Федеральное агентство железнодорожного
транспорта
Федеральное государственное
бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Российской Федерации
Московский государственный
университет путей сообщения
(МИИТ)
Юридический институт
Кафедра "Документоведения
и Документационного
обеспечения управления "
Реферат
На тему «Автоматизированные
системы ДОУ: «Дело»
Выполнила
Студентка группы ЮДВ-326
Владимирова Алёна Сергеевна
Москва 2012
Оглавление
Введение………………………………………………………………………...…3
1. Общие сведения о системе «ДЕЛО»…………………………………….….....4
2.Приемущества системы «ДЕЛО»………………………………………………5
3.Основные функции системы
«ДЕЛО»………………………………….….......5
4. Опция "ЭЦП и шифрование"……………………………………………….….7
5. Функции системы автоматизации
делопроизводства и электронного документооборота……………………………………………………………….11
6. Эффективность системы "ДЕЛО"…………………………………………...16
7. Системы семейства «ДЕЛО»………………………………………………...19
Заключение……………………………………………………………………...22
Введение
В настоящее
время стал абсолютно очевидным тот факт,
что успех бизнеса зависит не только от
финансовых результатов. Правильное и
полное документальное оформление дел
имеет большое практическое значение.
Важно уделять пристальное внимание бумагам
на всех этапах жизни фирмы - от государственной
регистрации до заключения договоров
с партнерами.
Для документооборота
современного бизнеса характерно большое
разнообразие типов документов, различные
маршруты их движения в процессе обработки,
накопление и хранение огромных объемов
информации. «Бумажный» документооборот
сегодня становится малоэффективным,
затрудняет работу исполнителей, занятых
непосредственной обработкой документов,
и ответственных лиц, управляющих деловыми
процессами, а также ведёт к увеличению
расходов и снижает общую эффективность
предприятия.
В данной работе будет рассмотрена
автоматизированная система делопроизводства
«Дело».
Система «ДЕЛО», разработанная
компанией «Электронные Офисные Системы»
(ЭОС) – комплексное промышленное решение,
обеспечивающее автоматизацию процесса
делопроизводства, а также ведение полностью
электронного документооборота организации.
Система эффективно используется как
в небольших коммерческих компаниях, так
и в распределенных холдинговых или ведомственных
структурах.
Первая версия системы «ДЕЛО»
выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют
более 1000 компаний, учреждений, организаций
России и стран СНГ, а общее число установленных
рабочих мест превышает 100 000. Обладает
«Сертификатом Наивысшего Качества».
1. Общие сведения
о системе «ДЕЛО»
Система «ДЕЛО» – тиражируемый
"коробочный" продукт. Она без каких-либо
заказных доработок решает задачи автоматизации
делопроизводства и электронного документооборота
большинства организаций. С помощью гибкой
системы справочников легко может быть
установлена и настроена специалистами
заказчика.
Масштабируемая и гибкая в настройке,
легко адаптируется к специфике документооборота
в организациях любого размера от единиц
до тысяч рабочих мест.
Обеспечивает необходимый уровень
конфиденциальности информации и соответствие
всем нормативным требованиям как российского
делопроизводства, так и международных
стандартов (ISO 15489 «Информация и документация
– Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000
«Информационные технологии – Практическое
руководство по управлению информационной
безопасностью»)
Обеспечивает защищенный электронный
документооборот с использованием электронной
цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических
средств. Компания «Электронные Офисные
Системы» обладает всеми необходимыми
сертификатами ФСБ для использования
средств защиты информации в своих продуктах.
Предоставляет возможности
массового перевода бумажных документов
в электронный вид и помещения их в базу
данных системы с помощью опции «Поточное
сканирование».
Поддерживает полный цикл работы
с проектами документов, в том числе их
маршрутизацию и версионность.
Позволяет работать с документами
как в локальной сети, так и удаленно –
через Интернет («ДЕЛО-WEB»).
Имеет открытую архитектуру
и предоставляет возможность интеграции
с другими программными средствами как
компании ЭОС, так и других производителей
программных продуктов.
2. Преимущества
Для руководителей
различных уровней:
быстрый поиск документов;
отслеживание движения документа
на всех этапах его жизненного цикла;
эффективный контроль и отчетность
по исполнению резолюций;
сокращение сроков подготовки
и согласования документов;
удобная работа над проектами
документов;
получение сводных отчетов
и журналов;
возможность делегирования
полномочий.
