Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

• в последнем пункте проекта ОРД в обязательном порядке указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением ОРД.

Пример оформления проекта ОРД представлен в приложениях 1, 2 к разделу II настоящей Инструкции по делопроизводству.

2.1.10. В проекте  ОРД в обязательном порядке  указывается следующая информация: список рассылки документа, инициатор  выпуска ОРД, непосредственный исполнитель (Ф.И.О.) по документу и его контактный  телефон. Указанная информация печатается  на лицевой стороне последнего  листа проекта документа.

2.1.11. При  формировании в проектах ОРД  поручений необходимо учитывать  следующую схему:

- при указании ответственных за  исполнение поручения, если ставится  «,» либо «и», то ответственность  за исполнение поручения между  всеми перечисленными исполнителями  будет равнозначна;

- при указании ответственных за  исполнение поручения, если прописывается  слово «совместно», то ответственность  за исполнение поручения будет  возложена на первого в списке исполнителей.

2.1.12. Контрольный  срок исполнения поручений, указываемый  в проектах ОРД должен учитывать  время, необходимое на согласование, подписание, регистрацию и рассылку  документа, а также соответствовать  реальному времени, необходимому  на качественное исполнение поручения  и представление результатов (отчета) об итогах исполнения.

2.1.13. Категорически запрещено в проектах  документов формировать поручения (дублировать) ранее уже выданные  в рамках других ОРД и документах, отражающих управленческие решения, в т.ч. с новыми сроками исполнения.

2.1.14. При  формировании в проектах ОРД  поручений, содержащих задания «подготовить», «сформировать», «разработать», «утвердить»  и т.д. какой-либо документ (регламент, методику, инструкцию, положение, порядок, стандарт, план-график, концепцию, техзадание  и т.д.) необходимо указывать, что  будет являться итогом исполнения  поручения (что исполнитель(-ли) должен(ны) сделать с разработанным документом).

Регламенты, методики, инструкции, положения, порядки, стандарты, планы-графики и т.д. утверждаются в установленном порядке (путем выпуска ОРД). Указанный порядок утверждения позволяет (при наличии сроков) ставить разработанный документ (например: план-график) на централизованный контроль в ОУД, придает документу юридическую силу, а также обеспечивает централизованное оперативное хранение утвержденного документа в АСУД и постоянное хранение в Архиве МЭС Урала.

2.1.15. Размещение  проекта приказа/распоряжения в  АСУД осуществляется посредством  импорта/создания документа в  системе (через файл - импорт/создать - приказ/распоряжение) при условии  обязательного заполнения следующих  полей (атрибутов, закладок) карточки  документа:

- краткое  содержание;

- лица, осуществляющие  проверку оформления проекта  документа: за подписью Председателя Правления, заместителей Председателя Правления необходимо выбирать работников всего Отдела ОРД ОАО «ФСК ЕЭС»; за подписью генерального директора и заместителей МЭС Урала сотрудника ОУД

- этапы согласования;

- подписывающее  лицо.

2.1.16. Наименование  приложения ОРД должно соответствовать  наименованию, указанному в тексте  ОРД.

2.1.17. При  ссылках в проектах документов  на ОРД Общества, нормативно-правовые  и законодательные акты Российской  Федерации, отраслевые инструкции  и т.д. в обязательном порядке  должны указываться реквизиты  документа (дата регистрации, номер  и наименование).

 

Ссылка в тексте на незарегистрированные документы (проекты) запрещена.

 

2.2. Проверка оформления  проекта ОРД

2.2.1. Проверка оформления проекта  ОРД осуществляется ОУД на первом этапе обработки документа после его размещения инициатором в АСУД.

2.2.2. ОУД осуществляет:

• рецензирование текста документа в АСУД (на предмет выявления орфографических и пунктуационных ошибок) путем внесения изменений в текст документа в режиме «правка» или, при необходимости, путем внесения комментариев, в т.ч. на соответствие проекта документа требованиям раздела II настоящей Инструкции по делопроизводству;
• проверку корректности ссылок на документы в распорядительной части проекта ОРД и наличие приложений;
• проверку сформированных этапов согласования проекта документа.

