Документационное обеспечение

  8. Процесс первичной  обработки заканчивается раскладкой  рассортированных документов по  ячейкам сортировочного шкафа, откуда  документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.

  Большая часть организаций  и учреждений обладает помимо  почты и другими каналам информации. Например, значительное количество  документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает  в организации по факсимильным  аппаратам. Масса документов доставляется  сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук  в руки». Все эти способы доставки  могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности  организации информацию. Служба  делопроизводства обязана обеспечить  учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы.

  Согласно рекомендациям  Основных положений ГСДОУ, передача  документов между структурными  подразделениями (из экспедиции  в канцелярию, из канцелярии в  структурные подразделения и  т. д.) осуществляется через секретарей  этих подразделений или тех  должностных лиц, которые отвечают  в них за работу с документами. Документы передаются с соответствующими  отметками в регистрационных  формах.

  В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где структурные подразделения  расположены на значительном  расстоянии друг от друга, организуется  курьерская связь для доставки  поступивших документов. Курьеры  совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным  маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки  и доставляя поступившие документы.

  Самый нерациональный  способ доставки документов - выполнение  этой работы специалистами аппарата  управления, так как расходуется  их рабочее время, дорожает доставка  и соответственно весь аппарат  управления.

  Таким образом, организация  первичной обработки документов  позволяет выделить первичные  потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков  будет зависеть от количества  инстанций прохождения документов  в процессе рассмотрения и  принятой в организации технологии  регистрации документов.

  Поступивший документ, копию отправленного документа  и его проект с визами согласования  исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки  об исполнении. По такой же  схеме работает исполнитель и  над инициативными документами - запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными  письмами.

  В XVII в. процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: поступление документа на рассмотрение (при этом на обороте делалась запись о получении документа с датой); подготовку дела к «докладу» (для этого старший подьячий собирал нужный материал); рассмотрение и решение дела (иногда решение принималось после его коллективного обсуждения); оформление документа, содержащего решение (подьячий переписывал документ набело и справлял его своей подписью - «справой»).

  Подготовка и оформление  внутренних документов организуется  так же, как и исходящих. На  этапе исполнения маршруты их  движения совпадают с входящим  документопотоком. Например, докладные  записки рассматриваются руководителем  на общих основаниях. Отличия  имеются в подготовке распорядительных  документов. Приказы по основной  деятельности должны согласовываться  в юридическом отделе, приказы  по личному составу должны  готовить отделы кадров с соблюдением  трудового законодательства, решения  коллегиального органа - специальный  аппарат (секретариат коллегии).

 

 

  Документы, отправляемые  организацией, в том числе на  машинных носителях, проходят следующие  этапы:

  - сортировку;

  - упаковку;

  - оформление почтового  отправления;

  - сдачу в отделение  связи.

  Обработка и отправка  осуществляются централизованно  экспедицией, участком канцелярии  или секретарем в соответствии  с действующими Почтовыми правилами.

  Экспедиция принимает  документы для отправки полностью  оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

  Служба делопроизводства (или ответственный работник) проверяет  правильность оформления документов, наличие указанных в документе  приложений, соответствие количества  экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и  отправки. Неоформленные или неправильно  оформленные документы возвращаются  исполнителям на доработку в  структурные подразделения.

  На заказную корреспонденцию  сотрудники делопроизводства составляют  опись рассылки, на которой в  экспедиции проставляется фамилия  сотрудника и дата отправки.

  Документы на машинных  носителях принимаются к отправке  в упаковке, соответствующей техническим  требованиям, при наличии сопроводительного  письма, оформленного и зарегистрированного  в установленном порядке

  Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. [2]

 

 

3. Требования к составлению и оформлению листа бронирования, а так же работа с ним.

 

Лист бронирования заполняется при оформлении клиентов на туры компании Агентства  ИСТ ВЕСТ. При заполнении листа бронирования клиет указывает все вои пожелания. 

 В данном  листе бронирования указываются:

- информация о туре ( страна, программа, кол-во недель, дата заезда, дата выезда, категория отеля, пансион);

- общие сведения, информация  о клиентах ( ФИО, номер паспорта, дата рождения, адрес заказчика,  телефоны заказчика, факс);

-  сведения о дополнительных услугах ( оформление визы, страховка, авиаперелет);

-  информация об оплате тура ( расчет стоимости тура, включая доп. услуги,  оформитель, заявку принял);

После того, как клиент турагентства принял решение о совершении поездки и выбрал наиболее приглянувшийся отель, тип питания, экскурсионную программу, дату выезда, наступает черед менеджера воплощать устные намерения в действительность.

Для этого необходимо забронировать тур или тот пакет услуг, которые клиент заказал. Для этого Агент направляет заявку Туроператору. Заявка может быть принята через Интернет или посредством факсимильной связи. Необходимо заметить, что многие крупные туроператоры в последнее время поощряют бронирование через Интернет и в качестве бонусов повышают процент комиссионного вознаграждения.