Для сотрудников
канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:
быстрая и удобная регистрация
документов с помощью развернутой системы
различных справочников;
отслеживание хода исполнения
резолюций;
удобный и быстрый поиск по
любым реквизитам регистрационной карточки
(РК) как документов, так и проектов (РКПД);
журнал передачи документов,
внутренние и внешние реестры отправки;
формирование отчетности.
3. Основные функции
системы "Дело"
Обеспечивает полный жизненный
цикл документа в организации от создания
проекта документа до списания в дело
и передачи в архив.
Работа с входящими
и исходящими документами
Регистрация, контроль и учет
входящей и исходящей корреспонденции.
Регистрация переданных по
электронной почте документов в автоматизированном
режиме, в том числе защищенных ЭЦП.
Настройка структуры регистрационного
номера в соответствии с номенклатурой
дел, принятой в организации.
Наложение резолюций, контроль
исполнения, написание и просмотр отчетов
по резолюциям.
Пересылка документов для исполнения
внутри организации по заданным маршрутам.
Быстрый поиск по всем реквизитам
РК и РКПД, возможность сохранения и использования
сложных поисковых запросов.
Списание документов в дело
и возможность передачи на архивное хранение.
Работа с внутренними
документами организации
Поддерживается полный цикл
работы с проектами документов:
создание РК проекта документа,
в том числе «во исполнение» распорядительного
документа;
изменение проекта с хранением
предыдущих версий;
согласование и утверждение
проекта документа;
регистрация документа, созданного
на основе проекта.
Формирование поручений по
документам;
Управление прохождением документов
с множеством решений. Весь документ в
целом и каждый из его пунктов могут иметь
собственные иерархические деревья резолюций,
каждая из них со своими исполнителями
и контролерами.
Передача завизированных документов
сотрудникам на ознакомление и исполнение.
Контроль прохождения и исполнения
документов. Реализована ролевая функция
контролера - возможность делегирования
функции контроля документов, пунктов
и резолюций лицам или подразделениям,
определенным в качестве контролеров
или контрольных служб.
Управление доступом к документам.
Создание и хранение шаблонов
документов.
Обеспечение информационной
безопасности
Разграничение прав доступа
пользователей к документам. Каждому пользователю
определяются: права по грифу доступа;
права по доступу к картотекам, в пределах
которых можно работать; набор делопроизводственных
операций в соответствии с функциональными
обязанностями.
Протоколирование действий
пользователей.
Использование методов криптографической
защиты информации - ЭЦП и шифрование.
Возможности «ДЕЛО-WEB»
Возможности работы через Web
стали максимально приближены к функционалу
системы «ДЕЛО» в локальной сети. Сотрудники
удаленного филиала - при наличии Web-доступа
- становятся равноправными участниками
документооборота всего предприятия.
Руководители и специалисты, находящиеся
вне офиса, имеют возможность участвовать
в принятии, исполнении и контроле решений.
Регистрация документов с автоматическим
заполнением некоторых полей РК;
Регистрация связанных документов;
Заверение прикрепленных к
РК файлов, ЭЦП, а также проверка ЭЦП прикрепленных
файлов;
Вынесение резолюций по документу,
контроль исполнения
Согласование и подписание
проектов документов
Заверение ЭЦП файлов, прикрепленных
к РК проектов документов, а также проверка
их ЭЦП.
Поиск документов и резолюций
по значениям их реквизитов;
Получение отчетности о внутреннем
и внешнем документообороте.
4. Опция "ЭЦП и
шифрование"
В деятельности современных
организаций наблюдается устойчивая тенденция
к внедрению безбумажных технологий обработки
информации.
Документы организации создаются,
обрабатываются и пересылаются в электронном
виде. Входящие документы зачастую также
переводятся в электронную форму средствами
сканирования и распознавания текста,
либо поступают уже в электронном виде.
Электронный документооборот
существенно повышает эффективность работы
управленческого и производственного
персонала: ускоряет процессы подготовки,
согласования, визирования и утверждения
документов, упрощает процедуры поиска
и обработки документов, обмена ими как
внутри организации, так и с внешними корреспондентами
/ адресатами. Кроме этого, происходит
значительное сокращение потребления
бумаги и расходных материалов, снижаются
потребности в копировально - множительной
технике и в обслуживающем ее персонале.
