Учет, анализ и контроль расчетов с поставщиками и подрядчиками

1) оценка обеспеченности учреждения финансовыми ресурсами и их использование по целевому назначению;

2) осуществление контроля за соблюдением расчетной дисциплины;

3) характеристика состава и структуры кредиторской и дебиторской задолженности, а также ее изменения;

4) выявление причин финансовых нарушений и образования задолженностей;

5) определение полноты и своевременности применения мер материальной ответственности к нарушителям договорных обязательств;

6) выявление резервов улучшения состояния расчетов и разработка мероприятий по их реализации [35].

В качестве источников информации для анализа расчетных операций с поставщиками и подрядчиками используются:

1) баланс главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (ф. 0503130);

2) отчет об исполнении бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (ф. 0503127);

3) пояснительная записка (ф. 0503160);

4) сведения по дебиторской и кредиторской задолженности (ф. 0503169);

5) журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками либо карточки учета средств и расчетов (ф. 0504051) и другие регистры бюджетного учета (оборотные ведомости, главная книга);

6) первичные учетные документы (договоры с расшифровками, счета-фактуры, акты выполненных работ и другие).

Проводя анализ расчетов с поставщиками и подрядчиками, необходимо руководствоваться определенными принципами.

1. Принцип научности означает, что методология аналитического исследования должна основываться на положениях диалектической теории познания, учитывать требования экономических законов развития деятельности учреждения, использовать достижения научно-технического прогресса.

2. Принцип комплексности исследования требует охвата всех звеньев и всестороннего изучения причинных зависимостей в экономике учреждения.

3. Принцип обеспечения  системного подхода, когда каждый изучаемый объект рассматривается как сложная динамическая система, состоящая из ряда элементов, определенным способом связанных между собой и внешней средой.

4. Принцип объективности. Анализ должен основываться на достоверной, проверенной информации, реально отражающей действительность, а выводы его должны обосновываться точными аналитическими расчетами.

5. Принцип действенности  – это необходимость активного  воздействия анализа на достижение  поставленных целей, своевременного  выявления недостатков, просчетов, упущений в работе, изучения путей повышения эффективности работы. Из этого принципа вытекает необходимость практического использования материалов анализа для управления учреждением.

6. Принцип регулярности  означает, что анализ должен проводиться  планомерно, а не от случая к случаю. Этот принцип предполагает необходимость планирования аналитической работы в учреждении, распределения обязанностей по ее выполнению между исполнителями и контроля за ее проведением.

7. Принцип оперативности  выражается в умении быстро и четко проводить анализ, своевременно выявлять причины отклонения от поставленных целей организации и принимать необходимые корректирующие меры по устранению отрицательного воздействия факторов.

8. Принцип массовости (демократизма) предусматривает участие  в проведении анализа широкого круга работников учреждения, что обеспечивает более полное выявление передового опыта и использование имеющихся внутрихозяйственных резервов.

9. Государственный подход при оценке экономических явлений, процессов, результатов хозяйствования. Иначе говоря, оценивая определенные проявления экономической жизни, нужно учитывать их соответствие государственной экономической политике и законодательству.

10. Принцип эффективности означает, что затраты на проведение анализа должны давать многократный эффект [42].

Виды экономического анализа классифицируются по разным признакам.

По признаку времени анализ подразделяется на предварительный (перспективный) и последующий (ретроспективный).

Предварительный анализ проводится до осуществления хозяйственных  операций. Он необходим для обоснования управленческих решений и плановых заданий, а также для прогнозирования будущего и оценки ожидаемого выполнения плана, предупреждения нежелательных результатов. Последующий (ретроспективный) анализ проводится после совершения хозяйственных актов. Он используется для контроля за выполнением плана, выявления неиспользованных резервов, объективной оценки результатов деятельности учреждения.

Перспективный и ретроспективный  анализы тесно связаны между  собой. Без ретроспективного анализа  невозможно сделать перспективный, а от глубины и качества предварительного анализа на перспективу зависят результаты ретроспективного анализа. Если плановые показатели недостаточно обоснованы и реальны, то последующий анализ выполнения плана теряет смысл и требует предварительной оценки обоснованности плановых показателей.

Ретроспективный анализ в свою очередь делится на оперативный  и итоговый (результативный). Оперативный анализ проводится сразу после совершения хозяйственных операций или изменения ситуации за короткие отрезки времени. Цель его – оперативно выявлять недостатки и воздействовать на хозяйственные процессы. Итоговый (заключительный) анализ проводится за отчетный период времени (месяц, квартал, год). Его ценность в том, что деятельность учреждения изучается комплексно и всесторонне по отчетным данным за соответствующий период. Этим обеспечивается более полная оценка деятельности учреждения по использованию имеющихся возможностей.

Итоговый и оперативный  анализы взаимосвязаны и дополняют  друг друга. Они дают возможность руководству бюджетного учреждения не только оперативно ликвидировать недостатки в процессе функционирования, но и комплексно обобщать результаты деятельности за определенные периоды времени.

По пространственному  признаку можно выделить анализ внутрихозяйственный и межхозяйственный. Внутрихозяйственный анализ проводится в рамках деятельности только исследуемого учреждения. При межхозяйственном анализе сравниваются результаты деятельности двух или более учреждений.  По субъектам (пользователям анализа) различают внутренний и внешний анализ. Внутренний анализ проводится непосредственно в учреждении для нужд оперативного, краткосрочного и долгосрочного управления финансовой деятельностью. Внешний анализ проводится на основание финансовой и статистической отчетности учредителем бюджетной организации.

По кругу исследуемых  вопросов анализ хозяйственно-финансовой деятельности подразделяют на полный и тематический. При полном анализе исследуются все стороны деятельности бюджетной организации без исключения. В нашем случае используется тематический анализ, при котором изучаются только отдельные стороны или показатели работы учреждения: анализ состава и структуры кредиторской и дебиторской задолженности, а также ее изменения.

