Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Характеристика  персонала организации

Общая численность персонала предприятия составляет 2800 человек.

Из них - 224 женщины, остальные – мужчины.

Схема 3 – Состав персонала по полу

Таким образом, на предприятии работает 8% женщин и 92% мужчин.

В организации работают 1600 человек – в возрасте 45-60 лет, 1000 человек – в возрасте от 22-27 лет, 200 человек – в возрасте  20-30 лет.

Схема 4 – Состав персонала по возрасту

Итак, 57% сотрудников предприятия – в возрасте от 45-60 лет, 36% сотрудников - 22-27 лет, 7% сотрудников - 20-30 лет.

Схема 5 – Состав персонала по уровню образования

 

 

70% персонала имеют высшее  образование, 30% имеют среднее техническое.

Схема 6 – Состав персонала по стажу работы на предприятии

44% сотрудника имеют стаж  работы на предприятии 7-8 лет, 30% имеют  стаж работы на предприятии 5-7 лет, 26% имеют стаж 0-5 лет.

Схема 7 – Состав персонала по общему стажу работы

 

57% имеют общий стаж  работы 20-40 лет, 36% имеют общий стаж 2-8 лет, 7% имеют общий стаж 10-15 лет

 

 

 

 

2.4 Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

 Общие положения  организации документооборота и  делопроизводства

Документооборот и делопроизводство в исполнительном аппарате и филиалах Общества осуществляется в едином информационном пространстве – АСУД (Автоматизированная система управленческого документооборота, используемая в исполнительном аппарате, филиалах и ДЗО ОАО «ФСК ЕЭС»).

Автоматизированная система управленческого документооборота (АСУД) входит в состав приоритетного комплекса КИСУ ОАО «ФСК ЕЭС» и предназначена для комплексной автоматизации служб документационного обеспечения управления ОАО «ФСК ЕЭС» (включая филиалы ФСК ЕЭС – МЭС) в части обработки управленческой документации, а именно процессов создания, согласования, утверждения, регистрации, хранения и рассылки управленческих документов, а также контроля исполнения связанных с ними резолюций и поручений. При этом под управленческими документами понимаются входящие, исходящие, внутренние распорядительные и внутренние информационно-справочные документы.

По видам автоматизированных комплексов система относится к многофункциональным программно-техническим комплексам для автоматизации управления деловыми процессами в условиях распределенного использования информации разными специалистами.

В настоящее время АСУД ФСК ЕЭС позволяет обрабатывать следующие виды документов:

• Внутренние распорядительные документы уровня Компании (приказы, распоряжения, поручения, протоколы совещаний);
• Внутренние распорядительные документы уровня подразделений (указания);
• Приказы о командировании;
• Входящая корреспонденция уровня Компании и подразделений;
• Внешняя исходящая корреспонденция уровня Компании и подразделений;
• Внутренняя исходящая корреспонденция уровня подразделений.

 

Выполняемые функции

Основные функции, реализованные в АСУД, перечислены ниже.

1. Создание документов (см. глава 3. «Разработка документов в АСУД»). В АСУД можно создавать документы одним из следующих способов:
• с помощью хранимых в АСУД шаблонов с использованием традиционных офисных приложений, вызываемых непосредственно из системы;
• путем импорта в систему документов, подготовленных традиционными офисными приложениями, в т.ч. путем сканирования;
• “с нуля” – т.е., создание документов произвольной формы с использованием традиционных офисных приложений, вызываемых непосредственно из системы.
2. Коллективная разработка документов (рецензирование). На стадии разработки документа обеспечиваются следующие функциональные возможности, связанные с рецензированием документов:

• формирование списка рецензентов черновика;
• ввод в систему замечаний от рецензентов;
• ввод в систему версий документа рецензентами;
• ведение пометок об исправлении замечаний.

3. Проверка оформления документов (см. пункт 3.3.5. «Проверка оформления»). Система обеспечивает возможности для делопроизводителя по проверке соответствия документов корпоративным стандартам.

4. Согласование документов (см. пункт 3.1.4. «Заполнение закладок»). Система обеспечивает следующие основные возможности по согласованию документов:

• формирование списка согласующих лиц;
• наложение визы (согласование);
• доработка документа по замечаниям согласующих лиц.

5. Утверждение документов.  Система обеспечивает следующие основные возможности по утверждению документов:

• печать документа на бланке;
• ввод отсканированной копии подписанного документа;
• утверждение с использованием ЭЦП (в будущих версиях АСУД).

6. Регистрация документов. Система обеспечивает основные возможности по регистрации документов:

• автоматическое формирование уникального регистрационного номера по заданным правилам (в зависимости от вида документа);
• автоматическое формирование даты регистрации.

7. Утверждение документов (см. глава 5. «Исполнение контрольных поручений по документам»). Система обеспечивает основные возможности по контролю исполнения документов:

• формирование контрольных поручений по документу;
• контроль исполнения поручений;
• формирование автоматических уведомлений о приближении контрольных сроков по документу.

8. Рассылка внутренних исходящих документов адресатам из Компании (см. пункт 3.1. и пункт 3.2.)

