Презентация как форма коммуникации

Основная часть выступления призвана передать участникам необходимый объем информации, требующейся для достижения его цели, упомянуть вновь главные положения основной части выступления в его заключении.

Очень важно в конце каждого этапа презентации поддерживать обратную связь с аудиторией. Всякий раз, как поставлена точка в каком-то сообщении и ведущий дошел до паузы, полезно еще раз подумать о мышлении аудитории — какие вопросы возникли у нее в данный момент, как там у нее все отражается. Это помогает уберечь презентацию от превращения ее в непрерывный поток фактов, которые спустя какое-то время становится очень сложно воспринимать.

Окончание презентации так же важно, как и ее открытие. В процессе работы над завершением презентации необходимо возвратиться к первоначальному предложению. Цель презентации обязательно диктует ее окончание, которое обычно включает в себя следующие моменты:

- краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор ключевых и ярких моментов;

- рекомендации по стратегии поведения участников презентации;

- предложения относительно ближайших шагов, если рекомендации приняты, с конкретными сроками;

- благодарность за внимание;

- предложение задавать вопросы.

Психологи рекомендуют обращать внимание при подготовке текстов выступлений на то, чтобы в них:

- проверить, не осталось  ли каких-нибудь информационных  пробелов, которые никто не заполнит;

- определить места в  текстах, где есть наибольшая  вероятность столкнуться с сопротивлением  или недоверием аудитории;

- критически рассмотреть  все выступления с точки зрения  аудитории;

           - тексты должны быть написаны  исключительно в разговорной  форме, грамотно. Словарь, грамматика  и синтаксис разговорной речи  воспринимаются слушателем сходу;

           - в текстах должны присутствовать народные выражения, делающие речь яркой и выразительной;

           - в разговорной речи допустимо использование сленга;

           - использовать только первое и второе лицо, но не третье;

           - использовать короткие слова и краткие предложения;

           - употреблять активный залог вместо пассивного;

           - помнить, устная речь воспринимается слушателем сходу, поэтому вся имеющая отношение к делу информация должна быть представлена в наилучшем порядке, обеспечивающем мгновенное усвоение;

           - главные мысли всегда помещать ближе к началу предложения;

           - все второстепенные детали предложения поместить после основного глагола;

           - расставлять указатели (некий эквивалент глав или параграфов). Для этого требуется произнести подводящее итог предложение, а затем задать вопрос, позволяющий перейти к новому разделу;

           - помнить, что факты гораздо проще усвоить, если их хочется узнать, чем когда просто представляют их. Неоценимым изобретением для этого оказываются риторические вопросы. Они хорошие помощники, когда надо подстегнуть интерес аудитории;

           - использовать примеры и аналогии. Считается, что хорошо подобранная параллель, входящая в сферу опыта аудитории, часто экономит кучу денег, необходимых на визуальные средства или десять минут, требующиеся на объяснение.

Полезно избегать:

- противоречий, двусмысленностей, а также частичных и полных совпадений;

- материалов, которые могут вызвать раздражение;

- технических терминов, если нет уверенности, что аудитория знакома с ними;

- литературных фраз, каких люди никогда не употребляют в разговорной речи;

- длинных предложений: в две строчки уже длинное;

- упрощений до примитивного;

- высокопарного пустословия;

- жаргона;

- абстрактных существительных;

- бормотания;

- запинания и чрезмерных пауз;

- нечеткой речи;

- назойливого словесного и физического манерничанья;

- фраз-паразитов.

Цель ведущего — говорить почти так же, как если бы он беседовал с парой друзей, сохраняя естественность и стиль своего поведения. Опытный, квалифицированный ведущий понимает, что хорошее выступление обращено к большой аудитории так, словно это один человек. Презентация тогда эффективна, когда она подогнана, как пиджачок на примерке, под конкретного клиента и конкретную ситуацию продаж.

3. Речевой аспект презентации.

Огромную роль в эффективной презентации играет грамотно поставленная речь.

Центральная идея - это основная тема речи; оратор хочет, чтобы слушатели запомнили ее, даже если они забудут все остальное. Любая, даже самая сложная, центральная идея должна быть ограничена одним предложением.

