Автоматизированные системы ДОУ: ДЕЛО

 

 

 

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение  высшего профессионального образования Российской Федерации

Московский государственный университет путей сообщения

(МИИТ)

Юридический институт

Кафедра "Документоведения и Документационного

обеспечения управления "

 

Реферат

 

На тему «Автоматизированные системы ДОУ: «Дело»

 

 

 

Выполнила

Студентка группы ЮДВ-326

Владимирова Алёна Сергеевна

 

 

Москва 2012

Оглавление

Введение………………………………………………………………………...…3

1. Общие сведения о системе «ДЕЛО»…………………………………….….....4

2.Приемущества системы «ДЕЛО»………………………………………………5

3.Основные функции системы «ДЕЛО»………………………………….….......5

4. Опция "ЭЦП и шифрование"……………………………………………….….7

5. Функции системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота……………………………………………………………….11

6. Эффективность системы "ДЕЛО"…………………………………………...16

7. Системы семейства «ДЕЛО»………………………………………………...19

Заключение……………………………………………………………………...22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В настоящее время стал абсолютно очевидным тот факт, что успех бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами.

Для документооборота современного бизнеса характерно большое разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. «Бумажный» документооборот сегодня становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведёт к увеличению расходов и снижает общую эффективность предприятия.

В данной работе будет рассмотрена автоматизированная система делопроизводства «Дело».

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1000 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 100 000. Обладает «Сертификатом Наивысшего Качества».

 

1. Общие сведения о системе «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО» – тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.

Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»)

Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.

Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

2. Преимущества

 

Для руководителей различных уровней:

быстрый поиск документов;

отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

сокращение сроков подготовки и согласования документов;

удобная работа над проектами документов;

получение сводных отчетов и журналов;

возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

отслеживание хода исполнения резолюций;

удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

формирование отчетности.

 

3. Основные функции системы "Дело"

 

Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами

Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.

Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.

Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.

Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.

Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.

Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.

Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.

Работа с внутренними документами организации

Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:

создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа;

изменение проекта с хранением предыдущих версий;

согласование и утверждение проекта документа;

регистрация документа, созданного на основе проекта.

Формирование поручений по документам;

Управление прохождением документов с множеством решений. Весь документ в целом и каждый из его пунктов могут иметь собственные иерархические деревья резолюций, каждая из них со своими исполнителями и контролерами.

Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.

Контроль прохождения и исполнения документов. Реализована ролевая функция контролера - возможность делегирования функции контроля документов, пунктов и резолюций лицам или подразделениям, определенным в качестве контролеров или контрольных служб.

Управление доступом к документам.

Создание и хранение шаблонов документов.

Обеспечение информационной безопасности

Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.

Протоколирование действий пользователей.

Использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрование.

Возможности «ДЕЛО-WEB»

Возможности работы через Web стали максимально приближены к функционалу системы «ДЕЛО» в локальной сети. Сотрудники удаленного филиала - при наличии Web-доступа - становятся равноправными участниками документооборота всего предприятия. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса, имеют возможность участвовать в принятии, исполнении и контроле решений.

Регистрация документов с автоматическим заполнением некоторых полей РК;

Регистрация связанных документов;

Заверение прикрепленных к РК файлов, ЭЦП, а также проверка ЭЦП прикрепленных файлов;

Вынесение резолюций по документу, контроль исполнения

Согласование и подписание проектов документов

Заверение ЭЦП файлов, прикрепленных к РК проектов документов, а также проверка их ЭЦП.

Поиск документов и резолюций по значениям их реквизитов;

Получение отчетности о внутреннем и внешнем документообороте.

 

4. Опция "ЭЦП и шифрование"

 

В деятельности современных организаций наблюдается устойчивая тенденция к внедрению безбумажных технологий обработки информации.

Документы организации создаются, обрабатываются и пересылаются в электронном виде. Входящие документы зачастую также переводятся в электронную форму средствами сканирования и распознавания текста, либо поступают уже в электронном виде.

