Учет и контроль операций денежных средств

Поэтому искусство  управления денежными потоками заключается  не в том, чтобы накопить как можно  больше денег, а оптимизации их запасов, в стремлении к такому планированию движения денежных потоков, чтобы к каждому очередному платежу предприятия по своим обязательствам обеспечивалось поступление денег от покупателей и других дебиторов при сохранении необходимых резервов.

Такой подход обеспечивает возможность  сохранения повседневной платежеспособности предприятия, извлечения дополнительной прибыли за счет инвестиции появляющихся временно свободных денежных ресурсов без их замораживания. Построение системы эффективного управления денежными потоками невозможно без наличия полной и достоверной бухгалтерской информации о наличии и движении денежных   средств ООО «Мотор». Все это придает особое значение учету денежных средств как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных средств, поддерживания повседневной платежеспособности ООО «Мотор».

Целью бухгалтерского учета операций с денежными средствами является контроль, за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств, обеспечение сохранности денежной наличности и денежных документов в кассе ООО «Мотор».

Перед бухгалтерским учетом в области  учета денежных средств и расчетов стоят следующие основные задачи:

- своевременное и правильное  проведение необходимых расчетов, как путем безналичных перечислений, так и наличными деньгами;

- соблюдение действующих правил  использования денежных средств  по назначению в соответствии  с выделенными лимитами, фондами  и сметами;

- правильное и своевременное  документальное оформление операций  с денежными средствами;

- полное и оперативное отражение  в учетных регистрах наличия  и движения денежных средств  и расчетных операций;

- контроль за наличием и сохранностью  денег в кассе, на расчетном и других счетах в банках;

- организация и проведение в  установленные сроки инвентаризаций  денежных средств и состояния  расчетов, изыскание возможностей  недопущения возникновения просроченной  дебиторской и кредиторской задолженности;

- контроль соблюдения расчетно-платежной дисциплины, своевременности перечисления сумм за материальные ценности,  а также средств, полученных в порядке кредитования;

- бесперебойное удостоверение  денежной наличностью потребностей  предприятия;

- рациональное вложение свободных денежных средств, с целью получения дополнительного дохода от инвестиций.

В соответствии с действующим планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций, утвержденным приказом МФ РФ от 31.10.2000 года № 94н, для учета денежных средств, предназначены следующие счета:

- счет 50 «Касса»;

- счет 51  «Расчетный счет»;

- счет 52 «Валютные счета»;

- счет 55 «Специальные счета в  банках»;

- счет 57 «Переводы в пути».

Порядок ведения кассовых операций определен рядом нормативных документов:

- Законом «О бухгалтерском учете»;

- Положением по ведению бухгалтерского  учета и бухгалтерской отчетности  в Российской Федерации;

- Положением по бухгалтерскому  учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в  иностранной валюте» (ПБУ 3/2000) и др.

К кассовым относятся операции, связанные  с получением и расходованием  наличных денег непосредственно  из кассы ООО «Мотор». Эти действия ООО «Мотор» регламентированы документом «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации» 22 сентября 1993 года № 40V в соответствии, с которым наличные деньги предприятия хранятся в его кассе в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителем ООО «Мотор».

Всю денежную наличность сверх установленных  лимитов предприятия обязаны  сдавать в банк в порядке и  сроки, согласованные с обслуживающим  банком. Сверх установленного лимита допускается хранение наличных денег, полученных на оплату труда в течении трех дней, включая день получения их в банке. Банком установлен лимит кассы в ООО «Мотор» в размере 8300 рублей.

Для ведения кассовых операций в  штате бухгалтерии ООО «Мотор»  предусмотрена единица кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. С кассиром заключен договор о материальной ответственности (приложение А).

На ООО «Мотор» созданы все  условия, необходимые для обеспечения  сохранности денежных средств в  кассе,  а также при доставке их  учреждения банка и при сдаче в банк. Для кассы выделено особое помещение и сейфы, которые по окончании работы кассир закрывает ключом и опечатывает сургучной печатью. Ключи от сейфов и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах у руководителя предприятия, не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем, результаты которой фиксируются в акте. При утрате ключей руководитель информирует о происшествии органы внутренних дел [8,С.21]. 

Не разрешается хранить в  кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данному предприятию, и входить в помещение лицам, не имеющим отношения к ее работе. Для обобщения информации о наличии  и движении денежных средств, в кассе  ООО «Мотор» ведется реестр документов приходных и расходных ордеров (приложение Б). Учет ведется на активном счете 50 «Касса», к которому могут быть открыты следующие субсчета:

- счет 50-1 «Касса организации»;

- счет 50-2 «Операционная касса»;

- счет 50-3 «Денежные документы» и др.