Работники ОУД имеют право давать рекомендации по составу согласующих лиц путем добавления комментариев в карточку документа или корректировать карточку документа (состав согласующих лиц).

Ответственность за формирование окончательного состава согласующих лиц по проекту ОРД возлагается на инициатора выпуска документа.

• направление (отклонение) проекта документа на доработку инициатору документа;
• направление проекта документа на согласование (при условии устранения инициатором всех высказанных замечаний).

2.2.3. На согласование документ  направляется ОУД только при отсутствии или снятии разногласий на этапе проверки оформления.

 

 

2.3. Согласование проекта  ОРД

 

2.3.1. Задание согласование приходит  в АСУД одновременно всем руководителям, указанным в рамках одного  этапа.

2.3.2. Срок согласования проекта  ОРД - восемь рабочих часов3 с момента получения задания «Согласование» в АСУД.

2.3.3. В случае несоблюдения сроков  согласования проект документа (задание) переходит автоматически на следующий  этап согласования и данному  этапу согласования (согласованию  руководителя) присваивается статус - «Согласовано по умолчанию».

2.3.4. Статус «Согласовано  по умолчанию» в качестве визы  на проектах ОРД не принимается. В случае согласования «по  умолчанию» инициатор документа  обязан разместить сканированную  визу руководителя, полученную на  бумажном носителе, на закладке  «Связанные документы» проекта  ОРД и сделать соответствующую  отметку о наличии визы на  закладке «Комментарии».

2.3.5. Согласование  проекта ОРД ОАО «ФСК ЕЭС» (приказ, распоряжение) осуществляется в следующем составе и порядке:

 

I этап:

руководитель(-ли) структурного подразделения - инициатор(-ры) выпуска ОРД

II этап:

Все руководители, которым в проекте ОРД выдаются поручения (за исключением руководителей филиалов ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС и в случае формирования поручений в адрес всех руководителей структурных подразделений)

III этап:

Директор(-а), курирующий(-щие) по функциональной принадлежности, инициатора(-ов) выпуска ОРД и лиц, которым выдаются в проекте ОРД поручения

IV этап:

Заместитель(-ли) Председателя Правления, курирующий(-щие) функциональные направления деятельности, отражаемые в проекте ОРД

V этап:

Первый заместитель Председателя Правления, курирующий по функциональной принадлежности Блок инициатора выпуска ОРД

VI этап:

Директор по правовому обеспечению - начальник Департамента правового обеспечения/Первый заместитель начальника Департамента правового обеспечения

 

2.3.6. Согласование проекта ОРД В МЭС Урала осуществляется в следующем порядке:

I этап:

 (начальник структурного подразделения - инициатор документа)

II этап:

 Руководители  структурных подразделений, в чью  компетенцию входят решаемые  вопросы).

III этап:

Заместитель Генерального директора, курирующий процесс,  в рамках которого осуществляется деятельность)

 

IV этап:

если в тексте документа есть ссылки на конкретные нормы нормативных правовых актов РФ,  если ОРД утверждает Стандарты, Регламенты, Методики, Инструкции, Положения, Порядки и т.д., содержащие необходимость взаимодействия с юридическим отделом, а так же приказы о применении дисциплинарного взыскания или невыплаты премии (установлении премии в меньшем размере)

Юридический отдел – начальник, исполняющий обязанности начальника.

 

 

2.3.7. Руководителя Общества, МЭС Урала подписывающего проект ОРД, на согласование ставить запрещено.

 

2.3.8. Рекомендуется предварительно (до размещения в АСУД) проработать  в проекте ОРД сутевые (спорные) вопросы с заинтересованными  структурными подразделениями исполнительного  аппарата и МЭС Урала руководителями Общества.

2.3.9. Резолюции руководителей  Общества, выданные в рамках писем  в АСУД, в качестве визы на  проектах ОРД не принимаются.

2.3.10. В случае  выпуска ОРД о создании рабочей  группы (комиссии, комитета и т.д.) проект ОРД должен быть согласован  руководителем структурного подразделения, курирующим Директором, Заместителем  Председателя Правления и Первым  заместителем Председателя Правления, по функциональной принадлежности  являющимися вышестоящим по отношению  к включаемому в состав рабочей  группы (комиссии) участнику.