Электронный документооборот существенно повышает эффективность работы управленческого и производственного персонала: ускоряет процессы подготовки, согласования, визирования и утверждения документов, упрощает процедуры поиска и обработки документов, обмена ими как внутри организации, так и с внешними корреспондентами / адресатами. Кроме этого, происходит значительное сокращение потребления бумаги и расходных материалов, снижаются потребности в копировально - множительной технике и в обслуживающем ее персонале.

Применение электронного представления документов требует адекватного средства удостоверения информации, содержащейся в документе. Таким средством является электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог традиционного рукописного заверения бумажного документа (подписи).

В отличие от обычной подписи, ЭЦП не только удостоверяет личность человека, подписавшего документ, но и гарантирует, что в документ после его подписания не были внесены никакие изменения.

Регистрируя входящие документы, сотрудник может ставить свою ЭЦП на файл документа, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами документов, исходящими и внутренними документами организации, ЭЦП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации и отправке документа адресату.

Для использования электронной цифровой подписи в системе «ДЕЛО» предусмотрена специальная опция «ЭЦП и шифрование».

Опция позволяет подписывать цифровым способом документы, хранящиеся и обрабатываемые в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО». При необходимости, документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования, визирования и утверждения документов.

Любой сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достоверную информацию о подписях - кто и когда подписал данный документ, а также может проверить подлинность каждой подписи и убедиться, что после подписания документ не был отредактирован. Процедура проверки цифровой подписи предельно проста – достаточно один раз «щелкнуть» мышкой.

Опция "ЭЦП и шифрование" также предоставляет возможность подписывать и шифровать документы, отправляемые по электронной почте внешним адресатам: филиалам, дочерним организациям, клиентам или партнерам. Шифрование сообщений, передаваемых по внешним каналам связи, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа – прочтения, искажения либо подмены.

В том случае, если система «ДЕЛО» установлена у всех участников обмена информацией, вместе с документами передаются и цифровые подписи наложенные на документ. Таким образом, пользователи корпоративной системы получают возможность подписывать и распространять по всей территориально-распределенной организации подписанные документы. При этом, например, проверка подписи президента корпорации в удаленном филиале выполняется точно так же, как и проверка подписи сотрудника филиала – один «щелчок» мышкой.

Технология работы с опцией "ЭЦП и шифрование".

Для каждого пользователя системы «ДЕЛО», обладающего правом подписи, формируется ключ, состоящий из двух частей: секретной и открытой.

Секретный ключ записывается на носитель: электронную таблетку Touch Memory или электронный ключ EToken, передаваемый лично пользователю. Секретный ключ может быть дополнительно защищен паролем пользователя (на случай потери носителя).

Секретный ключ используется для подписания документов и для дешифрации сообщений, отправляемых пользователем по электронной почте. Чтобы подписать файл документа или сообщение, пользователю достаточно поместить носитель секретного ключа в считывающее устройство компьютера и «щелкнуть» мышкой по кнопке «Подписать».

На основании открытого ключа формируется сертификат открытого ключа. Сертификат открытого ключа используется для проверки подлинности ЭЦП.

Создание секретных ключей пользователей и их сертификатов осуществляются администратором Центра управления ключевой системой (ЦУКС), представляющего собой комплекс программного обеспечения и устройства записи / чтения носителей ключей, входящий в комплект поставки опции.

ЦУКС является корпоративными центром управления ключевой системой, его деятельность распространяется только на собственную организацию, филиалы и дочерние организации. При необходимости, сертификаты, выданные ЦУКС, могут быть подписаны и вышестоящим Удостоверяющим Центром. ЦУКС функционирует на автономном компьютере, в целях безопасности не подключенном ни к какой линии связи.

Администрирование ЦУКС не требует специальной подготовки. Вся необходимая информация представлена в документации системы ДЕЛО.

Варианты поставки и инсталляции опции "ЭЦП и шифрование".