Учет, анализ и контроль расчетов с поставщиками и подрядчиками

При размещении заказов  на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг путем проведения торгов предмет заказа может разбиваться на лоты, и участник размещения заказа может подать заявку на участие в конкурсе или аукционе в отношении определенного лота. По каждому лоту заключается отдельный государственный или муниципальный контракт [7].

Бюджетная организация  при размещении заказа на поставку товаров (выполнения работ, оказания услуг) должна вместе с извещением опубликовать проект государственного (муниципального) контракта, для того чтобы потенциальные участники могли заранее ознакомиться с его условиями и определить для себя возможность дальнейшего его исполнения. Если заказчик не опубликует заранее проект контракта, то размещенный заказ может быть признан недействительным.

Продукция, поставляемая по государственному или муниципальному контракту, должна соответствовать обязательным требованиям государственных стандартов и особым условиям, устанавливаемым этим контрактом. К обязательным относятся требования к качеству продукции, обеспечивающие ее безопасность для жизни и здоровья населения, охрану окружающей среды, совместимость и взаимозаменяемость продукции. Поставляемая продукция, подлежащая в соответствии с законодательством РФ обязательной сертификации, должна иметь сертификат и знак соответствия, выданные или признанные уполномоченным на то органом. Для проверки соответствия качества поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг требованиям, установленным государственным или муниципальным контрактом, заказчик вправе привлекать независимых экспертов.

Цена государственного или муниципального контракта не может изменяться в ходе его исполнения, за исключением некоторых случаев, указанных в Федеральном законе № 94-ФЗ. Если заказ размещается на выполнение работ по строительству (реконструкции, капитальному ремонту объектов капитального строительства), то начальная (максимальная) цена контракта определяется на весь срок выполнения таких работ. Она устанавливается исходя из их цены в течение соответствующих лет планируемого периода исполнения контракта.

Государственный заказчик, если это предусмотрено конкурсной документацией, по согласованию с поставщиком в ходе исполнения контракта вправе изменить не более чем на десять процентов установленные в контракте количество товаров, объем работ, услуг, в случае изменения потребностей муниципального заказчика или в случае, когда появляется потребность в других работах или услугах, которые не предусмотрены контрактом. При этом в случае поставки дополнительного количества товаров, выполнения дополнительного объема работ, оказания дополнительного объема услуг муниципальный заказчик по согласованию с поставщиком вправе изменить первоначальную цену контракта также не более чем на десять процентов.

В случае, когда контракт заключается по результатам торгов на размещение заказа на поставку товаров для государственных нужд, государственный контракт должен быть заключен не позднее двадцати дней со дня проведения торгов (ч. 4 ст. 528 ГК РФ)[3].

Заказчик вправе требовать  уплаты неустойки (штрафа, пеней) за просрочку выполнения обязательств поставщика (исполнителя, подрядчика). Неустойка начисляется за каждый день просрочки исполнения обязательства, начиная со дня, следующего после установленного контрактом срока его исполнения, в размере не менее 1/300 действующей на день уплаты ставки рефинансирования. В контракте должно быть прописано условие об уплате неустойки.

В случае перемены государственного или муниципального заказчика по контракту права и обязанности заказчика по такому контракту переходят к новому заказчику в том же объеме и на тех же условиях. Расторжение контракта допускается по соглашению сторон или решению суда по основаниям, предусмотренным гражданским законодательством.

В Федеральном Законе № 94-ФЗ [7] предусмотрен ряд норм, которые защищают как интересы государства, так и интересы поставщиков, а также позволяющих расширить возможности заказчика при осуществлении закупок и поставщика для участия его в государственных поставках. В частности, определен регламент проведения совместных конкурсов, а также возможность размещения заказов в электронном виде, что позволяет ускорить процедуру размещения заказа и значительно снизить не только затраты времени, но и издержки на проведение конкурсов. В интересах расширения круга потенциальных поставщиков либерализована посредническая деятельность при закупке и поставке продукции для государственных и муниципальных нужд и сняты ограничения на их участие в конкурсах. К конкурсам допускаются любые поставщики, которые соответствуют квалификационным требованиям заказчика, закрытые конкурсы предусмотрены только в одном случае: для поставок товаров, составляющих государственную тайну. Преференции в размещении заказа предусмотрены учреждениям уголовно-исполнительной системы и организациям инвалидов, а также в размещении заказа путем проведения торгов для субъектов малого предпринимательства.

