы их построения, как в части выбора программных  платформ, так и в части определения состава показателей учета и описания архивных фондов. Этим достигается:

• однократность ввода информации при многократности ее использования на разных уровнях обобщения данных;
• преемственность форм и методов работы по учету в традиционных и электронных форматах;
• возможность модернизации системы, в том числе, путем расширения ее информационного потенциала.

При этом программные комплексы  первых двух уровней – «Архивный  фонд» и «Фондовый каталог» являются типовыми программными продуктами с  возможностями их тиражирования.

Разработка и реализация указанных  подходов была начата Росархивом еще во второй половине 90-х годов XX века в рамках «Программы информатизации архивного дела в России (1997–2000 гг.)», явившейся первым этапом организации работы по созданию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Основным его содержанием стала  подготовка и внедрение в практику работы государственных и муниципальных  архивов первых трех версий ПК «Архивный  фонд». Названный ПК был передан  также в архивные учреждения ряда стран СНГ, однако дальнейшее развитие взаимодействие на этом направлении не получило.

В этот же период была разработана  первая версия ПК «Фондовый каталог», обеспечивающая объединение баз  данных, созданных на основе ПК «Архивный  фонд», в единую базу данных, включающую сводную информацию по всем государственным  и муниципальным архивам субъекта Российской Федерации.

Их практическая апробация показала правильность выбранных подходов и  необходимость дальнейшего совершенствования  типовых программных продуктов  в области учета, что, наряду с  расширением охвата автоматизированной системой учета все большего числа  архивов, явилось главным содержанием второго этапа работы на рассматриваемом направлении.

Инновационным проектом, реализованным  в рамках второго этапа,  стала разработка на современной программной платформе, совместимой с наиболее распространенными операционными системами, 4-й версии ПК «Архивный фонд». В отличие от предыдущих, эта версия – самостоятельный программный продукт, позволяющий более качественно и эффективно выполнять функции как по государственному учету, так и по формированию автоматизированного НСА.

Основными особенностями 4-ой версии являются:

• сетевая (многопользовательская) конфигурация системы;
• расширение информационной основы и функций автоматизированного НСА, в том числе за счет возможностей работы с цифровыми образами описей архивных дел;
• интегрирование автоматизированного НСА с цифровым фондом пользования – оцифрованными образами архивных документов;
• ведение автоматизированных каталогов на базе Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ АФ РФ) (ВНИИДАД, 2007).

Решением коллегии Росархива от 12 февраля 2009 г., 4-ая версия ПК «Архивный фонд»  утверждена в качестве отраслевого программного продукта для ведения автоматизированного государственного учета и передана на бесплатной основе во все федеральные архивы и уполномоченные органы субъектов Российской Федерации в области архивного дела для организации внедрения.

В развитие ПК «Архивный фонд» были разработаны новые версии ПК «Фондовый  каталог», а также ПК «Центральный фондовый каталог», позволяющие предоставить открытую часть ресурсов, накопленных в системе автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, в режиме удаленного доступа в сети Интернет. На все названные программные продукты получены свидетельства о государственной регистрации.

Внедрение информационных технологий в практику работы архивных учреждений невозможно без финансового обеспечения  работ. Эта проблема решается в рамках федеральных целевых программ «Культура  России 2006–2011 годы» и «Культура России 2012–2018 годы».

За счет программных средств  организована разработка программных  продуктов для ведения автоматизированного  государственного учета, закупка компьютерной техники, ведется оцифровка описей и документов, в том числе для  их интеграции в ПК «Архивный фонд». Например, в 2006–2011 гг. для нужд федеральных и ряда региональных государственных архивов (Удмуртской Республики, Алтайского края, Амурской, Брянской, Волгоградской, Иркутской, Липецкой, Ростовской обл. и др.) закуплено свыше 340 компьютеров, 49 серверов, осуществлен перевод в электронный формат почти 3,5 млн. заголовков дел из описей ГАРФ, РГАЭ, РГАЛИ и РГАВМФ, что обеспечивает возможность включения этой информации в БД «Архивный фонд».

