Коммуникационные процессы в организации

 

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………….3

1. Коммуникации в управлении…..…………………………………………....5

2. Организационные коммуникации…..…......................................................8

3. Процесс коммуникации…..………………………………………………...12

4. Коммуникационные сети…..……………………………………………….15

5. Способы совершенствования коммуникаций….. ………………………..21

Заключение……………………………………………………………………..24

Библиографический список…....……………………………………………...26

 

Введение

Формальную  организационную структуру составляет набор статусов (должностей) и ролей. Но не они определяют жизненный цикл организации, а люди, занимающие эти должности или выполняющие эти роли. Сотрудники организации в различной степени проявляют свою индивидуальность в процессе выполнения работы. Невозможно переоценить важность коммуникаций в организации. Если люди не смогут обмениваться информацией, то они не смогут работать вместе, формулировать цели и достигать их. В пункте 4 статьи 29 Конституции Российской Федерации записано: Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Однако, коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Цель данной работы ознакомиться с природой и сложностями коммуникаций, с тем, что можно предпринять, чтобы эффективно обмениваться информацией; выявить эффективность информационного обмена как в организации в целом, так и между членами коллектива.

Для реализации цели поставлены следующие задачи:

- раскрыть основные  характеристики коммуникаций;

- охарактеризовать  коммуникационный процесс и навыки, эффективных коммуникаций;

- показать способы совершенствования информационного обмена в         организации.

Предмет исследования: коммуникационные процессы в организации.

Актуальность  выбранной темы обусловлена, прежде всего, значимостью коммуникаций в  управлении. Совместная деятельность людей предполагает контакты между  ними и обмен необходимой информацией. Только на этой основе люди, объединенные в организацию, могут достигать своих целей. Любая организация, в том числе и на уровне малой группы, обязательно имеет соответствующую систему коммуникаций, по которым передается информация. Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненных друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. Поэтому коммуникации часто называют нервной системой организации.

Процессы коммуникации, в которых участвуют работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем одного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию из различных источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т.п. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникации позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

 

 

 

1. Коммуникации в управлении

 

Коммуникация - это передача информации от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и целые организации.¹

Коммуникация - это обмен информацией между  людьми. Обмен информацией необходим  при реализации любой из функций  менеджмента (планирование, организация, координирование, контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации.

Коммуникация - это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. Рассмотрим эту систему подробнее и начнем с того, какие внешние и внутренние коммуникации осуществляет организация.

Внешние коммуникации. Это обмен информацией между  организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолировано, а во взаимодействии с внешней средой. От того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и др.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и, ее результаты, зависят характер и способы коммуникаций. У организаций имеются разнообразные способы обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются, прежде всего, с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок.

Внутренние  коммуникации. Под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации). С помощью вертикальных коммуникаций информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. Таким образом, работникам организации сообщают, о новых стратегических и

тактических целях, измени приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении  правил, инструкций, стандартов деятельности и др. Параллельно этим информационным потокам в любой организации осуществляется передача информации в противоположном направлении - с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. С

ее помощью  руководство узнает о реальном положении  дел в организации, о результатах  принятых решений, о возникающих трудностях, проблемах и 

предположениях  по их разрешению. ²

В дополнение к  вертикальным, организация нуждается  и в горизонтальных коммуникациях, так как она состоит из нескольких подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, что вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией. Существенное отличие горизонтальных коммуникаций заключается не в направлении движения информации, а в том, что они связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.

Коммуникации  между руководителем и подчиненным  также являются видом внутренних коммуникаций. Этот вид составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений.

В любой организации  наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам, циркулирует и неофициальная информация, т.е. слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций. Неформальными коммуникациями часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те, или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций – гораздо, большая скорость передачи информациизначительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений. Она может быть весьма опасной для организации, хорошо известно, какое отрицательное влияние может оказать на мотивацию и производственное поведение сотрудников распространение тревожной информации вне официальных каналов.³ 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организационные коммуникации

 

Под  организационными коммуникациями следует понимать формальные и неформальные каналы, формы и способы общения между сотрудниками, сложившиеся в ходе решения организационных задач. К факторам, влияющим на возрастание роли организационных коммуникаций, относятся:

- усиливающаяся специализация, требующая соответствующей кооперации; - увеличение объема информации требующей своего распространения;

- усложнение производственных задач и увеличение в связи с этим доли времени, отводимого менеджерами на общение с подчиненными.

Организационные коммуникации выполняют следующие  функции:

- функцию обмена информацией;

- функцию познания сотрудниками организации друг друга и налаживания взаимоотношений;

- функцию обеспечения самореализации и самовыражения;

- функцию организации деятельности;

- функцию влияния  (воздействия) на других людей.

В структуру организационных коммуникаций входят:

- потребность, вызвавшая необходимость общения;

- цель общения;

- отправитель сообщения и его получатель;

- форма сообщения;

- тема (содержание) сообщения;

- код или  язык сообщения.

Каждый из названных  компонентов, в свою очередь, может быть предметом структурного и функционального анализа. В частности, предмет и цели непосредственно связаны с функциями общения. Отправитель и получатель сообщения имеют свои индивидуальные психологические особенности, потребности и устремления, которые могут совпадать или не совпадать с целями организации.

Форма и средства общения достаточно многообразны. При  этом главным инструментом человеческого  общения является речь, которая никак  не перекрывает собой всю реальную полноту и многогранность данного процесса в целом, так как весьма значительными выступают и невербальные средства общения: мимика и пантомимика, поза, жесты, походка, манеры держаться и др.⁴

Тема (содержание) сообщения может носить как официальный, так и неофициальный характер. Официальная информация на различных уровнях руководства может содержать информацию о новой задаче, о ходе или результате ее решения. Она может носить конфиденциальный или не конфиденциальный характер. Как правило, она передается в письменной форме, так как это обеспечивает определенность источника информации, ее

постоянство и  возможность адекватного донесения, как до отдельных личностей, так и до целых групп. Неофициальная информация курсирует между различными группами работников в соответствии с их межличностными потребностями и интересами. Она позволяет людям лучше узнать друг друга, но не всегда является оптимальной с точки зрения продуктивности. Неофициальная информация, как правило, передается в устной форме, так как это обеспечивает ее непосредственность.

Кроме того, информационные связи в условиях внутригруппового общения могут иметь централизованный и нецентрализованный характер. Степень  централизованности определяется наличием центральной позиции в 

сети коммуникации, количеством каналов, связывающих одну позицию с другой.

Коммуникативный поток может двигаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее. Нисходящее направление используется руководителями для постановки задач, информирования подчиненных, предложения организовать обратную связь по результатам работы. Восходящая информация используется для информирования подчиненными руководителей о результатах работы, текущих проблемах, доведения до сведения руководителей мнения работников. Горизонтальное направление коммуникативного потока возникает, когда общение осуществляется между работниками одного уровня.

Когда информация в организации движется верх и  вниз, смысл сообщении несколько  искажается, что может быть обусловлено рядом причин. Сообщения могут искажаться непреднамеренно, в силу затруднений в межличностных контактах. Сознательное искажение информации может иметь место, когда управляющий не согласен с сообщением. Проблемы могут возникнуть также вследствие фильтрации сообщений. Согласно исследованию, лишь 63% содержания информации, отправляемой советом директоров, доходило до вице-президентов, 40% - до начальников подразделений и 20% - до рабочих.

Преграды на путях обмена информацией могут  быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель не в состоянии эффективно реагировать на всю поступающую информацию. Он вынужден отсеивать менее важную и оставлять только ту, которая ему кажется наиболее важной. Понимание руководителем важности информации может отличаться от понимания таковой другими работниками организации.

Если структура  организации продумана плохо, возможности  руководителей планировать и  добиваться реализации поставленных целей  сужаются. В организации с многочисленными  уровнями управления растет вероятность информационных искажений. К другим аспектам, которые могут вызвать проблемы в коммуникациях, можно отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределение задач.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.  Процесс коммуникации