В качестве защиты интересов  поставщика законом предусмотрены  право и процедура административного  обжалования действий заказчика (организатора конкурса) до обращения в суд и судебного разбирательства. В то же время в интересах государства и государственных заказчиков закон предусматривает формирование реестра недобросовестных поставщиков.

Нарушение предусмотренных Федеральным законом № 94-ФЗ положений о размещении заказа является основанием для признания арбитражным судом недействительным размещения заказа по иску заинтересованного лица или по иску уполномоченных на осуществление контроля в сфере размещения заказов федерального органа исполнительной власти, органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или органа местного самоуправления[7].

Оплата договоров (контрактов) осуществляется в пределах утвержденных лимитов бюджетных обязательств. Оплата должна производиться в соответствии с кодами статей (подстатей) КОСГУ. Согласно п. 3 ст. 219 БК РФ [1] получатель бюджетных средств принимает бюджетные обязательства путем заключения государственных (муниципальных) контрактов, иных договоров с физическими и юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями  либо в соответствии с законом, иным правовым актом или соглашением.

В отношении договоров, исполнение которых осуществляется за счет средств от приносящей доход  деятельности, полученных федеральными учреждениями, статьей 6 Федерального закона от 02.12.2009г. № 308-ФЗ «О федеральном бюджете на 2010 год и на плановый период 2011 и 2012 годов» [8] предусмотрено, что заключение и оплата таких договоров  производится в пределах утвержденных смет доходов и расходов по приносящей доход деятельности в соответствии с генеральными разрешениями (разрешениями).

Следовательно, бюджетные  обязательства должны быть приняты  до совершения сделки (совершения определенной хозяйственной операции) на основании договора, соглашения, заявления на выдачу аванса из кассы бюджетного учреждения и так далее. Накладные, акты, счета-фактуры могут служить только для подтверждения денежных обязательств (подтверждения факта исполнения сделки). Кроме того, принятие бюджетных обязательств в бюджетном учреждении предусматривает сравнение принимаемых обязательств с доведенными по конкретному коду бюджетной классификации лимитами бюджетных обязательств (бюджетными ассигнованиями).

Расчеты с поставщиками и подрядчиками за материальные ценности, работы и услуги являются важным элементом в системе бюджетного учета. Данные расчеты – это наиболее распространенные виды расчетов. Взаимоотношения бюджетного учреждения и его контрагентов (поставщиков, подрядчиков, исполнителей) делятся на два вида:

1. Приобретение бюджетным учреждением товаров, работ и услуг для своей основной бюджетной деятельности. В данном случае все расходы учреждения в пределах установленных в Бюджетной смете лимитов будут оплачиваться за счет бюджетного финансирования. Если расходы бюджетной организации превысили установленные лимиты, организация, либо остается должна поставщику за оказанные работы и услуги (формируется кредиторская задолженность), либо бюджетное учреждение может образовавшуюся кредиторскую задолженность покрыть за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности.

2. Приобретение бюджетным учреждение материальных ценностей, товаров, работ, услуг для ведения предпринимательской деятельности. Так как данные ценности не участвуют в процессе основной (бюджетной) деятельности организации, то и оплата выставленных контрагентами счетов осуществляется только за счет средств от предпринимательской деятельности. Бюджетное финансирование не предусматривает оплату предпринимательских расходов бюджетных учреждений[40].

