Функциональное моделирование бизнес-процесса «Учет сотрудников коммерческой организации

 

 

2.4 Вывод по главе

 

BPwin - мощный инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес-процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации.

 

 

  3. Разработка и реализация функциональной модели

 

3.1. Анализ данных и функций. Контекстная  модель бизнес - процесса «Учет сотрудников коммерческой организации»

 

Постановка задачи: Современная организация должна иметь отлаженную, эффективную систему управления персоналом. Одним из направлений повышения качества управления персоналом в ООО «Царицынская объединённая мануфактура» является внедрения системы менеджмента качества с последующей ее сертификацией на соответствие комплексу стандартов ISO 9001:2000. Одной из целей внедрения СМК является обеспечение прозрачности процессов. Она достигается путем выявления и моделирования бизнес-процессов. Таким образом, одним из этапов становления СМК является разработка и внедрение документированных процедур. Для написания процедур необходимо выявление и описание бизнес-процессов с помощью построения модели “AS-IS”.  Модель “AS-IS”, построенная с помощью функционального моделирования IDEF0, обеспечивает наглядность взаимодействия функций для дальнейшего анализа и реинжиниринга.

Сбор информации. Детальное обследование:

Сбор информации осуществляется посредством  чтения документов, анализа работы кадровой службы организации. В результате анализа предметной области определим следующие основные элемента проекта.

Цель проекта: Разработка функциональной модели бизнес процесса «Учет сотрудников коммерческой организации» для разработки документированных процедур в рамках внедрения системы менеджмента качества с последующей ее сертификацией на соответствие комплексу стандартов ISO 9001:2000 в ООО «Царицынская объединённая мануфактура».

Точка зрения: начальник отдела кадров.

Инструментарий: методология функционального моделирования IDEF0 и программное приложение AllFusion Process Modeler 7.1 (BPwin).

Таблица 1

Общая характеристика модели

Свойство	Значение
Name	Учет сотрудников коммерческой организации
Viewpoint	Точка зрения: начальник отдела кадров
Time Frame	(AS-IS)
Status	WORKING
Purpose	Цель: Разработка функциональной модели бизнес процесса "Учет сотрудников коммерческой организации" для разработки документированных процедур в рамках внедрения системы менеджмента качества с последующей ее сертификацией на соответствие комплексу стандартов ISO 9001:2000.

 

Учет сотрудников в соответствии с трудовым законодательством РФ подразумевает оформление приема, перевода и оформления сотрудников, формирование личных дел, выдача справок, подготовку документации для предоставления в гос. органы и передачи в архив. Регламентирующими документами являются  трудовое законодательство и положение об отделе кадров. За процесс отвечают, специалист по кадрам и начальник отдела кадров. В результате анализа выявлены следующие составляющие процесса.

Список данных:

• АИС учета кадров;
• Внутренние нормативные документы организации;
• Выходная документация;
• Данные в АИС;
• Данные о сотруднике;
• Документы об образовании;
• Заявление о приеме на работу;
• Инструкция по формированию и ведению  личных дел;
• Информация о сотруднике;
• Личная карточка сотрудника (форма № Т-2);
• Начальник отдела кадров;
• Приказ  о приеме сотрудника (форма № Т-1);
• Проверенные данные в АИС;
• Регламент по формированию отчетности;
• Сотрудник, принимаемый на работу;
• Специалист по кадрам;
• Трудовая книжка;
• Трудовое законодательство РФ;
• Трудовой договор.

Список функций:

1. Учет сотрудников коммерческой организации.

1.1Оформление приема, перевода и  увольнения сотрудников.

1.1.1 Написать заявление;

1.1.2 Предоставить необходимые  документы;

1.1.3 Заключить трудовой  договор;

1.1.4 Издать приказ о приеме  на работу сотрудника;

1.1.5 Заполнить необходимые  документы.

1.2 Формирование личных дел сотрудников.

1.2.1 Ввести данные о  сотруднике в АИС кадры;

1.2.2 Верифицировать данные;

1.2.3 Работать с данными.

1.3 Формирование отчетности по требованию.

Построение и обобщение диаграммы А0 (А0 – А-0).

Контекстной функцией является – Учет сотрудников коммерческой организации (см. рис. 4). Вход  - Данные о сотруднике (все данные из документов и резюме). Выход – Выходная документация (документы, подготовленные по требованию для внешних служб и архива: справки, карточки и т.д.). В качестве механизмов – Начальник отдела кадров, Специалист отдела кадров. Управление – Трудовое законодательство РФ и внутренние нормативные документы организации.

 

Рис. 4. Контекстная диаграмма A-0

 

3.2 Декомпозиция контекстной модели AS-IS. Дерево функций

Декомпозиция ограниченного объекта.

Для более подробного рассмотрения функционирования отдела кадров контекстная диаграмма подвергается детализации. Декомпозиция выявляет полный набор подфункций, применяется для детализации и уточнения контекстной модели и показывает внутреннюю структуру функционального блока. В результате контекстная диаграмма декомпозируется на 3 главных подфункции (см. рис. 5), каждая из которых также повергается декомпозиции (см. рис. 6,7).

Назначение каждого блока представлено в таблице 2.

