3.Жизненный цикл проекта

 
 

Проекты от начала до завершения проходят определенные временные периоды, называемыми фазами или этапами, причем длительность и содержание временных фаз могут видоизменяться в зависимости от проекта. Жизнь проекта начинается с озвучивания и формализации идеи или выдачи технического задания, назначения руководителя проекта и команды, определения начальных ресурсов, составления плана. Последний уточняется и одобряется руководством. Затем начинается работа по созданию продукта или достижению результата. Параллельно осуществляется контроль, коррекция плана, работа с изменениями. Это продолжается до завершения создания продукта и сдачи результата проекта заказчику. После подписания акта проводятся заключительные работы до формального закрытия проекта. Эта простая последовательность довольно характерна для любого проектного цикла. На каждой фазе требуются различные навыки и от руководителя проекта.

    Жизненный цикл проекта - это промежуток времени между моментом формализации идеи или утверждения технического задания проекта и моментом его закрытия, т. е. от состояния «когда проекта еще нет» до состояния «когда проекта уже нет» (рис. 1). 

    

    Рис. 1 Типовой жизненный цикл проекта 

    Наиболее  крупные временные элементы обычно называют фазами: фаза инициирования  проекта, фаза разработки концепции, фаза планирования проекта, фаза осуществления или реализации проекта и фаза завершения. В свою очередь, каждая из них делится на более мелкие элементы - стадии, этапы, подэтапы и т. д. (необходимо отметить, что определение фазы как наиболее крупного элемента жизненного цикла проекта носит условный характер; в других подходах - это этапы или стадии). Элементами самого нижнего уровня структуризации жизненного цикла являются пакеты работ или работы.

Число элементов  жизненного цикла может меняться, какие-то фазы могут быть очень короткими  и формально исключаться из типового жизненного цикла проекта конкретной компании. Например, если мы рассматриваем строительный проект с точки зрения генерального застройщика, го он начинается уже с технического задания, т. е. инициализация и разработка идеи здесь опущена. В то же время в коммерческих проектах фаза реализации часто захватывает тестирование продукта (или вывод предприятия на полную проектную мощность или финансовую окупаемость). На практике при упорядочении управления проектами и для облегчения планирования желательно иметь типовой вариант жизненного цикла. Такой шаблон может быть разработан отдельно для проектов развития и, например, бизнес-проектов и являться частью регламента управления. В первом случае имеет место так называемый «упрощенный» жизненный цикл, где будут убраны некоторые фазы или стадии. В проектах второй категории используют шаблон «нормального» цикла.

При осуществлении проекта фазы сменяют друг друга в определенной логической последовательности. Неправильно переходить от инициирования к реализации, минуя фазу разработки концепции проекта (если это не определено спецификой шаблонов проектов компании). Также некорректно заканчивать проект реализацией, забывая о его формальном завершении. Переход от одной фазы к другой регламентируется достижением промежуточных целей или результатов фазы. Только тогда, когда руководитель проекта добивается запланированных показателей промежуточной подцели и получает соответствующий результат (и, более того, доказывает заказчику или инвестору, что требуемая подцель действительно достигнута и получен действительно нужный результат), он имеет право перехода к другой фазе. Это формализуется в виде своего рода ворот, или шлюзов, прохождение которых невозможно без достижения показателей промежуточных целей или результатов. Шлюзы являются частью контрольных точек, или вех, проекта. На фазах подготовки концепции проекта или планирования обязательной задачей является подробное описание этих промежуточных целей или результатов и доведение этой формации до всех участников проекта.

    Если промежуточная цель или результат не получены вовремя, фаза затягивается (налицо - запрет на прохождение через шлюз), проводится дополнительная работа по корректировке проекта с целью достижения оставшихся целей или результатов и исправлению промежуточных ошибок. На практике также возможно фиксирование какой-то части достигнутых целей или результатов и частичное разрешение прохождения через шлюз. Такой подход называется методом «быстрого прохода», когда в конце фазы определяются сначала те показатели, которые необходимы для начала следующей фазы. Если они обеспечивают этот запуск, то ворота считаются пройденными, однако при этом продолжается контроль остальных показателей, завершающих предыдущую фазу. Спустя оговоренное время достижение этих оставшихся показателей фиксирует окончательное прохождение шлюза.

    Фазы  жизненного цикла проекта связаны  между собой: результат выполнения одной фазы становится исходной информацией для другой, проходя через шлюзы и контрольные точки. Например, закрытие фазы инициирования является входом для следующей фазы подготовки концептуального плана. Последний служит основой для подготовки базового или рабочего плана проекта и т.д. В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.

         Последовательность фаз жизненного цикла:

    Фаза  инициирования проекта

• Определение потребностей заказчика, рыночной возможности, проблемы как идеи для проекта.
• Разработка идеи проекта с оценкой первых рисков и ограничений.
• Формализация идеи в виде письменного документа.
• Определение потребности в управлении проектом. Подготовка Устава проекта.