2.3.11. Согласующее лицо в рамках  своего этапа согласования имеет  право:

- согласовать проект документа. Указанное действие доступно, если  согласующий не внес исправлений  в документ или комментарии  к документу;

- направить проект документа  на дополнительное согласование  в пределах своего Блока либо  структурного подразделения. Дополнительное  согласование осуществляется в  пределах основного срока - восемь  рабочих часов4 с момента получения задания «Согласование» в АСУД;

- согласовать проект документа  с замечаниями. Указанное действие  доступно при внесении исправлений  в текст документа и записи  в хранилище АСУД, а также внесении  комментариев к документу и  завершении операции по несогласованию, используя в АСУД опцию «Не  согласовано» или «Согласовано  с замечаниями». Статус «Согласовано  с замечаниями» приравнивается  к статусу «Не согласовано». Задача  по согласованию автоматически  снимается с текущего этапа  согласования. Документу присваивается  статус «На доработке»; 

- не согласовать проект документа. Указанное действие доступно  при отказе согласующего лица  в согласовании. Согласующее лицо  обязано внести комментарии о  причинах отказа согласования  или разместить замечания на  закладе «Связанные документы». Запись версии в хранилище  не обязательна.

2.3.12. Инициатор документа имеет  право:

• после получения замечаний от согласующего лица устранить все замечания и отправить документ на повторное согласование всем лицам с 1 этапа или на повторное согласование только тем лицам, которые не согласовали проект документа (согласовали с замечаниями), либо направить на следующий этап согласования - в этом случае необходимо учитывать следующее:

- Отделу ОРД запрещено  передавать на подпись проект  ОРД в случае, если существуют  сутевые разногласия между согласующим(-и) лицом(-ами), которые инициатором  ОРД не оформленные протоколом  разногласий либо служебной запиской  в адрес подписывающего лица  с указанием существующих разногласий;

- ответственность за качественную  проработку проекта документа  несет инициатор выпуска ОРД.

При выявлении фактов некачественной подготовки проекта ОРД (в т.ч., нарушения порядка согласования, указанного в пп. 2.3.5, 2.3.6, 2.3.10 раздела II настоящей Инструкции по делопроизводству) после регистрации документа - инициатор выпуска проекта ОРД несет персональную ответственность.

• одобрять предоставление дополнительного времени на согласование проекта документа (перенос срока согласования) при обращении согласующего лица в течение 8 рабочих часов с момента получения задания «Согласование» в АСУД;
• принять/не принять и отклонить поступающие замечания и дополнения, не пересогласовывая проект ОРД;
• инициировать созыв согласительной комиссии по проекту ОРД под руководством курирующего Директора, Заместителя Председателя Правления или Первого заместителя Председателя Правления.

 

2.4. Подписание, регистрация  и рассылка ОРД на ознакомление

2.4.1. После окончания процесса  согласования проект ОРД поступает  в Отдел ОРД для печати на  бланке, передачи подписывающему  лицу, регистрации после подписания  и рассылки в АСУД согласно  сформированному инициатором списку  рассылки.

2.4.2. ОРД печатаются на бланках  установленной формы и подписываются  руководителем Общества или заместителем  руководителя Общества в соответствии  с возложенными полномочиями  или лицами согласно выданным  доверенностям.

2.4.3. В рамках указанного этапа  Отдел ОРД осуществляет:

• проверку наличия виз согласующих лиц;
• проверку сроков исполнения поручений, указанных в проекте ОРД, до момента его подписания, так как при регистрации документа запрещается проставлять сроки исполнения поручений, предшествующие или совпадающие с датой регистрации;
• проверку комплектности материалов;
• печать документа на бланке;
• направление в АСУД на доработку документа инициатору в случае его отклонения руководителем организации, являющимся подписывающим лицом. Замечания подписывающего лица заносятся в форме комментария в карточке документа, размещаются в сканированном формате в связанных документах или передаются инициатору на бумажном носителе.