Документационное обеспечение

  Отсюда главное правило  организации документооборота - оперативное  прохождение документа по наиболее  короткому и прямому маршруту  с наименьшими затратами времени.

  Кроме того, при организации  движения документов необходимо  выполнение следующих правил:

  • максимальное сокращение  инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических  операций по обработке документов  и управленческих звеньев, не  обусловленных деловой необходимостью);

  • исключение или  максимальное ограничение возвратных  движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при  их подготовке - визирование и  согласование и т. д.);

  • максимальное единообразие  в порядке прохождения и процессах  обработки основных категорий  документов, исходя из того, что  каждое перемещение документа  должно быть оправданным.

  Соблюдение этих правил  позволяет реализовать основной  организационный принцип службы  делопроизводства - специализацию, возможность  централизованного выполнения однородных  технологических операций, эффективного  использования средств оргтехники  и персонала.

  Объективные данные  о состоянии документооборота  можно получить из качественных  и количественных характеристик  его параметров.

  К качественным характеристикам  документооборота относятся:

  • характеристики  документопотоков (состав документов, их содержание);

  • маршруты движения  документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута  движения документов);

  • периодичность (стадии  документооборота);

  • направленность  движения.

  Документооборот как  технологический процесс делится  на несколько частей - потоков, обеспечивающих  прямую и обратную связь в  управлении. Под документопотоком  понимается сложившееся или организованное  в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

  Документопотоки различают  по направлению и по отношению  к управленческому объекту.

  По направлению выделяют  горизонтальные потоки, вертикальные, восходящие и нисходящие.

  Горизонтальные потоки  связывают организации одного  уровня управления, вертикальные (восходящие  и нисходящие) связывают организации  различных уровней, например, руководящий  орган власти и подчиненные  ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние  фирмы и филиалы.

  Восходящие потоки - это  входные документы, получаемые вышестоящей  организацией от подчиненных  организаций (исходящие документы  подчиненных организаций, направляемые  в вышестоящие инстанции).

  Нисходящие потоки - это  документы, направляемые вышестоящими  органами власти и управления  подчиненным организациям.

  По отношению к  управленческому объекту выделяют  входящий, исходящий и внутренний  документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших  документов используется для  подготовки внутренних и исходящих  ответных и т. д.

  Входящий документопоток  любого предприятия складывается:

  • Из документов  вышестоящих организаций (органов  власти и управления, центральных  аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят  директивные указания, нормативные  и методические акты, которые  являются основанием для руководителей  в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации.

  • Документов от  подведомственных организаций, содержащих  сведения о выполнении распорядительных  действий, запросы о путях выполнения  заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов.

  • Документов от  несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, гарантийные, а также запросы, оферты и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.).

  • Обращений граждан: предложений, заявлений, жалоб.

  Исходящий документопоток  состоит из документов, создаваемых  в данной организации и отправляемых  за ее пределы. Исходящие документы  создаются в ответ на поступившие  письменные или устные запросы  или как инициативные документы, требующие или не требующие  ответа.

  Инициативные документы  всегда значительно превышают  группу ответных документов. Мотивы  создания исходящих документов  диктуются направлениями деятельности  организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

  Внутренний документопоток  составляют документы, создаваемые  и используемые в самом аппарате  управления, не выходящие за его  пределы. Происхождение этих документов  совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает  целенаправленное решение управленческих  задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В отделе управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и различными отделами, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и пояснительными записками, рапортами.

  Каждый документопоток  имеет достаточно стабильный  маршрут движения, который зависит  от состава и содержания документов, степени регламентации функций  руководителей и структурных  подразделений, распределения обязанностей  между руководителями и от  принятой в организации технологии  работы с документами.

  Стереотипные маршруты  движения свойственны входящим  документам, что определяется их  адресованием. Входящие документы образуют три направления движения:

  - руководству организации;

  - руководству структурных  подразделений;

  - непосредственно специалистам.

  Соотношение этих  потоков неравномерно - наибольшая  часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает  информационные перегрузки, а с  другой, - получает значительное  количество информации, не соответствующей  их компетенции, области деятельности  и функциональным обязанностям. Ожидание рассмотрения документов  руководством является потерянным  временем, удлиняет путь документа  к исполнителю.

  Маршрут движения  входящих документов зависит  и от принятой в организации  технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается  на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другими реквизитами после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т. е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

  Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю  управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы  готовят специалисты в структурных  подразделениях. Маршрут движения  этих документов зависит от  количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии  перепечатки текста, регистрации  и отправки документов.

  Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних  документов. Причем в этом потоке  движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка  всех остальных документов не  имеет регламентированных маршрутов  и влечет наиболее ощутимые  потери времени.

Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций. Это:

  - прием документов;

  - их распределение;

  - направление на исполнение;

  - исполнение и отправка.

  Независимо от объема  деятельности организации, операции  по приему и отправке документов  обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства  крупных организаций для этого  предусматривают создание специализированного  участка - экспедиции, как одного  из структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

  Рекомендации по приему и отправке документов, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т. е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

  Доставка документов  происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду  с этими способами доставки  поступление документов осуществляется  через компьютерные сети, электронную  почту, факсимильную связь. Значительная  часть документов поступает путем  передачи их командированными  сотрудниками других учреждений.

  Задача службы делопроизводства (или отдельного сотрудника) - организовать  учет поступления документов  из всех источников, их первичную  обработку, координировать их движение.

  В нормативных документах  регламентированы правила первичной  обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

  1. Проверяется правильность  доставки. Ошибочно доставленная  документация возвращается на  почту для пересылки адресату.

  2. Проверяется целостность  упаковки, сохранность печатей. Конверты  вскрываются, проверяется комплектность  и сохранность вложений. При обнаружении  повреждений конвертов, отсутствия  документов, приложений к ним, несоответствия  документов и приложений сообщают  отправителю.

  3. При поступлении  машиночитаемых документов обрабатывается  только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке  передаются по назначению.

  4. Как правило, конверты  уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая  их к документу) только в тех  случаях, когда на документе отсутствует  обратный адрес, когда дата на  почтовом штемпеле имеет значение  для доказательства даты получения  документа, когда на конверте  нет надписи «лично», а документ  носит личный характер.

  5. Документы с пометкой  «лично» не вскрываются, а передаются  адресату. Однако в некоторых  организациях количество таких  документов может быть весьма  значительным. В таком случае  экспедиционная обработка поступивших  документов предусматривает учет  их поступления, дата и учетный  номер проставляются на пакетах.

  6. Экспедиция ведет  учет всех поступивших документов - на документе проставляется  штамп об их получении, где  указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный  номер документа. Обычно в штампе  предусмотрено место для последующего  проставления входящего регистрационного  индекса.

  7. При первичной экспедиционной  обработке документы сортируют  по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки - адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

  В небольших организациях  вся поступающая документация  сортируется секретарем. В помощь  секретарю можно разработать  классификатор видов документов  и вопросов деятельности с  указанием исполнителей, которые  курируют определенные вопросы.