Учет и контроль операций денежных средств

Внешний и внутренний виды контроля объединяются общей целью, заключающейся в правильном и своевременном отражении хозяйственных операций в бухгалтерском учете и отчетности, законности хозяйственных операций и их целесообразности для предприятия. Так, данные внутреннего контроля помогают руководству предприятия и иному управленческому персоналу получать оперативную информацию об отклонениях от нормальных условий совершения хозяйственных операций, а данные внешнего контроля обеспечивают руководство информацией, как о допущенных ошибках, так и о недостатках организации самого внутреннего контроля.

 

3.2 Методика проведения  и оформление результатов инвентаризации  наличных денег и ценных бумаг

 

Ревизия кассы и кассовых операций проводится по трем основным направлениям:

- инвентаризация денежной наличности;

- проверка полноты и своевременности  оприходования денежных средств,  поступивших в кассу;

- проверка правильности списания  денег в расход.

Основными задачами ревизии кассы  и кассовых операций являются:

- проверка обеспечения условий  хранения и сохранности наличных денег в кассе и при доставке их из банка;

- проверка соблюдения Правил  ведения кассовых операций Российской  Федерации и кассовый дисциплины;

- соблюдение правил документального  оформления операций по приходу  и выдаче денег из кассы;

- соблюдение установленного порядка  хранения чековых книжек, выписки  чеков и получения по ним  денег;

- контроль за своевременным  и полным оприхованием денег,  полученных из банка, и при  реализации товарно-материальных  ценностей и услуг за наличный  расчет;

- соблюдение лимита хранения  наличных денег в кассе и  при выдаче их на операционно-хозяйственные  нужды и другие расходы;

- соблюдение сроков внезапных  инвентаризаций кассовой наличности;

- проверка законности, доверенности  и целесообразности кассовых операций.

Основными источниками ревизии  кассы и кассовых операций являются:

- кассовые книги;

- отчеты кассира с приложенными  к ним  приходными и расходными  кассовыми ордерами;

- корешки чеков использованных  чековых книжек;

- выписки банков со счетов  предприятия;

- журналы-ордера по счетам 50, 51, 52, 55, 56, 57;

- соответствующие машинограммы;

- Главная книга и другие документы,  в которых отражаются операции  с денежными средствами.

Инвентаризация кассовой наличности должна проводиться внезапно, т.е. немедленно после прибытия ревизора на предприятие для проверки.

При временном отсутствии кассира  помещение кассы опечатывается, и инвентаризация ее производится по прибытию кассира. Если кассир отсутствует  длительное время, на предприятии создается  комиссия, проводится инвентаризация кассовой наличности и передача кассы другому материально ответственному лицу.

Инвентаризация кассы проводится в присутствии главного бухгалтера и кассира. Если на предприятии выплату  заработной платы, кроме кассира, производят другие должностные лица, за которыми на начало проверки числятся остатки наличных денег, необходимо в день инвентаризации кассы потребовать от них отчета за полученные суммы.

Кассовые операции на время инвентаризации кассы прекращаются и лишь в исключительных случаях с разрешения и в присутствии  ревизора могут быть выполнены. До начала инвентаризации кассы ревизор должен выяснить: не хранятся ли в кассе деньги, принадлежащие другим организациям.

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в  кассе должен составить кассовый отчет.

В отчет включаются все приходные  и расходные документы, имеющиеся  в кассе. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные  правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в  отчет кассира не включаются.

Если срок оплаты не истек, поступают  по одному из следующих вариантов:

- если сумма выплаты значительная, ведомость закрывают и проводят  по последнему кассовому отчету;

- если по ведомости только  начата выплата, на ней делают  отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями ревизор, кассир и главный бухгалтер. При этом ревизор и кассир подсчитывают выданные по платежным ведомостям суммы и указывают их в акте;

- выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной платы. Для этого указанные суммы (суммы, по которым есть расписка в получении) подсчитываются по каждой ведомости вначале ревизором, и против каждой выплаченной суммы делается пометка «Учтено или выдано до инвентаризации». В конце ведомости делается пометка «До инвентаризации по настоящей ведомости выплачено, и указывается сумма». Вторым такие ведомости считает кассир. В акте инвентаризации кассы эта сумма указывается отдельно по каждой ведомости.

До инвентаризации кассовой наличности кассиру предлагается подписать  расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на денежные средства включены  в отчет и сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие в кассу оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет.

Ревизор должен тщательно проверить  правильность кассового отчета и  выведения остатка наличных денег  в кассе на момент инвентаризации. Остаток денег проверяется с  учетом остатка по балансу на первое число месяца. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов ревизор должен сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров,  приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций [18,С.112].

Проверенный и завизированный ревизором  отчет передается в бухгалтерию  для выведения сальдо по счету  «Касса» на момент инвентаризации кассовой наличности. После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе. Для этого кассир предъявляет имеющиеся в кассе деньги, денежные документы и другие ценности. Деньги и другие ценности. Деньги и другие ценности пересчитывает кассир в присутствии ревизора и главного бухгалтера или другого члена комиссии.