Поддерживающие функции, реализованные в АСУД, перечислены ниже.

1. Поиск документов
2. Поддержка версионности документов
3. Формирование статистических отчетов
4. Формирование задач и уведомлений

 

Работники и руководители структурных подразделений  осуществляют работу с документами в АСУД самостоятельно.

Начальник каждого структурного подразделения назначает делопроизводителей (Специалисты ОУД, работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в отделе, службе), которые обеспечивают проверку оформления и регистрацию документов, а также методологическую и консультационную поддержку работников соответствующего структурного подразделения в части делопроизводства и документооборота в МЭС Урала.

Документооборот руководителей структурных подразделений организуют и обеспечивают делопроизводители структурных подразделений.

Единым центром компетенции в части организации и осуществления выпуска ОРД, протоколов совещаний руководства МЭС Урала (по основной деятельности) и поручений является ОУД.

Выпуск ОРД (приказы, распоряжения) инициируется руководителями МЭС Урала, руководителями структурных подразделений  и руководителями сторонних организаций, в рамках основной деятельности в целях организации и регламентации деятельности структурных подразделений  и филиалов.

Выпуск ОРД (приказы, распоряжения) инициируется руководителями МЭС Урала, руководителями структурных подразделений  и руководителями сторонних организаций, в рамках основной деятельности в целях организации и регламентации деятельности структурных подразделений  и филиалов.

Регламенты, методики, инструкции, положения, порядки, стандарты, планы-графики и т.д. утверждаются в установленном порядке (путем выпуска ОРД). Указанный порядок утверждения позволяет (при наличии сроков) ставить разработанный документ (например: план-график) на централизованный контроль в ОУД, придает документу юридическую силу, а также обеспечивает централизованное оперативное хранение утвержденного документа в АСУД и постоянное хранение в Архиве МЭС Урала.

Согласование проекта ОРД  В МЭС Урала  осуществляется в следующем порядке:

I этап:

 (начальник структурного подразделения - инициатор документа)

II этап:

 Руководители структурных  подразделений, в чью компетенцию  входят решаемые вопросы).

III этап:

Заместитель Генерального директора, курирующий процесс,  в рамках которого осуществляется деятельность)

 

IV этап:

если в тексте документа есть ссылки на конкретные нормы нормативных правовых актов РФ,  если ОРД утверждает Стандарты, Регламенты, Методики, Инструкции, Положения, Порядки и т.д., содержащие необходимость взаимодействия с юридическим отделом, а так же приказы о применении дисциплинарного взыскания или невыплаты премии (установлении премии в меньшем размере)

Юридический отдел – начальник, исполняющий обязанности начальника.

 

Ответственность за организацию и осуществление контроля выполнения требований, установленных Инструкцией по делопроизводству правил и порядка работы с документами, а также представление методологической и консультационной поддержки в части документооборота возлагается на ДДОиК (Работники группы контроля Департамента документационного обеспечения и контроля ОАО «ФСК ЕЭС», осуществляющие контроль исполнения документов (поручений) выданных Председателем Правления или направленных в адрес Председателя Правления, а также в адрес Общества из внешних организаций.).

 

Работники МЭС Урала разработчики (исполнители) документов несут персональную ответственность за:

- формирование исходящих  документов в соответствии с  требованиями раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

- сохранность документов. В случае утраты документов  работник обязан немедленно сообщить  об этом факте своему непосредственному  руководителю, который назначает  служебное расследование;

- разработку (подготовку) проекта  исходящего документа в сроки, необходимые для согласования, подписания, регистрации и доставки документа  до адресата;

- своевременное представление  подписанных документов для отправки  почтой или курьером в соответствии  с требованиями, установленными  
пп. 3.1, 3.4, 3.8 раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

- качественную подготовку  проекта исходящего документа. Размещение  в АСУД проектов документов  без предварительной проработки  сутевых (спорных) вопросов с заинтересованными  структурными подразделениями запрещено;

- обеспечение согласования  проекта документа в соответствии  с требованиями, установленными  п. 2.16 раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

- размещение проекта  исходящего документа в АСУД, с обязательным заполнением закладок  и полей, предусмотренных в системе  для осуществления полного жизненного  цикла обработки документа (обязательно  заполняются поля, отмеченные в  системе знаком «*», а также  необходимо заполнение следующих  атрибутов (закладок):

· проверяющие оформление (рецензенты - работники Группы экспедиции / делопроизводители/секретари-референты в зависимости от подписывающего лица);

· адресат (внешний/внутренний адресат);

· подписывающее лицо.

- отправку документа  в сторонние организации по  факсу или электронной почте, а также подготовку документа  для отправки почтой или курьером  в соответствии с требованиями, установленными п. 3. раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

 

Работники ОУД несут персональную ответственность за:

 

- своевременное, качественное (полное) рецензирование текста исходящего документа в системе и своевременное направление инициатору документа замечаний (предложений);

- прием, регистрацию в АСУД входящей корреспонденции и направление в адрес указанных руководителей

- проведение проверки комплектности материалов к входящему/ исходящему документу;

- проверку соответствия проекта исходящего документа требованиям раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;