Учет денежных средств

В соответствии с  Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации  производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и т. п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами, на это уполномоченными).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным  кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т. п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Для учета  и контроля расчетов с работниками  организации по выданным им под отчет  суммам на хозяйственно-операционные расходы предназначен счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами". В учете  выдача наличных денежных средств под  отчет, а также возмещение перерасхода  по авансовому отчету отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее 3 дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесен сотрудником в кассу организации.

Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  ему авансу.

Представленные подотчетными лицами авансовые отчеты об израсходованных  суммах и приложенные к ним  оправдательные документы в бухгалтерии  подвергаются счетной проверке, а  также проверке по существу. При  этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.

Сотрудники  организации, уполномоченные производить  закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет, должны быть заранее  ознакомлены с нормативными ограничениями  налично-денежного обращения, а также  с требованиями, предъявляемыми к  документальному оформлению таких  операций.

 

Документальное  оформление покупок за наличный расчет у юридических лиц в розничной  торговле

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а  покупатель вправе потребовать у  продавца два документа - кассовый чек  и товарный чек (или накладную).

При этом кассовый чек в  соответствии с постановлением Правительства  РФ от 29 июля 1996 г. № 914 должен содержать  следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• номер кассового аппарата;
• номер и дату выдачи чека;
• стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость.

Вместо кассового  чека возможна выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином РФ.

Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ "О бухгалтерском  учёте" должен содержать следующие  реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа "канцтовары", "хозтовары" и т. п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

Согласно Инструкции Государственной налоговой службы РФ № 39 от 11 октября 1995 г. "О порядке  исчисления и уплаты налога на добавленную  стоимость" (в редакции последующих  изменений и дополнений) суммы  налога на добавленную стоимость  по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачету у покупателя не принимаются и расчетным путем не выделяются.

Единственное  исключение - приобретение горюче-смазочных  материалов за наличный расчет по чекам  АЗС, при этом НДС выделяется по расчетной  ставке 13,79% от стоимости приобретенных  материалов.

В бухгалтерском  учете организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 10 (12, 20, 25, 26, 43, 44 …) Кредит 50 (71).

При этом документы на приобретение за наличный расчет канцелярских принадлежностей, хозяйственных материалов и других материальных ценностей должны быть сопоставлены со складскими документами на оприходование и (или) последующее списание в расход (передачу в эксплуатацию) этих ценностей.

Бухгалтеру важно обратить внимание на обоснованность записей  по кредиту счетов 50, 71 в корреспонденции со счетами учета затрат (издержек обращения). Такие записи не могут быть сделаны лишь на основании документов продавца (кассовых и товарных чеков), подтверждающих приобретение материальных ценностей (работ, услуг), без дополнительных документов, составленных организацией-покупателем (или при ее участии) и подтверждающих использование приобретенного в процессе собственного производства.

Такими дополнительными  документами могут быть ведомости  списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию приобретенных МБП, акты приемки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т. п.

 

Документальное  оформление покупок за наличный расчет  у юридических лиц (кроме розничной  торговли)

Прежде всего необходимо отметить, что согласно Инструкции Государственной налоговой службы РФ .№ 39 от 11 октября 1995 г. "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость" (в редакции последующих изменений и дополнений) при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет (только в пределах установленных лимитов) у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, налог на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном порядке.

Процесс приобретения за наличный расчет материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и  иных организаций - юридических лиц (кроме розничной торговли общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов (в любой временной последовательности), каждый из которых оформляется соответствующим документом.

Перечислим эти этапы:

1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т. п., оформляемых в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приемки, составляемом в дополнение к соответствующему договору.
2. Внесение наличных денег по заключенному договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по типовой межведомственной форме КО-1. Покупателю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Иногда  организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключенным  договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчетных лиц - инкассаторов, действующих на основании  надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

В бухгалтерском учете организации-покупателя данные операции отражаются проводками:

Дебет 60 Кредит 50 (71).