После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт  инвентаризации  кассы. Кассир должен дать расписку в том, что все указанные  в акте суммы денежных средств, документы  и другие ценности приняты им на ответственное хранение (приложение Т).

Если инвентаризация кассовой наличности проводится ревизором, акт составляется в 3-х экземплярах, один из которых  прилагается к справке (акту) проверки, второй передается в бухгалтерию  субъекта хозяйствования, а третий остается у материально ответственного лица.

По лимитированным чековым книжкам  целесообразно составить отдельную  опись с указанием даты их получения  в банке, номеров использованных и оставшихся чеков.

По чековой книжке на получение  наличных денег сопоставляется номер последнего корешка чека с номером в отчете кассира. Обращается внимание на наличие в чековой книжке подписанных незаполненных чеков распорядителя кредита. Фактический остаток денежных документов и бланков строгой отчетности, установленный при  инвентаризации, сопоставляется с остатками по данным бухгалтерского учета по счету 56 «Денежные документы» и забалансовым счетом 006 «Бланки строгой отчетности».

Если в кассе установлена  недостача или излишек ревизор, с участием работника бухгалтерии и кассира, должен проверить правильность итогов по всем кассовым отчетам за период со дня предыдущей инвентаризации кассы до настоящей, выяснить не допущены ли в них арифметические ошибки. При отсутствии таких ошибок установленная недостача считается реальной и подлежит немедленному погашению, а излишек – оприходованию.

В этом случае составляются следующие  бухгалтерские записи:

- Д 94 «Недостачи и потери от  порчи ценностей», К 50 «Касса»;

- одновременно Д 73 «Расчеты с  персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»)  и К 94.

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе  подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия. Это отражается в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера и записью по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 91 «Прибыли и убытки». Одновременно устанавливаются причины возникновения излишков и недостач денег в кассе. По всем установленным фактам отклонений фактического наличия денег в кассе от данных бухгалтерского учета кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

При проведении инвентаризации кассовой наличности и других ценностей, хранящихся в кассе, не относится к числу  обязательных процедур, используемых ревизором для подтверждения достоверности данных, числящихся по статье «Касса» актива баланса.

Ревизор в данном случае может воспользоваться  результатами внутреннего контроля. В соответствии с Правилами ведения  кассовых операций  в Российской Федерации на каждом предприятии, независимо от форм собственности, не реже одного раза в квартал производится внезапная инвентаризация кассы. Результаты инвентаризации оформляются актом. Ревизор изучив за проверяемый период акты инвентаризации кассы, решает вопрос о целесообразности проведения инвентаризации кассы он (ревизор) выполняет вышеперечисленные процедуры.

 

3.3 Проверка соблюдения  условий, обеспечивающих сохранность  средств, в кассе и ответственность  за несоблюдение порядка расчетов  наличными деньгами

 

При проведении инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения  сохранности денежных средств.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия  обязан ознакомить кассира с Правилами ведения кассовых операций и заключить договор о его полной индивидуальной материальной ответственности [14,С.58].

В ходе проверки особое внимание уделяется  контролю за обеспечением сохранности  денег при доставке их из банка  на предприятие. Ревизор должен проверить обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе предприятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим требованиям:

- изолировано ли помещение кассы  от других служебных и подсобных помещений;

- имеются ли капитальные стены,  прочные перекрытия пола и  потолка;

- закрывается ли помещение кассы  на две двери;

- оборудована ли касса специальным  окошком для проведения операций  с работниками хозоргана или  клиентами;

- укреплена ли касса металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения и др.;

- имеется ли сейф (металлический  шкаф) для хранения денег и  ценностей, в обязательном порядке,  прочно прикрепленный к строительным  конструкциям пола и стены  стальными ершами;

- имеется ли исправный огнетушитель.

Кассы должны оборудоваться охранно-пожарной сигнализацией, которая выводится  на пульт ведомственной охраны.

Формы и порядок расчетов в Российской Федерации устанавливаются Центральным  Банком РФ. При нарушении требований Правил ведения кассовых операций применяются следующие штрафные санкции:

- за осуществление расчетов  наличными денежными средствами  между предприятиями сверх определенного  законодательством Российской Федерации  предельного размера (50 минимальных заработных плат) взыскивается штраф в двухкратном размере суммы соответствующей произведенного платежа (платежей) с каждого из участников расчетов (плательщика, получателя либо с обоих), допустившего превышение установлено размера;

- в двухкратном размере суммы произведенного платежа (платежей) взыскивается штраф с предприятий в, при отсутствии разрешения руководителя обслуживающего учреждения банка на проведение предприятием расчетов наличными денежными средствами, в случае, если общая сумма платежа (платежей) не превысила установленный законодательством предельный размер расчетов, - от суммы произведенного платежа (платежей) с предприятия, не получившего соответствующего разрешения;