По методике изучения анализ расчетов с поставщиками и подрядчиками можно классифицировать на сравнительный, факторный, диагностический, экономико-математический и другие.

При сравнительном анализе  обычно проводится сопоставление фактических показателей деятельности с показателями плана текущего года, данными прошлых лет для определения тенденций развития экономических процессов.

Факторный анализ направлен  на выявление величины влияния факторов на прирост и уровень результативных показателей.

Диагностический анализ представляет собой способ установления характера нарушений нормального хода экономических процессов на основе типичных признаков, характерных только для данного нарушения. Знание признака позволяет быстро и довольно точно установить характер нарушений, не производя непосредственных измерений, т.е. без действий, которые требуют дополнительного времени и средств. К примеру, при быстрой оборачиваемости дебиторской задолженности и медленной оборачиваемости кредиторской задолженности последняя полностью покрывает дебиторскую задолженность и сверх того служит источником финансирования других элементов оборотных активов. С этой точки зрения ускорение оборачиваемости дебиторской задолженности и замедление – кредиторской улучшает финансовое состояние организации.

С помощью экономико-математического  анализа выбирается наиболее оптимальный вариант решения экономической задачи, выявляются резервы повышения эффективности деятельности учреждения за счет более полного использования имеющихся ресурсов.

Каждый из названных видов анализа своеобразен по содержанию, организации и методике его проведения [42].

Аналитическую работу в учреждении можно подразделить на несколько этапов. На первом этапе составляется план работы, в котором указывается цель и программа анализа, сроки проведения, исполнители, источники информации. Заранее разрабатываются формы аналитических таблиц и графиков. На втором этапе подбирается исходный материал (данные), проверяется их достоверность и проводится аналитическая обработка (приведение в сопоставимое состояние и т. д.). Наиболее важный этап – третий, в котором выявляют причины, вызвавшие отклонения от плана, уровня предшествующего периода. Для этого определяют круг взаимодействующих факторов и производят их группировку. На основе измерения положительного или отрицательного воздействия отдельных факторов устанавливаются неиспользованные возможности (резервы) улучшения анализируемых показателей деятельности учреждения на определенном участке его работы. Далее обобщают результаты анализа: делают выводы, производят сводный подсчет резервов повышения эффективности работы учреждения, вносят предложения по мобилизации и использованию внутрихозяйственных резервов, устранению выявленных недостатков и закреплению достигнутых успехов. На последнем этапе осуществляется контроль за реализацией результатов анализа и внедрением рекомендованных мероприятий.

Анализ расчетов с поставщиками и подрядчиками, дебиторской и кредиторской задолженности в ГОУ СПО СО «Камышловский гуманитарно-технологический техникум» проводится за период с 2008 по 2010 года по данным сальдово-оборотных ведомостей, балансов исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета, кроме того, использовались сведения по дебиторской и кредиторской задолженности (форма 0503169) на отчетную дату: 01.01.2008, 01.01.2009, 01.01.2010, 01.01.2011 гг. Период анализа 3 года. Шаг исследования – 360 дней (год). Вся изучаемая задолженность КГТТ образовалась по бюджетным средствам. Анализ проводиться на основе данных, отраженных в таблицах №4,5.

Таблица 4 - Перечень основных поставщиков (дебиторы)

Наименование	Дебиторская задолженность на 01.01.2008 г., руб	Дебиторская задолженность на 01.01.2009 г., руб	Дебиторская задолженность на 01.01.2010 г., руб	Дебиторская задолженность на 01.01.2011 г., руб
ИП Куренова Л.А.	-	17665	5052,71	14322
ОАО "Август"	15922,97	-	-	-
ООО «Навигатор»	-	-	5032,16	19743
ООО "Кедр"	-	966,17	-	-
ООО «Уралмедпром»	38667,32	39849,7	49879,84	70347
ОАО «Газпромнефть-Урал»	-	-	8062,15	19,86
ООО "Упалторгсервис"	-	16232	-	-
Итого:	54590,29	74712,87	68026,86	104431,86

 

Таблица 5 - Перечень основных поставщиков (кредиторы)

Наименование	Кредиторская	Кредиторская	Кредиторская	Кредиторская
кредитора	задолженность на 01.01.2008 г., руб	задолженность на 01.01.2009 г., руб	задолженность на 01.01.2010 г., руб	задолженность на 01.01.2011 г., руб
И.П.Лепихин		9033,65		800,00
И.П.Розин				583,70
ООО «КамГорсети»	23478,12			22200,89
ООО «Гидросила»	89444,77	33345,02	167902,27	130441,90
ОАО «Свердловэнергосбыт»				20720,13
ООО «Чистый город»	33626,87
ООО «КамГорсети»				134556,79
ФГУП «Охрана» МВД РФ				8151,89
Филиал ФГУЗ ЦГиЭ СО				5475,20
ГУ ОВО при ОВД			-	2500,00
ЗАО ПФ «СКБ Конур»	22962,01		5216,91	2840,00
МУЗ «Камышловский  ЦРБ»	303,06		2013,66	404,56
И.П.Петрушко М.А.			10532,00	2613,11
Филиал ФГУЗ ЦГиЭ СО		8385,08	8385,08	8385,08
ООО «Исеть Тех Газ»			13962,00	9200,00
ООО «Фактор»		5033,90	52062,00	52062,00
ИП Дорогин Г.В.	64344,93		55843,16	28283,28
И.П.Захарова С.В.			9026,17	2650,62
И.П.Липин В.А.	881,10	881,10	881,10	881,10
Итого:	235040,86	56678,75	325824,35	434673,31