Интернет-бронирование имеет ряд преимуществ.

Главное из них — реальное отражение наличия тех или иных услуг (свободных мест в отеле, самолете и т.д.). К тому же обработка Интернет-заявки занимает значительно меньше времени и ответ клиенту Агентство может дать уже в день подачи заявки. Каждая турфирма разрабатывает индивидуальный образец листа бронирования.

 После получения  подтвержденного заказа Туроператор  резервирует места на транспорте  и комнаты в отелях согласно  поступившему Заказу. И только  после этого Оператор выставляет  Агенту счет-подтверждение на  оплату заявленного тура. Если Счет-подтверждение не оплачивается Агентом в течение определенного количества дней (как правило, трех банковских), Заказ автоматически аннулируется. Компания в данном случае не несет ответственности по любым претензиям Агента, его клиентов (туристов) или третьих лиц. Большинство операторов может восстановить заказ, при этом Агент выплачивает штраф. Его размеры также могут варьироваться. Датой оплаты стоимости туристского продукта в порядке безналичного или наличного расчета считается дата поступления денежных средств Агента на банковский счет или в кассу Туроператора. При этом действия банков или иных организаций, помешавшие Агенту исполнить требование настоящего пункта, не освобождают его от ответственности.

 Риск задержки  совершения банковских операций, а также риск изменения валютных  курсов относится, как правило, на  Агента. В любом случае большинство  туроператоров требуют, чтобы полная  оплата стоимости туристского  продукта Агентом была произведена  не позднее, чем за 15 дней до  начала тура или срока, который  подтвердила в счете-подтверждении  турфирма. После полной оплаты  счета Туроператор выдает Агенту  ваучеры на обслуживание туристов  в месте оказания услуг. Любое  изменение Заказа может быть  запрошено Агентом только письменно. Изменения, принятые Туроператором  и не влекущие за собой штрафные  санкции, как правило, оплачиваются  дополнительно. При этом Туроператор  может устанавливать определенную  таксу за одну модификацию. В  случае получения запроса на  модификацию заказа компания  имеет право: выставить Агенту  к оплате дополнительный счет; сообщить Агенту о невозможности изменения Заказа без отказа от него и выплаты штрафных санкций; аннулировать Заказ, при этом вся ответственность за аннуляцию относится на Агента. После подтверждения Заказа Агент поручает Туроператору от имени Агента (клиентов Агента) произвести действия по передаче документов в посольство (консульство) для оформления виз для клиентов. В случае аннулирования или модификации Заказа, Агент в обязательном порядке отправляет Туроператору извещение об этом в письменной форме, скрепленной печатью Агента и подписью уполномоченного лица Агента, с указанием номера Заказа. В противном случае Компания имеет право не принять отказ от Заказа и взыскать с Агента штраф.

 

 

4. Проект приказа по открытому акционерному обществу «Следопыт» об утверждении инструкции по обслуживанию клиентов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СЛЕДОПЫТ»

(ОАО «Следопыт»)

ПРИКАЗ

« 28 » октября 2013 г.                                                                              № 63

г. Ярославль

Об утверждении инструкции по обслуживанию клиентов

 

В соответствии с Типовой инструкцией по обслуживанию клиентов разработаны порядок оформления заявок на групповые туристические поездки.

ПРИКАЗЫВАЮ:

 
1. Утвердить типовую инструкцию  по обслуживанию клиентов.

2.  Главному менеджеру  Груздову А.К. обеспечить методическое  руководство оформления заявок  и  установить  контроль за соблюдением требований инструкции.

 

 

Генеральный директор :   Борисов    Борисов Ю.Б.

 

С приказом ознакомлены:   

Начальник отдела кадров:    Махав     Махов О.А.

1.11.13

Специалист договорного отдела:  Иванов    Иванов А.К. 

1.11.13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Делопроизводство прошло длительный путь исторического развития. Зародившись с появлением государства, к XVIII в. оно приобрело все основные черты, существующие в настоящее время.

XVIII век в развитии делопроизводства  связан с усилением законодательной  регламентации всех сторон деятельности  канцелярии и учреждения в  целом, формированием и закреплением  общих административных начал  деятельности учреждений, их структуры  и штатной численности.

Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

После революции 1917 года для работы в учреждениях были привлечены революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры.

Уровень документационного обеспечения управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно сущ. В условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих места оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 года. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях её экономии и т. п., но работа не была доверена до конца. Для улучшения качества оформления документов в 1918 году было принято постановление «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению делопроизводства.

В 1918 году было также издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Предлагаемая новая система делопроизводства основалась на общих принципах, во многом актуально звучащих  и сегодня:

 
-  организация делопроизводства должно быть единой для всего учреждения;