Часто в договорах  на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг предусмотрены авансовые платежи. Размеры авансовых платежей при заключении договоров (контрактов) на поставку товаров (работ, услуг), подлежащих оплате за счет средств федерального бюджета, а также за счет средств, полученных от оказания платных услуг и иной приносящей доход деятельности, определены постановлением Правительства Российской Федерации от 24.12.2008 г. № 1002 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2010 год и на плановый период 2011 и 2012 годов»[13]. Бюджетное учреждение вправе предусматривать авансовые платежи:

1. В размере до 100 процентов суммы договора (контракта), но не более лимитов бюджетных обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета в соответствующем финансовом году, – по договорам (контрактам) об оказании услуг связи, о подписке на печатные издания и об их приобретении, обучении на курсах повышения квалификации, участии в научных, методических, научно-практических и иных конференциях, о проведении государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий, проведении Всероссийской олимпиады школьников и приобретении авиа- и железнодорожных билетов, билетов для проезда городским и пригородным транспортом и путевок на санаторно-курортное лечение, а также по договорам обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств.

2. В размере до 60 процентов суммы договора (контракта), но не более 60 процентов лимитов бюджетных обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета в соответствующем финансовом году, - по государственным контрактам на оказание услуг по авиационным перевозкам высших должностных лиц органов государственной власти Российской Федерации, иных должностных лиц и представителей официальных делегаций, выполняемым по отдельным решениям Президента Российской Федерации;

3. В размере до 30 процентов суммы договора (контракта), но не более 30 процентов лимитов бюджетных обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета в соответствующем финансовом году, - по остальным договорам (контрактам), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Своевременный финансовый механизм Российской Федерации, в том  числе и бюджетный, невозможен без  системы расчетов. Расчеты классифицируются по своему характеру на группы:

1) внутренние расчеты,  осуществляемые внутри учреждения; это расчеты администрации и персонала, возникающие в процессе экономической, управленческой, научной, учебной, производственной и иной деятельности, с целью осуществления которой создавалось учреждение или организация;

2) внутриведомственные расчеты, осуществляемые между организациями и вышестоящим органом – ведомством, управлением и т.п.;

3) межхозяйственные расчеты,  возникающие между организациями,  учреждениями за поставки товаров, оказание услуг, выполнение работ;

4) одногородние расчеты  – расчеты, осуществляемые внутри  города;

5) иногородние расчеты  – расчеты между организациями,  учреждениями и т.п., находящимися в разных городах;

6) международные расчеты  – производимые между плательщиком  и получателем, находящимся на территориях разных государств[44].

Порядок расчетов за поставленные материальные ценности, выполненные  работы и оказанные услуги определяется условиями заключенного договора.

Бюджетные организации осуществляют расчеты с поставщиками и подрядчиками за поставленные материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги, которые относятся к статьям 220 «Оплата работ, услуг» и группе расходов 300 «Поступление нефинансовых активов» КОСГУ. Согласно приказу Минфина РФ от 25.12.2008 г. № 145н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации» [24] расходы бюджетных учреждений по указанным статьям производятся в соответствии с заключенными договорами (контрактами). Причем сами договорные отношения на поставку материальных ценностей могут быть оформлены не только договором, но и счетом, кассовым чеком и другими документами, подтверждающими факт сделки. Но только в случае, если сумма за поставленные материальные ценности не превышает предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке, установленного Центральным банком России. В настоящее время согласно Указанию Центрального банка России от 20.06.2007 г. № 1843-У предельный размер расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке составляет 100 000 руб [32].

В остальных случаях  приобретение товаров, выполнение работ, оказание услуг осуществляются с помощью размещения государственного заказа, в результате которого заключается контракт.

1.3 Особенности бюджетного  учета расчетов с поставщиками  и подрядчиками

Учет бюджетных обязательств получателей средств федерального бюджета производится на основании Приказа Минфина РФ от 19.09.2008 г. № 98н «О порядке учета бюджетных обязательств получателей средств федерального бюджета» [22]. Орган федерального казначейства (ОФК) принимает к учету бюджетные обязательства, возникающие у получателей в соответствии: