Автоматизированная форма бухгалтерского учета и формы бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства

Записи в регистрах производятся по мере поступления документов либо итогами за месяц в зависимости от характера и содержания операции.

На документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указываются номера соответствующих регистров и порядковые номера записи (номер строки). По документам, данные по которым отражены в регистрах общим итогом, номер регистра и порядковый: номер записи приводятся на отдельном листе, прикрепляемом к сброшюрованным документам. Итоговые записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке сданными первичных документов, на основании которых произведены эти записи6.

Это обеспечивает надлежащий контроль за правильностью учета хозяйственных операций. В тех журналах-ордерах, в которых учетные записи не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других регистров общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам. Итоговые данные по первичным документам используются для проверки полученных в журнале-ордере итогов по отдельным корреспондирующим счетам.

В тех журналах-ордерах, в которых отражаются аналитические данные, записи по ним производятся итогами за месяц. Итоги за месяц устанавливаются подсчетом сумм по соответствующим документам, предварительно сгруппированным в разрезе требующихся аналитических данных.

На всех регистрах указывается название месяца, в котором они заполняются, а в необходимых случаях и наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы-ордера подписываются, кроме того, главным бухгалтером организации или уполномоченным им на то лицом, В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в Главную книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.

Главная книга используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В Главной книге показывается начальное (вступительное) сальдо, текущие обороты и конечное сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.

В Главной книге текущие обороты производятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Журналы-ордера строятся следующим образом:

Журнал-ордер № 1 за май 2010г. по кредиту счета 50 «Касса» в дебет счетов

№ строки	Дата (или за какие числа)	№51	№ 71	№70	…	Итого
1	2.05	50 000	2 000			52 000
2	7.05 и т.д.			300 000		300 000
Итого:		50 000	2 000	300 000		352 000

 

Итоги оборотов за месяц из журналов-ордеров переносятся на счета Главной книги, которая имеет следующую форму:

Главная книга. Счет № 50 «Касса»

Месяц	Обороты по дебету			Оборот по кредиту	Сальдо
	с кр. счета № 51 из журнала-ордера № 2	…	Итого по дебету		Дебет	Кредит
март	400 000		400 000	352 000	48 000

 

Достоинства журнально-ордерной формы:

• совмещение синтетического и аналитического учета по 
  ряду счетов. Например, в журнале-ордере № 6 «Расчеты с 
  поставщиками и подрядчиками», № 7 «Расчеты с подотчетными 
  лицами». Следовательно, в два раза сокращается количество 
  учетных записей, что обеспечивает повышение производительности труда бухгалтеров;
• отчетные показатели получают непосредственно из учетных регистров благодаря компактности показателей в учетных регистрах.

Недостатки журнально-ордерной формы учета:

• она сложна по структуре журналов-ордеров:
• она ориентирована на ручной труд;
• она трудоемка по заполнению некоторых журналов-ордеров.

Глава 2. Автоматизированная форма бухгалтерского учета и формы бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства

2.1 Понятие и сущность автоматизированной формы бухгалтерского учета

С расширением и усложнением хозяйственной деятельности увеличивается объем учетной информации и усложняется обработка ее вручную.

Механизация бухгалтерского учета прошла ряд этапов. В начале вычислительная техника основывалась на электромеханическом принципе, когда использовался комплект перфорационных машин, работающих на перфокартах: перфоратор, сортировка, табулятор.

Затем перфорационная техника стала заменяться вычислительной техникой на электронном принципе действия, т.е. ЭВМ. Эту форму бухгалтерского учета чаще называют машинно-ориентированной, или автоматизированной. Вначале ЭВМ были на электронных лампах и имели очень большие размеры, потом их заменили ЭВМ на транзисторах.

На основе новой технической базы появляются компьютеры, а с изобретением интегральных схем появились мини-ЭВМ и микропроцессоры, которые являлись базой создания персональных электронных вычислительных машин (ПЭВМ).

На их основе в бухгалтериях созданы и создаются так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ бухгалтера).

ПЭВМ обладает большой внутренней и неограниченной внешней машинной памятью, огромной скоростью вычислительных и логических операций, представлением читаемой информации на мониторе (экране) и на бумажных носителях (с помощью печатного устройства - принтера).