Наличные деньги поступают в  кассу ООО «Мотор» с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и др. Для получения денежной наличности в банке оформляется чек (приложение В). Поступления денег в кассу  оформляются по приходным кассовым ордерам (ф. КО-1), который выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер ООО «Мотор» (приложение Г). К приходному ордеру выписывается квитанция, которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикладывается к выписке банка (при поступлении наличных из банка). До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных документов (ф. КО-3).

Действующим правилом запрещено выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер передают для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления.

При приемке наличных денег кассиры  должны руководствоваться документом «Признаки и правила определения  платежеспособности банковских билетов (банкнот) и монет банка России». Этим документом определены: признаки платежеспособности, допустимые повреждения платежеспособных банкнот и монет, порядок экспертизы денежных знаков [7,С.286].

Сражу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему  его документу кассир делает записи в кассовой книге (ф. КО-4), которая предназначена для учета движения наличных денег (приложение Д).

ООО «Мотор» ведет только одну кассовую книгу. Она пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью. На последней  странице кассовой книги указывают  количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя ООО «Мотор» и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге делают в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда, не списанную в расход.

Второй отрывной лист (отчет кассира  – копия записей в кассовой книге за день) с приходными и  расходными документами передает в  бухгалтерию под расписку в кассовой книге.

Бухгалтерская обработка отчета кассира  производится бухгалтерией ООО «Мотор»  и заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных  и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Также сверяют суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному счету. После проверки кассового отчета в специальной графе проставляют номера корреспондирующих счетов. После проверки отчета кассира делается запись в Журнал-ордер 1, при чем каждому отчету в журнале отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет (приложение Ж).

Количество занятых строк в Журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Итоги Журнала-ордера переносятся в конце месяца в Главную книгу.

Помимо денежных средств, предприятия  могут хранить в кассе денежные документы: марки государственных пошлин, путевки в санатории и дома отдыха, собственные акции, выкупленные у акционеров, извещения о денежных переводах и т.д.. Денежные документы учитываются на отдельном субсчете к счету 50 – 50/3 «Денежные документы». Аналитический учет этих ценностей ведется по их видам. Корреспонденция по счету 50 «Касса» ООО «Мотор» представлена в таблице (приложение К).

Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии  кассы с полным пересчетом денег  и проверкой других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем ООО «Мотор».

Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия ООО «Мотор», назначенная  приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют  наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, чековые книжки и бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты инвентаризации оформляют  актом форма Инв.-15. В акте фактические  остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляют в день ревизии кассы и подписывают все члены инвентаризационной комиссии [25,С.121].

Если будет установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Акт составляют в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой у кассира. Выявленные при  инвентаризации излишки зачисляют  в доход предприятия и приходуют (дебет счета 50, кредит субсчета 91-1), а недостачу относят на виновное лицо (дебет счета 94, кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 94) и удерживают с него (дебет счетов 50, 70, кредит субсчета 73-2).

Синтетический учет кассовых операций в условиях компьютерной обработки информации ведется в ведомостях по поступлению и расходованию денежных документов средств и денежных документов, которые составляются по окончании учетного периода на основании первичных документов. Кроме того, в настоящее время на предприятиях  возникает потребность в обобщении информации о денежном обороте средств, в кассе по ее основной, инвестиционной и финансовой деятельности, что объясняется действующей структурой отчета о движении денежных средств.

 

2.3 Учет расчетов с  подотчетными лицами

 

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные  расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые  могут быть выданы, установлены  правилами ведения кассовых операций.

Порядок оформления и учета командировочных  расходов на территории Российской федерации  регулируется Инструкцией Минфина  СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС  от 07.04.88г. «О служебных командировках  в пределах СССР», а по заграничным командировкам – Правилами об условиях труда советских работников за границей, утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.74г. № 365.

Приказом Минфина РФ от 06.07.01г. №49н (12) с 1 января 2002г. установлены следующие  нормы возмещения расходов, связанных с командировками работников в организации, расположенных на территории Российской Федерации:

- оплата найма жилого помещения  – по фактическим расходам, подтвержденным  соответствующими документами, а  при отсутствии подтверждающих  документов – в размере 12 рублей в сутки;

- оплата суточных – 100руб.  за каждый день нахождения  в командировке.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим  расходам, подтвержденным соответствующими документами                   (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта).

Руководители организаций могут  разрешить, а в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх  установленных норм. Дополнительные выплаты относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

Следует при этом иметь в виду, что командировочные расходы, выплачиваемые  сверх установленных норм, включаются в доход работников, подлежащий обложению налогом на доходы с физических лиц.

На указанные суммы суточных начисляют также страховые взносы в государственные внебюджетные фонды.