Таблица 2

Функциональные блоки на диаграммах декомпозиции

 

Наименование функционального блока	Номер
Учет сотрудников коммерческой организации	A0
Оформление приема сотрудника на работу	A1
Написать заявление Предоставить необходимые  документы Заключить трудовой  договор Издать приказ о приеме  на работу сотрудника Заполнить необходимые  документы	A11
	A12
	A13
	A14
	A15
Формирование и ведение личных дел  сотрудников	A2
Ввести данные о  сотруднике в АИС кадры Верифицировать данные Работать с данными	A21
	A22
	A23
Формирование отчетности  по требованию	A3

 

 

 

Рис. 5. Диаграмма декомпозиции A0 контекстного блока A-0

 

Рис. 6. Диаграмма декомпозиции A1 диаграммы A0

 

Рис.7. Диаграмма декомпозиции A2 диаграммы A0

 

В дополнение к контекстным диаграммами диаграммам декомпозиции при разработке и представлении моделей могут применяться другие виды IDEF0-диаграмм. Дерево модели – обзорная диаграмма, представляющая иерархию  функциональных блоков. Дерево функций показывает взаимосвязь функций, их структуру без стрелок входа, выхода, управления и механизма. Для более точного анализа модели целесообразно построить иерархию функций модели (см. рис. 8).

Таблица 3

Назначение и иерархия функциональных блоков модели «Учет сотрудников в коммерческой организации»

 

Наименование	№	Родительский блок	Дочерний блок
Учет сотрудников коммерческой организации	A0	None	Оформление приема сотрудника на работу Формирование и ведение личных дел  сотрудников Формирование отчетности  по требованию
Оформление приема сотрудника на работу	A1	Учет сотрудников коммерческой организации	Написать заявление Предоставить необходимые  документы Заключить трудовой  договор Издать приказ о приеме на работу сотрудника Заполнить необходимые  документы
Написать заявление	A11	Оформление приема сотрудника на работу	None
Предоставить необходимые  документы	A12	Оформление приема сотрудника на работу	None
Заключить трудовой  договор	A13	Оформление приема сотрудника на работу	None
Издать приказ о приеме  на работу сотрудника	A14	Оформление приема сотрудника на работу	None
Заполнить необходимые  документы	A15	Оформление приема сотрудника на работу	None
Формирование и ведение личных дел  сотрудников	A2	Учет сотрудников коммерческой организации	Ввести данные о  сотруднике в АИС кадры Верифицировать данные Работать с данными
Ввести данные о  сотруднике в АИС кадры	A21	Формирование и ведение личных дел  сотрудников	None
Верифицировать данные	A22	Формирование и ведение личных дел  сотрудников	None
Работать с данными	A23	Формирование и ведение личных дел  сотрудников	None
Формирование отчетности  по требованию	A3	Учет сотрудников коммерческой организации	None

 

Итерационный процесс рецензирования. Процесс рецензирования заключается в проверке соответствия нормативно – правовых документов исследуемым процессам.

Завершение моделирования. Декомпозиция модели или ее части прекращается, если модель достигла уровня детализации, достаточного для достижения цели.

Построенные модели существующих бизнес-процессов отдела кадров отображают последовательность действий, разграничение ответственности среди сотрудников, результаты работ. Данные модели являются графическим отображением выполнения бизнес-процессов ОК.

 

 

 

Рис. 8. Диаграмма дерева узлов

 

3.3 Анализ функциональной модели «Учет сотрудников коммерческой организации» AS-IS

 

Преимущества, получаемые от разработки таких моделей, заключаются в возможности их дальнейшего использования по различным направлениям:

1. Систематический анализ текущей деятельности ОК. Функциональная модель существующих бизнес-процессов отдела кадров позволяет выполнить систематический анализ деятельности отдела, фокусируя внимание на стандартных, каждодневных функциях и средствах управления, поддерживающих эти функции. Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только, как работает отдел кадров в целом, как он взаимодействует с другими структурными подразделениями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте.
2. Временной анализ бизнес-процессов ОК. Данный анализ заключается в получении оценки времени выполнения процесса по каждому выходу. Целью проведения временного анализа является выявление наиболее длительных операций в процессе, для того, чтобы сконцентрировать усилия на их совершенствовании. Любое сокращение времени выполнения процесса приводит также к сокращению затрат на его реализацию29.
3. Оценка эффективности использования ресурсов. Функциональная модель «Учет сотрудников организации» позволяет четко определить распределение ресурсов между операциями данного процесса, что дает возможность оценить эффективность использования ресурсов.
4. Оптимизация бизнес-процессов. Для проведения анализа, оптимизации своей деятельности, ОК необходимо иметь актуальную функциональную модель своих бизнес-процессов, отражающую его структуру и все процессы, происходящие в нем, а также финансовые, временные и другие ресурсные составляющие для каждого процесса. Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Детализация бизнес-процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной.
5. С помощью функциональных моделей деятельности ОК можно идентифицировать подлежащие автоматизации операции и определить правила, управляющие этими операциями.
6. Повышение уровня сотрудничества. В случае, когда различные сотрудники отдела кадров выполняют сходные задачи различным образом, создание функциональной модели предоставляет возможность совместной оценки этих отличий и идентификации лучших практик.
7. Отклик на изменения. Созданная функциональная модель, иллюстрирующая текущее выполнение процессов отдела кадров, позволяет легче формулировать и оценивать альтернативные отклики на изменение рыночных условий.
8. Разработка нормативных документов, регламентирующих технологию выполнения бизнес-процессов. На основе функциональной модели отдела кадров подготавливаются документы, регламентирующие выполнение процессов. Благоприятное воздействие документирования процессов способствует их анализу и создает взаимосвязи между сотрудниками, так как они начинают учитывать общие потребности и вырабатывать совместную точку зрения. Данное направление использования функциональной модели «Учет сотрудников организации» обусловлено требованием ГОСТ Р ИСО 9001:2000, которое заключается в том, что организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии систему менеджмента качества, постоянно улучшать ее результативность. Документирование СМК является ключевым этапом ее становления.