Функциональное моделирование бизнес-процесса «Учет сотрудников коммерческой организации

Автоматизация организации подразумевает автоматизацию ее бизнес-процессов. Бизнес-процессы, в свою очередь, имеют свои показатели эффективности. Эти показатели могут характеризовать как результат всего процесса целиком, так и результат отдельной составляющей (функции) процесса. В результате, автоматизация бизнес-процессов ведет к улучшению (оптимизации) показателей эффективности бизнес-процессов. Улучшение показателей эффективности ведет к выполнению критических факторов успеха, которые в свою очередь обеспечивают достижение поставленных целей.

С помощью функциональных моделей деятельности можно идентифицировать подлежащие автоматизации операции и определить правила, управляющие этими операциями. Технология проектирования информационных систем подразумевает сначала создание модели AS-IS (как есть), ее анализ и улучшение бизнес-процессов, то есть создание модели ТО-ВЕ (как должно быть), и только на основе модели ТО-ВЕ строится модель данных, прототип и затем окончательный вариант информационных систем. Построение системы на основе модели AS-IS приводит к автоматизации предприятия по принципу "все оставить как есть, только чтобы компьютеры стояли", то есть информационная система автоматизирует несовершенные бизнес-процессы и дублирует, а не заменяет существующий документооборот. В результате внедрение и эксплуатация такой системы приводит лишь к дополнительным издержкам на закупку оборудования, создание программного обеспечения и сопровождение того и другого. Иногда текущая AS-IS и будущая ТО-ВЕ модели различаются очень сильно, так что переход от начального к конечному состоянию становится неочевидным. В этом случае необходима третья модель, описывающая процесс перехода от начального к конечному состоянию системы, поскольку такой переход – это тоже бизнес-процесс12.

В дополнение к алгоритмизации процесса построения предлагаемой системы модели ТО-ВЕ используются для планирования загрузки частей системы; калькуляции бюджета и распределения ресурсов; при построении плана реорганизации системы, определяющего действия по переводу системы из состояния AS-IS в состояние ТО-ВЕ. Часто разработка моделей применяется для документирования ситуации, сложившейся к определенному моменту (модели AS-IS). Преимущества, получаемые от разработки таких моделей, должны быть сопоставлены с затратами средств и времени, которые для этого необходимы. В литературе без труда можно найти многочисленные примеры систем, изначально построенных для решения несоответствующих их истинному назначению задач. AS-IS-моделирование позволяет обойти подобные трудности. С другой стороны, если имеется уровень понимания задачи в целом (как это случается при разработке информационных систем), затраты средств на разработку AS-IS-моделей могут быть неоправданными13.

 

1.4 Вывод по главе

 

Анализируя вышесказанное, можно сделать вывод о том, что современная организация должена иметь отлаженную, эффективную систему управления персоналом. Одним из направлений повышения качества управления персоналом является внедрения системы менеджмента качества с последующей ее сертификацией на соответствие комплексу стандартов ISO 9001:2000.

Внедрения систем менеджмента качества зависит от грамотно составленной и описанной модели бизнес – процессов объекта исследования, которая позволяет четко понимать и управлять этими процессами, является основой для их дальнейшего анализа, совершенствования и автоматизации.  Выявление и моделирование процессов позволяет четко понимать, управлять и совершенствовать эти процессы. Наличие актуализированного описания процессов является объективным доказательством того, что они находятся под контролем, то есть в управляемых условиях.

  2 Технология моделирования бизнес процессов

 

2.1 Современные методологии и программные решения бизнес-моделирования. Этапы моделирования бизнес-процессов

 

Одним из ключевых аспектов менеджмента является обеспечение наглядности ("прозрачности") объекта управления (организации или системы) удобного для восприятия и анализа описания. Объект управления может быть представлен в виде сети процессов, определяющих его миссию, в этом проявляется процессный подход к управлению. Выявление и описание процессов объекта управления позволяет четко понимать, управлять и улучшать эти процессы. Адекватное описание процессов возможно с помощью процедуры, называемой моделированием. Под термином "моделирование" следует понимать процесс создания точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания системы, как совокупности взаимодействующих компонентов и взаимосвязей между ними.

Этапы моделирования бизнес-процессов.

Этап 1. Диагностика системы управления организации.

Проведение диагностики существующей системы управления организации обусловлено необходимостью решения следующих задач:

1. определение проблемных зон во взаимодействии должностных лиц и подразделений при решении задач;
2. выделение основных и вспомогательных направлений деятельности с последующей их декомпозицией на бизнес-процессы;
3. формирование предпосылок для создания прозрачной и упорядоченной системы внутренних регламентирующих документов.

На данном этапе проводятся интервью с руководителями подразделений, анализируется организационная структура компании, составляется предварительный перечень регламентируемой документации для последующей разработки, определяется формат моделирования процессов.

Этап 2. Моделирование существующих бизнес-процессов.

Основной задачей данного этапа является создание моделей бизнес-процессов, отображающих последовательность действий, разграничение ответственности среди исполнителей, сроки, результаты работ. Данные модели являются графическим отображением выполнения бизнес-процессов в организации на момент реализации данного этапа проекта.

Создание функциональных моделей и диаграмм происходит в следующей последовательности:

1. Сбор информации может включать любую комбинацию следующих видов деятельности: чтение документов, наблюдение за существующими операциями, анкетирование группы экспертов, опрос одного или нескольких экспертов, использование собственных знаний и придуманного описания работы системы, которое впоследствии может быть откорректировано.
2. Декомпозиция объекта исследования. Декомпозируя объект, необходимо, прежде всего, обратить внимание на входные и выходные данные всей системы. Декомпозиция всей системы начинается с составления списка основных типов данных и основных функций системы. Делая это, мысленно просматриваются основные функции системы, учитывая все нормальные и аномальные ситуации, обратные связи и случаи возможных ошибок.

3. Моделирование в SADT означает создание диаграмм А0 и А-0. Эти две диаграммы полностью рассказывают все об изучаемой системе с минимальной степенью детализации. Прежде чем начать моделирование необходимо подготовиться к нему, собрать информацию, декомпозировать объект исследования (декомпозиция – диаграмма А0 освещает наиболее важные функции  и объекты системы), затем обобщить эту декомпозицию (диаграмма А-0 трактует систему как черный ящик, дает ей название и определяет наиболее важные входы, управления, выходы и механизмы):

3.1. Выбор цели и точки зрения.

3.2. Составление списка данных. При  этом лучше, если данных больше, чем меньше. Данные можно сразу группировать по типам.

3.3. Составление списка функций. Функции системы тоже лучше  объединить по типу используемых  данных. Затем функции объединяются  в группы (от трех до шести). Желательно, чтобы эти группы имели один и тот же уровень сложности, содержали примерно одинаковый объем действий и функции в каждой из них имели сходные операции и цели.

3.4. Построение и обобщение диаграммы  А0 (А0 – А-0). Для любой SADT-диаграммы  есть родительская диаграмма, содержащая ее контекст. Контекстом для А0 служит А-0, представляющая обобщение всей модели. Эта диаграмма имеет несколько назначений: она объявляет общую функцию всей системы, дает множество основных типов или наборов данных, которые использует или производит система, указывает взаимоотношения между основными типами данных, производя их разграничение.

3.5. Декомпозиция ограниченного  объекта. Начало процесса декомпозиции  заключается в выборе блока  рассматриваемой диаграммы и  рассмотрении объекта, определяемого этим блоком и его дугами. При этом надо учесть, что рассматривать следует в первую очередь такой блок, декомпозиция которого выявит многие аспекты диаграммы А0 и будет оказывать большее влияние на будущие декомпозиции других блоков этой системы. При выборе самого содержательного блока нужно учесть и доминирование,  и функциональную сложность и понятность. Лучшим блоком для первой декомпозиции будет тот, который позволит наиболее глубоко проникнуть  в суть рассматриваемой системы.

3.6. Итерационный процесс рецензирования.

3.7. Завершение моделирования. Декомпозиция  модели или ее части прекращается, если модель достигла уровня  детализации, достаточного для достижения  цели. Декомпозиция блока может  быть прекращена, если окажется, что функции блока очень сходны с другой частью модели, которая уже декомпозирована. Таким образом, достаточность деталей, изменение уровня абстракции, изменение точки зрения и сходная функциональность являются основными критериями для прекращения декомпозиции.

3.8. Документирование14.

 Анализ функциональной модели  позволяет понять, где находятся  наиболее слабые места, в чем  будут состоять преимущества  новых бизнес-процессов и насколько  глубоким изменениям подвергнется  существующая структура организации  бизнеса. Детализация бизнес-процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. Результатом выполнения работ по данному этапу проекта будет являться комплект моделей бизнес-процессов, описывающий текущее состояние деятельности организации (или отдельного направления ее деятельности). Разработанный комплект моделей является основой для проведения оценки оптимальности и оптимизации соответствующих бизнес-процессов15.

Этап 3. Оценка оптимальности и оптимизация бизнес-процессов.

Данный этап является ключевым в ходе всего проекта, так как от качества его выполнения зависит оптимальность будущей деятельности организации. При проведении оценки оптимальности, анализу подвергаются следующие параметры бизнес-процесса: обоснованность и достоверность исходных данных ("входы"); полнота и своевременность управляющих воздействий, их наличие; оптимальность действий в рамках выполнения процедур бизнес-процесса; оптимальность сроков выполнения работ; достаточность ресурсов; качество, обоснованность и достоверность конечных результатов ("выходы") и их достаточность для реализации последующих бизнес-процессов.

Проведение оценки оптимальности по перечисленным параметрам приводит к достижению следующих результатов:

– выявление неоправданного дублирования функций между сотрудниками (подразделениями) и "зон безответственности".

– выявление зон не оптимальности, снижающих эффективность выполнения бизнес-процессов.

– выявление резервов для снижения издержек по бизнес-процессам.

Результатом выполнения работ данного этапа является отчет о проведенном анализе бизнес-процессов по заданным параметрам оценки, включающее предложения по усовершенствованию бизнес-процессов организации. Данный отчет является основанием для разработки оптимальных моделей бизнес-процессов ("как должно быть").

Этап 4. Организация внедрения изменений.

Основной целью реализации данного этапа является обеспечение понимания и использование сотрудниками в повседневной деятельности новых моделей реализации бизнес-процессов. Таким образом, обеспечивается снижение сопротивления изменениям со стороны сотрудников.

При внедрении изменений в деятельность организации реализуется следующий комплекс работ:

– проведение инструктажа сотрудников, ответственных за проведение изменений с целью разъяснения целей и мероприятий, порядка и форм внедрения новых моделей.

– мониторинг проведения опытной эксплуатации новых стандартов функционирования Компании с целью выявления отклонений разработанных моделей бизнес-процессов от реальной возможности выполнения работ.

– корректировка моделей бизнес-процессов на основании результатов опытной эксплуатации16.

Этап 5. Разработка регламентирующих документов

Регламентация бизнес-процессов – разработка и согласование инструкций по бизнес-процессам в составе, зафиксированном на этапе диагностики системы управления. Создание комплекта регламентирующих документов, безусловно, является основным результатом всего проекта, но, не смотря на это, он нуждается во внедрении.

Этап 6. Внедрение регламентирующих документов.

Основной целью реализации данного этапа является обеспечение понимания и использование сотрудниками в повседневной деятельности новых моделей реализации бизнес-процессов. Таким образом, обеспечивается снижение сопротивления изменениям со стороны сотрудников предприятия.

Выполнение работ по внедрению разработанной регламентирующей документации является логическим завершением всего проекта регламентации деятельности тех бизнес-процессов, которые были определены как перспективные на этапе диагностики.