Аналогичная работа ведется в регионах за счет средств субъектов Российской Федерации, а также в муниципалитетах.

Решению проблем на рассматриваемом  направлении подчинена и организаторская работа Росархива. Как уже отмечалось ранее, вопросы, связанные с автоматизацией государственного учета, неоднократно рассматривались коллегией Росархива.

В рамках научно-методических советов  архивных учреждений федеральных округов  по инициативе Росархива систематически организуются совещания-семинары по названной проблематике. Вопросы информатизации архивного дела явились предметом рассмотрения на VII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Казань, сентябрь 2011 г.).

В результате этих и других мероприятий  ПК «Архивный фонд» в той или  иной версии ведут практически все  федеральные архивы^[3], государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.

В автоматизированную систему учета  включена информация о более, чем 790,0 тыс. фондах, что составляет почти 86% от числа хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны.

ПК «Фондовый каталог» и ПК «Архивный  фонд» широко используются в повседневной практической работе архивных учреждений. В Мурманской области, например, на основании актуализируемой дважды в год БД «Фондовый каталог», переданной в заполненном виде в каждый муниципальный архив региона, исполняются практически все непрофильные запросы.

В госархиве Краснодарского края без БД «Архивный фонд» не исполняется ни один тематический запрос. С использованием данных этой учетной базы решаются вопросы фондирования, составляются паспорт архива, текущие и перспективные планы проверки наличия фондов, прослеживается динамика изменений объемов документов, требующих улучшения физического состояния и др.

Особенно активно используется ПК «Архивный фонд» в архивах  Ставропольского края, включая его  возможности в части работы с  цифровыми образами описей архивных дел и цифровым фондом пользования.

Качественно новый третий этап развития системы автоматизированного государственного учета связан с разработкой и началом реализации комплексной «Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.», одобренной коллегией Росархива в феврале 2011 г., а также Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и утвержденной приказом Росархива от 02.12.2011 № 104.

В числе приоритетных проблем, обозначенных в Программе – информатизация основной деятельности архивов и  предоставление государственных услуг  в электронном формате. В основе их решения – совершенствование Единой трехуровневой автоматизированной учетно-информационной системы Архивного фонда Российской Федерации.

Серьезным шагом в части реализации программных мероприятий стало  размещение на портале «Архивы России»  в январе 2012 г. тестовой версии Центрального фондового каталога с информацией о составе и содержании 73,0 тыс. фондов 12 федеральных архивов (включая переданные и утраченные фонды).

В сентябре 2012 года в автоматизированный Центральный фондовый каталог добавлены данные об архивных фондах государственных архивов Ямало-Ненецкого АО (1644 фонда), Республики Мордовия (9934 фонда), Республики Татарстан (14725 фондов), Забайкальского края (4644 фонда), Архангельской области (8480 фондов), Ленинградской области (3455 фондов), Липецкой области (7870 фондов), Магаданской области (2306 фондов), Псковской области (13616 фондов), Свердловской области (10580 фондов).

Всего база данных содержит информацию о более чем 150,0 тыс. фондах.

Кроме сокращенного и полного названия архива открытая часть информационного  массива ЦФК, размещенного в Интернете, включает номера, название и крайние  даты документов каждого фонда, аннотацию  состава и содержание его документов, историческую справку к фонду, а  также номера, названия, крайние  даты документов и аннотацию описей.

Поиск информации осуществляется по ключевым словам в названии фонда (сочетанием слов), дате, которые задаются в поисковой  строке, что позволяет получить перечень названий фондов, содержащих запрашиваемую  информацию (простой поиск). При желании можно детализировать область поиска, выбрав регион, архив (архивы). Возможно применение расширенного поиска – за счет ключевых слов в аннотациях и исторических справках к фонду.