    Основные  цели, результаты и контрольные точки:

• формализация запуска проекта;
• назначение руководителя проекта и предварительное определение команды проекта;
• предварительное определение необходимых ресурсов;
• принятие решения о продолжении разработки проекта;
• утверждение Устава проекта.

 

Фаза концепции проекта

• Концептуальная разработка утвержденной идеи, экспертиза.
• Принятие решения, проведение конкурса или тендера, внутреннее решение о финансировании проекта.

    Основные  цели, результаты и контрольные точки:

• концепция или предварительный план проекта;
• принятие решения о продолжении разработки проекта.

 

Фаза  планирования

• Разработка и утверждение базового плана проекта.

• Формирование и развитие команды проекта. 
Основные цели, результаты и контрольные точки:

• уточненные договоренности с заказчиком;
• внутренние совещания и совещания с заказчиком;
• утвержденный базовый план проекта.

 

Фаза  осуществления

• реализация выполнения проекта в соответствии с его планом с одновременным выполнением требований заказчика.

Основные цели, результаты и контрольные точки:

• контрольные точки, события, определенные планом проекта;
• утверждение результатов проекта заказчиком.

 

Фаза  оценки и завершения

• Проведение завершающего совещания с заказчиком.
• Закрытие бюджета проекта и контракта.
• Подготовка официальной отчетности по проекту.
• Увольнение команды и руководителя проекта.
• Закрытие проекта.

Основные цели, результаты и контрольные точки:

• предметная и документальная передача результатов проекта заказчику;
• завершение проекта;
• оценка проекта его командой;
• трудоустройство команды.

4.Структура проекта

 

 Для достижения  поставленных перед проектом  цели она разбивается на несколько  составляющих элементов (целей  следующего уровня). Ресурсы, выделенные  для реализации проекта в целом,  так же распределяются между  целями 2-го уровня. Для каждой  из этих целей назначаются  сроки получения конечных результатов  (которые определяют временные  ограничения для составляющих  проект задач) и назначаются  члены команды проекта, ответственные  за данное направление.

После того, как проект в целом детализирован до целей второго уровня и определены ресурсы, временные и другие ограничения для достижения этих целей, описанный цикл декомпозиции повторяется по отношению к целям второго уровня и т.д. до тех пор, пока не будет получен план действий, детализированных до целей и задач наименьшего уровня.

Полученная таким  образом иерархическая структура  задач представляет собой «дерево  целей» данного проекта.

 

В процессе формирования команды проекта формируется  структурная схема организации  проекта, определяющая состав команды, задачи и полномочия каждого из ее членов.

На основе структурной  модели проекта и структурной  схемы организации проекта строится «матрица распределения ответственности».

На основании  структуры проекта и данных о  стоимости отдельных элементов  проекта строится «дерево стоимости» проекта.

Структурная схема  материально-технического обеспечения  проекта называется деревом ресурсов проекта.

Совокупность  вероятностей наступления негативных событий при реализации проекта  описывается деревом рисков проекта.

 
 
 

5.Участники проекта и его окружение

 

      К участникам проекта относятся физические лица или организации, непосредственно выполняющие ту или иную работу в проекте, т. е. они непосредственно участвуют в проекте. К перечню работ, выполняемых участниками проекта, относятся работы по предметно-ориентированной деятельности, связанные с созданием продукта результата проекта, а также проектно-ориентированные работы: согласование, утверждение, рассмотрение, подписание, выдача разрешения и т. п. Перечень участников, схематично представленных включает:

• внутренних участников проекта:

• руководитель проекта или подпроекта;
• администратор;
• инженер (архитектор) проекта;
• менеджер по направлению;
• секретарь;
• привлекаемые функциональные специалисты и руководители подразделений;

• внешних по отношению к проекту участников:

• инициатор проекта (если его участие не заканчивается на фазе инициирования);
• заказчик;
• будущий владелец или пользователь результата проекта;
• инвестор;
• директор портфеля проектов, директор по проектам определенного направления;
• спонсор;
• куратор;

• внешних участников по отношению к организации-исполнителю:

• генеральный подрядчик, субподрядчик;
• проектировщик, генеральный проектировщик;
• поставщик, генеральный поставщик;
• лицензиар;
• консультанты;
• органы власти и др.

 

                            Основные участники проектной деятельности 

    Инициатор проекта - это индивидуум или организация, предложившая идею проекта. В дальнейшем инициатор, инициировав идею, может не участвовать в проекте. Он может также продолжать свое участие, играя другие роли.

Заказчик  - это также индивидуум или организация, которой нужен проект, которая заказывает его выполнение группе исполнителей и будет принимать результаты. Заказчик определяет цель проекта, видение и состав будущего результата, а также критерии, которые он будет использовать в конце при приемке.

    Будущий владелец, пользователь результатов проекта. В процессе исполнения проекта создается продукт/результат, передаваемый заказчику. В этом случае заказчик становится владельцем этого продукта/результата и, возможно, его пользователем. Однако он может передать результат другому владельцу, который может стать новым пользователем результата