Учетная информация вводится в компьютер из первичных документов бухгалтером, а предварительно специалисты-программисты вводят специальные программы для обработки первичных документов и получения готовой отчетности. Программы содержат алгоритмы решения задач и формы необходимых учетных регистров. Программы могут быть функциональными (для каждого участка бухгалтерского учета: учет основных средств, учет материалов и т.д.) и универсальными.

Преимущество автоматизированной формы учета выражается в быстроте, точности и большей логически обоснованной последовательности обработки учетной информации с аналитическим уклоном7.

Основой автоматической формы учета являются данные первичных учетных документов, которые по мере совершения хозяйственной операции вводятся в базу данных бухгалтерской программы.

Обработка учетных данных, их группировка и обобщение производится с помощью бухгалтерской программы непосредственно в компьютере.

В результате систематизации и обобщения учетных данных можно получить практически любую информацию, аналогичную той, которая содержится в обычных учетных регистрах синтетического и аналитического учета.

Применяемый в настоящее время бухгалтерские программы позволяют осуществлять ввод учетных данных, их обработку, хранение, выдачу сводной информации о деятельности организации и др.

При ведении регистров бухгалтерского учета с помощью компьютерных программ должна быть предусмотрена возможность вывода информации, содержащейся в учетных регистрах, на бумажные носители информации (т.е. должна быть предусмотрена их распечатка на принтере).

 

2.2 Формы бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства

         Организация бухгалтерского учета начинается с решения вопроса о форме учета. Здесь решающую роль играет объем перерабатываемой учетной информации. Он, как правило, зависит от величины организации.

Большие возможности для упрощения учета имеют малые предприятия (МП) и организации, перешедшей на упрощенную систему налогообложения.

В вопросах организации бухгалтерского учета малые предприятия должны руководствоваться Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и действующими Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ).

В то же время малым предприятиям предоставлены большие возможности для применения упрощенной формы бухгалтерского учета.

Малые предприятия помимо рассмотренных в предыдущей главе форм бухгалтерского учета могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета согласно Типовым рекомендациям по организации, бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденным приказом Министерства финансов РФ от 21.12.1998 №64н (далее – Типовые рекомендации).

Применение упрощенной формы бухгалтерского учета предусматривает использование малыми предприятиями рабочего Плана счетов, включающего в себя меньшее количество синтетических счетов по сравнению с типовым Планом счетов бухгалтерского учета.

Для малых предприятий Типовыми рекомендациями предлагается использовать рабочий План счетов.

Упрощенная форма бухгалтерского учета для малых предприятий предусматривает использование всего двух видов учетных регистров:

• в виде Книги (журнала) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1 (далее - Книга);
• в виде ведомостей учета по формам № В-1 - № В-9.

Малые предприятия, совершающие незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц), не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов, могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге;

Книга по форме № К-1 является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

Форма Книги (журнала) учета фактов хозяйственной деятельности представлена на следующей странице.

Книга является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них.

Малое предприятие может вести Книгу в виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости используя вкладные листы для учета операций по счетам), или в форме Книги, в которой учет операций ведется весь отчетный год. В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице Книги записывается количество содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета на малом предприятии, а также оттиском печати малого предприятия8.

Книга открывается записями сумм остатков на начало отчетного периода (начало деятельности предприятия) по каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым они имеются. В графе 3 «Содержание операций» записывается месяц, и затем в хронологической последовательности позиционным способом на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйственные операции этого месяца.

При этом суммы по каждой операции, зарегистрированной в Книге по графе «Сумма», отражаются методом двойной записи одновременно по графам «Дебет» и «Кредит» счетов учета соответствующих видов имущества и источников их формирования.

Наряду с Книгой для учета расчетов по оплате труда работников и по уплате налога на доходы физических лиц в бюджет малое предприятие должно вести также ведомость учета заработной платы по форме № В-8.

По окончании месяца в Книге подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов учета средств и их источников, которые должны быть равны итогу средств, показанному по графе 4. После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов по счетам за месяц выводится сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца.