Шпаргалка по "Теории организации"

1. Слова, воспринимаемые как  требование. Для каждого из нас  дорога автономия - возможность самостоятельно  выбрать себе цели и действовать  в соответствии с выбором. Требование  угрожает этой возможности. Когда  мы слышим требование, то часто  видим перед собой два пути: подчинение или борьбу. Когда  же нас просят, мы чувствуем  себя свободными и охотно откликаемся  на просьбу, если ожидаемые от  нас действия не противоречат  нашим ценностям. Если же действия  не созвучны нашим целям и  ценностям, мы просто говорим  о невозможности откликнуться  на просьбу.

2. Слова, которые воспринимаются  как диагноз, осуждение. Когда мы  говорим людям, что считаем их  грубыми, эгоистичными или невнимательными  к окружающим, то они, как правило, начинают плохо думать или  о себе, или о нас. Если они  изменили поведение, которое мы  осудили, то сделали это, скорее  испытывая стыд, страх или вину, чем из желания действовать в согласии с нами.

3. Слова, не оставляющие  выбора. Возможность самостоятельно  осуществлять выбор прибавляет  нам силы. Особенно необходима  для человека возможность выбирать  свою цель, свой путь к мечте.

“Барьерами” коммуникаций может быть незнание основных каналов получения информации и неумение собеседников определять ведущий путь усвоения информации друг другом.

Часто при общении допускаются следующие ошибки:

1. Ошибки в разговоре

“Читаем мысли” другого. Человек может ошибочно полагать, что его считают глупым, злым, жадным и т. д. “Я вижу, ты считаешь меня глупым (жадным, злым и т. д.)”.

Принимаем молчание за внимание. Если собеседник молчит, то это еще не означает, что он слушает.

Попытка скрыть свои чувства. Напрасно ожидать откровенности от собеседника, если сам держишь свои чувства под замком.

Недооцениваем необходимость тратить время на коррекцию эмоционального состояния - своего или собеседника. Например, если вы догадались, что собеседник испытывает какое-либо чувство, то полезнее помочь ему открыть это чувство, снизив тем самым остроту переживаний.

Призываем других измениться или требуем от них стать такими, как нужно нам. Призыв или совет: “Не будь таким чувствительным” или какой-либо сходный с ним бессмысленнее.

2. Ошибки при слушании

Притворство, что слушаем. Как бы мы ни притворялись, отсутствие интереса непременно проявится в выражении лица или в жестах.

Когда мы мысленно не соглашаемся с говорящим, то часто прекращаем слушать, и ждем своей очереди высказаться. Дождавшись, увлекаемся обоснованием своей точки зрения, а затем не можем переключить внимание на говорящего после того, как высказались. Тем самым теряем нить разговора и затрудняем понимание друг друга.

Оказываемся под влиянием чувств сильно взволнованного собеседника и пропускаем смысл сообщения.

Задавание лишних вопросов с целью показать, что разговор интересен.

Коммуникативные барьеры делятся:

1. Технические барьеры;

2. Социально-культурные барьеры;

3. Психологические барьеры;

4. Барьеры понимания.

Мы рассмотрим только социально-культурные, психологические и барьеры понимания, разделив их на следующие три группы: барьер «авторитет»; барьер «избегание»; барьер «непонимание».

 

42. Проблемы и направления совершенствования  коммуникаций:

Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Как показано ниже, информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Управленческие действия. Регулирование информационного потока — лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. К примеру, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении работниками руководящего звена таких еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе. Все эти примеры суть отображения ролей контролера, распределителя и источника в информационном процессе по Минцбергу.

Планирование, реализация и контроль, рассматриваемые в последующих главах, формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля — вот дополнительные действия, подвластные руководителю.

Системы обратной связи. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи — перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Например, фирма «Форд» направляет работников своей главной штаб-квартиры на заводы, разбросанные по стране, для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции. Подобным образом мэр города лично посещает районы, чтобы удостовериться в нормальной реализации различных государственных программ, или с той же целью направляет от своего имени работников муниципалитета. Рассматривая необходимость обратной связи в организации, один из специалистов по обмену информацией пишет: «Эффективно работающий руководитель преодолевает разрыв между собою и своими подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщений вниз и восприятие их там». Опрос работников — еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов:

1) четко ли доведены  до них цели их деятельности;

2) с какими потенциальными  или реальными проблемами они  сталкиваются или могут столкнуться;

3) получают ли они точную  и своевременную информацию, необходимую  им для работы;

4) открыт ли их руководитель  для предложений;

5) информированы ли они  о грядущих переменах, которые  отразятся на их работе.

 

43. Требования к менеджеру:

Понятие "менеджер" имеет очень широкое значение и употребляется применительно к:

- организатору конкретных  видов работ в рамках отдельных  подразделений или программно-целевых  групп;

- руководителю предприятия  в целом или его подразделений (управлений, отделений, отделов);

- руководителю по отношению  к подчиненным;

- администратору любого  уровня управления, организующего  работу, руководствуясь современными  методами и др.

В мировой практике принято различать менеджеров трех уровней: - низшего; - среднего; - высшего.

В соответствии с этими уровнями к менеджерам предъявляются различные требования. Требования эти высоки для любого уровня менеджеров. В общем, линейные руководители среднего звена занимаются решением поставленных задач, низшего звена - устранением проблем, связанных с достижением целей, а высшего звена - постановкой общих целей. Таким образом, хотя и кажется, что ответственность распределена равномерно, больше всего ее лежит на руководителях высшего порядка. Так уж заведено, что если какое-то предприятие не удается, то винят во всем руководителя, а если фирма достигает успеха, то этот успех принадлежит исключительно сотрудникам данной организации.

Однако, можно перечислить общие требования, предъявляющиеся к менеджерам любого уровня. Итак, требования можно разделить на 6 основных блоков:

1. Знание специальности:

- знание технологии производственного  процесса и его функционирования;

- знание теории менеджмента, основных законов и приемов;

- знание общей экономической  теории;

- знание теории маркетинга;

- а также общая эрудиция  по специальности;

- знание науки психологии (очень важно при работе с  людьми);

2. Личные качества:

- умение быть в форме;

- выносливость в состоянии  неопределенности и стресса;

- выдержка в любой конфликтной  ситуации;

- коммуникативность;

- умение слушать;

- интуиция;

- приспособляемость к  ситуации;

- восприимчивость критики, самокритичность;

- уверенность в себе;

- авторитетность;

- стремление к успеху  и готовность работать для  этого;

- возраст и внешние  данные;

- сила воли;

3. Личные способности:

- умение убеждать, пробивать  свои идеи (харизма);

- умение распределять  обязанности и давать четкие  указания;

- умение стимулировать  и мотивировать работников;

- легкость в общении, тактичность  и дипломатичность;

4. Интеллектуальные способности:

- ум и рассудительность;

- творческий потенциал;

- умение принять нужное  решение;

- логическое, структурное, системное  мышление;

- интуиция;

5. Рабочие приемы:

- рациональность и системность  в работе;

- умение максимально концентрироваться;

- умение принятия решений  и снятия проблем;

- самоменеджмент;

- умение выражать свои  мысли, вести переговоры;

6. Физические возможности:

- активность и подвижность;

- энергичность;

- сила и здоровье.

Личность руководителя, его опыт, деловые и характерологические особенности играют ведущую роль в управлении организациями. Но требования и качества личности руководителя нельзя рассматривать отдельно от рода его деятельности. Так, например, некоторые качества, встречающиеся при анализе деятельности руководителей производства, отсутствуют в характеристиках руководителей научных коллективов, и наоборот. Кроме того, взаимные соответствия личности руководителя и его деятельности характеризуются определенной динамикой. Вопрос о проявлении и формировании качеств личности руководителя и его деятельности должен рассматриваться в непосредственной связи с тем, что и сама деятельность руководителя тоже существенно изменяется в результате приобретения им новых качеств и изменения существующих. Однако сказанное не исключает возможности и необходимости определить в самом общем виде те требования, которым должен соответствовать руководитель любого управленческого ранга в различных социальных организациях

 

44. Что такое «социальная организация»?

Социальная организация (от франц. organisation, от позднелат. organizo- сообщаю стройный вид, устраиваю) - исторически сложившаяся упорядоченная система деятельности общества, людей; исторически сложившаяся упорядоченная система социальных отношений, например, экономическая организация общества, военная организация общества, политическая организация общества и т.д.

Организация (от лат. orgariisatio — формирую, создаю, сообщаю стройный вид) характеризуется как:

 

 1. Внутренняя упорядоченность, согласованность взаимодействия отдельных элементов или частей системы в соответствии со структурой целого – организация как состояние.Состояние-Организация как состояние предполагает наличие определенного порядка, или определенную степень упорядоченности.

2. Объединение людей для совместного достижения поставленной цели, действующих в рамках определенной структуры и на основе правил, установленных для этой организации – организация как система. Система - Под организацией как системой понимается непосредственный вид системы, устройство системы, что предопределяет исходные позиции для формирования теории организаций.

2. Определенного рода деятельность, совокупность процессов или действий, ведущих к образованию организационной структуры управления, совершенствованию взаимосвязей ее элементов и обеспечению эффективного функционирования (организаторская деятельность) – это организация как процесс. Процесс - Организация как процесс реализуется в качестве одной из основных функций управления при создании и совершенствовании системы. В сфере организации управления ее обычно связывают с действиями, направленными на формирование (основание, учреждение, создание, совершенствование) каких-либо организационных структур, на подготовку и налаживание работ, на объединение и упорядочение совместной работы исполнителей.

3. Результат обеспечения функционирования системы управления, отражающий ее состояние, то есть организованность – это организация как метод. Метод изменения сложившихся состояний систем или процессов функционирования

В своей повседневной жизни люди оказываются втянутыми в деятельность множества организаций, включая детский сад, школу, производственный коллектив, спортивную команду и т.д., причем все эти организации подразделяются на два основных типа - неформальныеи формальные.

Типы организации:

Неформальная — система межличностных связей, возникающая на основе взаимного интереса индивидов друг к другу вне связи с функциональными нуждами, т.е. непосредственная, стихийно возникшая общность людей, основанная на личном выборе связей и ассоциаций между собой (товарищеские отношения, взаимная симпатия, любительские интересы и т.п.).