Применение электронного представления
документов требует адекватного средства
удостоверения информации, содержащейся
в документе. Таким средством является
электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог
традиционного рукописного заверения
бумажного документа (подписи).
В отличие от обычной подписи,
ЭЦП не только удостоверяет личность человека,
подписавшего документ, но и гарантирует,
что в документ после его подписания не
были внесены никакие изменения.
Регистрируя входящие документы,
сотрудник может ставить свою ЭЦП на файл
документа, удостоверяя его подлинность.
При работе с проектами документов, исходящими
и внутренними документами организации,
ЭЦП может применяться при согласовании,
визировании, утверждении, регистрации
и отправке документа адресату.
Для использования
электронной цифровой подписи в системе
«ДЕЛО» предусмотрена специальная опция
«ЭЦП и шифрование».
Опция позволяет подписывать
цифровым способом документы, хранящиеся
и обрабатываемые в системе автоматизации
делопроизводства и электронного документооборота
«ДЕЛО». При необходимости, документ может
быть подписан несколькими сотрудниками,
что очень удобно для автоматизации процедур
согласования, визирования и утверждения
документов.
Любой сотрудник, имеющий доступ
к документу, получает достоверную информацию
о подписях - кто и когда подписал данный
документ, а также может проверить подлинность
каждой подписи и убедиться, что после
подписания документ не был отредактирован.
Процедура проверки цифровой подписи
предельно проста – достаточно один раз
«щелкнуть» мышкой.
Опция "ЭЦП и шифрование"
также предоставляет возможность подписывать
и шифровать документы, отправляемые по
электронной почте внешним адресатам:
филиалам, дочерним организациям, клиентам
или партнерам. Шифрование сообщений,
передаваемых по внешним каналам связи,
позволяет гарантированно защитить конфиденциальную
информацию от несанкционированного доступа
– прочтения, искажения либо подмены.
В том случае, если система «ДЕЛО»
установлена у всех участников обмена
информацией, вместе с документами передаются
и цифровые подписи наложенные на документ.
Таким образом, пользователи корпоративной
системы получают возможность подписывать
и распространять по всей территориально-распределенной
организации подписанные документы. При
этом, например, проверка подписи президента
корпорации в удаленном филиале выполняется
точно так же, как и проверка подписи сотрудника
филиала – один «щелчок» мышкой.
Технология работы
с опцией "ЭЦП и шифрование".
Для каждого пользователя системы
«ДЕЛО», обладающего правом подписи, формируется
ключ, состоящий из двух частей: секретной
и открытой.
Секретный ключ записывается
на носитель: электронную таблетку Touch
Memory или электронный ключ EToken, передаваемый
лично пользователю. Секретный ключ может
быть дополнительно защищен паролем пользователя
(на случай потери носителя).
Секретный ключ используется
для подписания документов и для дешифрации
сообщений, отправляемых пользователем
по электронной почте. Чтобы подписать
файл документа или сообщение, пользователю
достаточно поместить носитель секретного
ключа в считывающее устройство компьютера
и «щелкнуть» мышкой по кнопке «Подписать».
На основании открытого ключа
формируется сертификат открытого ключа.
Сертификат открытого ключа используется
для проверки подлинности ЭЦП.
Создание секретных ключей
пользователей и их сертификатов осуществляются
администратором Центра управления ключевой
системой (ЦУКС), представляющего собой
комплекс программного обеспечения и
устройства записи / чтения носителей
ключей, входящий в комплект поставки
опции.
ЦУКС является корпоративными
центром управления ключевой системой,
его деятельность распространяется только
на собственную организацию, филиалы и
дочерние организации. При необходимости,
сертификаты, выданные ЦУКС, могут быть
подписаны и вышестоящим Удостоверяющим
Центром. ЦУКС функционирует на автономном
компьютере, в целях безопасности не подключенном
ни к какой линии связи.
Администрирование ЦУКС не
требует специальной подготовки. Вся необходимая
информация представлена в документации
системы ДЕЛО.
Варианты поставки
и инсталляции опции "ЭЦП и шифрование".