Совершенствование процесса разработки, принятия и реализации управленческих решений

Согласованность с принятыми ранее решениями означают также необходимость соблюдения четкой причинно-следственной связи общественного развития. Если необходимо, должны отменяться принятые ранее решения, вступившие в противоречия с новыми условиями существования системы. Появление противоречащих друг другу решений есть, прежде всего, следствие плохого познания и понимания законов общественного развития, проявления низкого уровня управленческой культуры.

Чтобы быть качественным, управляющее  решение должно быть устойчивым по эффективности к возможным ошибкам в определении исходных данных и гибким – предусматривать изменение целей и алгоритмов достижения целей. В противном случае незначительные по величине отклонения исходных данных будут переводить управленческие решения из ряда эффективных в число неэффективных.

Решение – это результат мыслительной деятельности человека, приводящий к  какому-либо выводу или к необходимым  действиям.

Решение может приниматься человеком  в трех основных системах: технической, биологической и социальной. Решение, принятое в социальной системе и направленное на стратегическое планирование, организация управленческой деятельности, управление человечески ресурсами, управление производственной и обслуживающей деятельностью, формирование системы управления компании (методология, структура, процесс, механизм), управленческое консультирование, коммуникации с внешней средой называется управленческим.

Как процесс управленческое решение  – это поиск, группировка и  анализ требуемой информации, разработка, утверждение и реализация утверждение и реализация управленческого решения. Как явление управленческое решение – это план мероприятий, постановление, устное или письменное распоряжение и т.п.

В зависимости от сферы разработки и реализации управленческого решения могут использоваться разные формы.  Формы разработки: указ, закон, приказ, распоряжение, указание, акт, протокол, инструкция, договор, соглашение, план, контракт, оферта, акцепт, положение, правила, модель. Формы реализации: предписание, убеждение, разъяснение, принуждение, наставление, сообщение, деловая беседа, личный пример, обучение, деловые игры, отчет.

Таким образом, управленческое решение  – это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования  и выбора альтернативы из множества  вариантов для достижения конкретной цели менеджмента [17, c. 334-345].

 

 

1.2 Основные этапы принятия управленческого решения

 

Процесс принятия решения – это циклическая  последовательность действий субъекта управления, направленных на разрешение проблем организации и заключающихся в анализе ситуации, генерации альтернатив, принятии решения и организации его выполнения (рис.1).

 

 

 

 

Рисунок 1  - Состав и последовательность этапов процесса принятия управленческих решений.

 

Эта модель принятия решений идеализирована, так как реальные процессы принятия решений вследствие разнообразия организаций, ситуаций и проблем, требующих решения, как правило, от нее отличаются, т.е. структура процесса принятия решений во многом определяется ситуацией и решаемой проблемой.

1. Анализ ситуации.

Анализ управленческой ситуации требует сбора и обработки  информации. Этот этап выполняет функцию  восприятия организацией внешней и  внутренней среды. Данные о состоянии основных факторов внешней среды и положение дел в организации поступают к менеджерам и специалистам, которые классифицируют, анализируют информацию и сравнивают реальные значения контролируемых параметров с запланированными или прогнозируемыми, что в свою очередь позволяет им выявить проблемы, которые следует решать.

2. Идентификация проблемы.

Первый шаг  на пути решения проблемы – её определение, или диагноз, полный и правильный. Как принято говорить, правильно  сформулировать проблему – наполовину решить её.

Существует  два взгляда на сущность проблемы. Согласно одному – проблемой считается ситуация, когда поставленные цели не достигнуты или существует отклонение от заданного уровня. В соответствии с другим – проблемы следует рассматривать так же как потенциальную возможность повышения эффективности.

Выявление и формулировка проблемы – весьма сложная процедура. Дело в том, что в момент своего возникновения многие важнейшие проблемы слабо структурированы, т.е. не содержат очевидных целей, альтернативных путей их достижения, представления о затратах и эффекте, связанных с каждым из вариантов.