3. Не позднее 10 дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счет-фактуру, выписанный по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. .№ 914 "Об утверждении порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

Такой порядок действует начиная с 1 января 1997 года.

В счете-фактуре  должны быть указаны:

• порядковый номер счета-фактуры;
• наименование и регистрационный номер поставщика товара (работы, услуги);
• наименование получателя товара (работы, услуги);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• сумма налога на добавленную стоимость;
• дата представления счета-фактуры.

В соответствии с  письмом Минфина РФ и Госналогслужбы РФ от 25 декабря 1996 г. .№ 109, ВЗ-6-03/890 в  целях создания благоприятных условий  налогоплательщикам для перехода к  новому порядку расчетов по налогу на добавленную стоимость на основе счетов-фактур, в качестве временной меры и впредь до особых указаний, допускается при составлении счетов-фактур поставщиками незаполнение отдельных реквизитов счетов-фактур (в частности, кодов ОКОНХ,

ОКПО и ОКДП).

Счет-фактура подписывается  руководителем и главным бухгалтером  поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации. При получении  товаров (работ, услуг) счет-фактура  подписывается покупателем или его уполномоченным представителем.

Надлежаще оформленный счет-фактура  является основанием для зачета (возмещения) покупателю налога на добавленную стоимость в порядке, установленном федеральным законом.

При получении накладной  на отпуск материальных ценностей (или  акта сдачи-приемки выполненных работ, услуг) и счета-фактуры в бухгалтерском учете организации-покупателя производятся записи:

Дебет 10 (12, 20, 25, 26, 41, 43, 44 …) Кредит 60 - на сумму приобретенных товаров (работ, услуг) без НДС;

Дебет 19 Кредит 60 - на сумму НДС, выделенного в счете-фактуре и расчетном документе.

 

Документальное  оформление покупок за наличный расчет у физических лиц и граждан-предпринимателей

Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются  договорами купли-продажи личного  имущества с указанием паспортных и иных данных гражданина (включая  адрес его постоянного местожительства), необходимых для представления сведений о его доходах и удержанных в необходимых случаях суммах подоходного налога в налоговую инспекцию по форме согласно приложению 3 к Инструкции Госналогслужбы РФ от 29 июня 1995 г. № 35 "По применению Закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц".

При исчислении налога с доходов  физических лиц, не являющихся предпринимателями, полученных от продажи имущества, принадлежащего этим физическим лицам на праве собственности, следует учитывать исключение из налогооблагаемого дохода сумм в пределах, указанных в подпункте "т" пункта 1 статьи 3 Закона РФ от 7 декабря 1991 г. .№ 1998-1 "О подоходном налоге с физических лиц" (в 1996 году в общем случае - тысячекратный размер минимальной месячной оплаты труда, а при продаже гражданами квартир, жилых домов, дач, садовых домиков, земельных участков, паев, долей - пяти-тысячекратный размер минимальной месячной оплаты труда).

Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Дело в том, что получение  от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему Закону РФ "О подоходном налоге с физических лиц" не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

Сведения, которые должна представить организация-покупатель (по форме согласно приложению 3 к Инструкции Госналогслужбы РФ от 29 июня 1995 г. №35), включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.

Суммы, израсходованные  сотрудником в нарушение требований, предъявляемых законом, а также  суммы по ненадлежаще оформленным документам не могут быть приняты к зачету и должны быть возмещены подотчетным лицом в кассу организации.

 

Взнос наличными  на расчетный счет

В поисках стабильности предприятия  открывают новые расчетные счета  в наиболее устойчивых банках. Но вот расчетный счет открыт, в прежний банк сдано платежное поручение о переводе остатков средств со счета. Судя по банковской выписке, деньги со счета списаны. Но на новый счет они могут поступить с большим опозданием, а текущие платежи необходимо проводить. Учредитель - физическое лицо - предлагает внести необходимую сумму наличными.