Доведение этих проблем до количественной определённости (структурирование) требует от руководителей  не только знаний и опыта, но и таланта, интуиции, творческого подхода. Все элементы работы в организации взаимосвязаны и решение какой-либо проблемы в одной части организации может вызвать появление проблем в других. Поэтому, определяя решаемую проблему, следует стремиться к тому, чтобы число вновь возникающих при этом проблем было минимальным.

3. Определение критериев выбора.

Прежде чем рассматривать возможные варианты решения возникающей проблемы, руководителю необходимо определить показатели, по которым будет производиться сравнение альтернатив и выбор наилучшей. Эти показатели принято называть критериями выбора.

4. Разработка альтернатив.

Следующий этап – разработка набора альтернативных решений проблемы. В идеале необходимо выявить все возможные альтернативные пути решения проблемы. Однако на практике руководитель не располагает (и не может располагать) такими запасами знаний и времени, чтобы сформулировать и оценить каждую возможную альтернативу. Менеджеры хорошо понимают, что поиск оптимального решения очень труден, занимает много времени и дорого стоит, поэтому они ищут не оптимальный, а достаточно хороший, приемлемый вариант, позволяющий снять проблему.

5. Выбор наилучшей альтернативы.

Разработав  возможные варианты решения проблемы, их необходимо оценить, т.е. сравнить достоинства  и недостатки каждой альтернативы, и объективно проанализировать вероятные  результаты их реализации. Для сопоставления вариантов решения необходимо иметь стандарты или критерии, по которым их можно сравнивать. Поскольку выбор осуществляется, как правило, на основе нескольких, а не одного критерия, он всегда носит характер компромисса.

6. Согласование решения.

В современных системах управления в результате разделения труда сложилось положение, при котором подготавливают, разрабатывают решения одни работники организации, принимают или утверждают - другие, а выполняют – третьи. Иначе говоря, руководитель часто утверждает и несёт ответственность за решение, которое не разрабатывал; специалисты, готовившие и анализировавшие решения, не участвуют в его реализации, а исполнители не принимают участия в подготовке и обсуждении готовящихся решений. Принятие управленческих решений в организации довольно часто ошибочно рассматривается как индивидуальный, а не групповой процесс. Именно организация, а не отдельный руководитель должны реагировать на возникающие проблемы. И не один руководитель, а все члены организации должны стремиться к повышению эффективности её работы. Конечно, менеджеры выбирают курс для организации, но чтобы решение было реализовано, необходимы совместные действия всех членов организации. Поэтому в групповых процессах принятие решения весьма существенную роль играет стадия согласования.

Лучший способ согласования решения состоит в  привлечении работников к участию в процессе его применения. Разумеется, что встречаются ситуации, когда менеджер вынужден единолично, не прибегая к обсуждениям и согласованиям, но систематическое игнорирование мнения подчинённых ведёт к авторитарному стилю руководства.

7. Управление реализацией.

Процесс решения  проблемы не заканчивается выбором  альтернативы: для получения реального эффекта принятое решение должно быть реализовано. Именно это и является главной задачей данного этапа.

Для успешной реализации решения, прежде всего, необходимо определить комплекс работ и ресурсов и распределить их по исполнителям и срокам, т.е. предусмотреть, кто, где, когда и какие действия должны предпринять и какие для этого необходимы ресурсы. Если речь идёт о достаточно крупных решениях, это может потребовать разработки программы реализации решения. В ходе осуществления этого плана руководитель должен следить за тем, как выполняется решение, в случае необходимости оказывать помощь и вносить определённые коррективы.

8. Контроль и оценка результатов.

Даже после  того как решение окончательно введено  в действие, процесс принятия решения не может считаться полностью завершённым, т.к. необходимо ещё убедиться, оправдывает ли оно себя. Этой цели и служит этап контроля, выполняющий в данном процессе функцию обратной связи. На этом этапе производятся измерения фактических результатов с теми, которые руководитель надеялся получить.

Не следует  забывать, что решение всегда носит временный характер. Срок его эффективного действия можно считать равным периоду относительного постоянства проблемной ситуации. За его пределами решение может перестать давать эффект и даже, превратиться в свою противоположность – не  способствовать решению проблемы, а обострять её. В связи с этим основная задача контроля – своевременно выявлять убывающую эффективность решения и необходимость в его корректировке или принятию нового решения. Кроме того, осуществление этого этапа является источником накопления и систематизации опыта в принятии решений.

Проблемы контроля управленческих решений весьма актуальны, особенно для крупных бюрократических  организаций. Можно принять немало разумных и полезных решений, но без  рационально организованной системы  контроля исполнения они останутся в «недрах делопроизводства» и не дадут ожидаемого эффекта.

Процесс подготовки, принятия и реализации управленческих решений происходит в рамках каждой общей и конкретной функции управления и представляет собой содержание и динамику управления. В зависимости от объекта управления применяются соответствующие формализованные (алгоритмические) методы.

В нестандартных  ситуациях или в тех случаях, когда нет необходимости максимизировать  экономический эффект. А более  целесообразным результатом является «достаточно хорошее» или «удовлетворительное» решение с опорой на критерий «приемлемая величина прибыли» или «надежное достижение требуемого результата», возникает необходимость в рекомендациях по принятию решения и объяснении некоторых его характеристик. В таких случаях нужно рассматривать сам процесс принятия решения, а не то, каким оно должно быть, что позволяет сделать поведенческая теория принятия решения.

Это неформализованный, эвристический метод, основанный на аналитических способностях и опыте руководителя. Он представляет собой совокупность логических приемов и методов выбора оптимальных решений руководителем путем теоретического (мыслительного) сравнения альтернатив с учетом накопленного опыта, базирующегося на интуиции. Преимущество этого метода заключается в том, что решения принимаются оперативно. Недостаток заключается в том, что данный метод базируется на интуиции, которая не гарантирована от ошибок, т.е. довольно высока вероятность ошибок.

В арсенале эвристических  методов имеется во-первых, комплексный способ разработки управленческого решения:

1. Метод «мозговой атаки» применяется при необходимости принятия экстренного, сложного, многопланового решения, связанного с экстремальной ситуацией, требующего от руководителей творческого мышления, умения излагать предложение конструктивно, коммуникабельности, компетентности;
2. Метод Дельфи – это многоуровневое анкетирование. Метод заключается в том, что руководитель объявляет проблему и представляет подчиненным возможность формулирования альтернатив ее решения.
3. Метод Кингисе – японская кольцевая система решения, суть которой заключается в том, что на рассмотрение готовится проект инновации.

Во-вторых, количественные методы решения управленческих проблем:

1. Линейное моделирование.
2. Динамическое программирование.
3. Вероятные и статистические модели.
4. Теория игр.
5. Имитационные модели, метод экспериментального подтверждения или неподтверждения правильности решения.

В-третьих, социально-психологических  подходов. В психологическом плане  процесс принятия решения представляет собой волевой акт, осуществляемый руководителем, это результат выбора одной из ряда возможных альтернатив [9, c. 250-265].

Целью мозгового  штурма является стимулирование творческого  процесса генерации идей в процессе коллективного обсуждения. Метод позволяет в условиях неопределенности разработать максимальное количество возможных решений, фокусируя внимание участников на обсуждаемой проблеме. Характерной чертой данного метода является отделение стадии генерации идей от стадии их оценки. Ответственный за проведение «мозгового штурма» должен обеспечить отсутствие административного воздействия на мнение слушателей. На выступающего ни в коем случае не должен оказывать влияния авторитет стоящего над ним руководителя. Участники «штурма» вольны высказывать любые, даже безумные решения. Таким образом, при помощи мозгового штурма можно найти нестандартное решение и вместе с тем создать атмосферу взаимного доверия в коллективе [19, c. 188].