После определения центральной идеи необходимо подкрепить ее в сознании слушателей. Это достигается с помощью основных мыслей. Их должно быть несколько; для большинства речей достаточно четыре или пять.

Как только отобраны основные мысли, нужно найти способы, чем можно подкрепить их. Среди методов поддержки чаще всего используются цитаты, примеры, аналогии и статистика.

Манера, в которой представляется начало речи, очень сильно повлияет на первое впечатление слушателей. У введения две основные цели: установить контакт со слушателями и привлечь его внимание.

В заключении речи следует снова коснуться центральной идеи. Хорошее заключение показывает слушателям, что тема полностью раскрыта.

Информативная речь обычно конкретная и однозначная, поэтому добиться ее восприятия слушателем не так трудно. Для оратора, старающегося убедить аудиторию, достижение восприятия его идей слушателем - задача гораздо более сложная.

Целенаправленная последовательность - это метод организации речи, основанный на анализе мыслительного процесса. Он состоит из 5 шагов:

1. Привлечение внимания.

2. Указание на потребность.

3. Способ удовлетворения  потребности.

4. Наглядность результатов.

О сообщении, в котором мысли логически связаны и выстроены гладко, говорят, что оно последовательное. В последовательных презентациях структура построения очевидна и, следовательно, повышается вероятность того, что слушатели воспримут информацию. Дополнительное преимущество последовательной презентации заключается в том, что и самому оратору легче запомнить ее, потому что в ней больше точных смысловых связей.

Перечисление и параллелизм - это средства, с помощью которых можно сделать презентацию более последовательной. Выступление оратора, который рассказывает своим слушателям, сколько пунктов он собирается назвать нумерует каждый из них («Моя первая мысль...») и повторяет эти пункты в заключении, запоминается лучше, чем речь того, кто обходится без подобных замечаний.

Ораторы, которые повторяют сходную фразеологию при передаче своих мыслей, используют параллелизм. Политический кандидат, который говорит: «Граждане заслуживают безопасных улиц, граждане заслуживают хорошо оплачиваемой работы, граждане заслуживают чистой окружающей среды», - использует параллелизм.

У параллелизма есть ритм, который легко слушать и легко запомнить. Он делает сообщение более последовательным.

Существуют четыре основных режима публичных выступлений:

1) импровизация

2) речь «без бумажки»

3) речь, выученная наизусть

4) речь по рукописи

Основное преимущество импровизации - в спонтанности; ее недостаток в том, что она, как правило, плохо спланирована.

 Речь «без бумажки» более  формальна, чем импровизация. Здесь  есть возможность планирования, и в результате речь лучше  организована. Оратор постоянно опирается на заметки, но при этом читать их слушателям ни к чему. Большинство публичных выступлений произносятся именно так.

Выученная наизусть речь позволяет представить хорошо спланированное выражение мыслей. Однако при представлении речи по памяти ораторы часто теряют естественность, и иногда их речи звучат и выглядят не очень живо.

Чтение по рукописи рассчитано на более формальные ситуации.

 При чтении с рукописи  можно быть очень точным, можно  контролировать каждое предложение. Но при этом создание такой речи занимает больше времени, и часто рукопись становится барьером между оратором и аудиторией.

С тех пор как шумовое загрязнение окружающей среды стало проблемой для общества, люди более осознанно относятся к громкости. Обращаясь к аудитории, ораторы должны регулировать громкость голоса в зависимости от таких факторов, как комнаты и посторонние шумы.

Скорость, или темп, в котором говорит оратор так же влияет на слушателей. Из-за нервозности некоторые неопытные ораторы говорят слишком быстро, и это существенно мешает аудитории понять смысл сказанного. Кроме того, слишком быстрая речь вызывает трудности в контроле дыхания, и часто все мысли произносятся с одинаковым ударением. Чрезмерное замедление речи приведет к потере внимания.

Разнообразие - это ключ к успешному использованию лучших качеств

своего голоса. Варьируя громкость, темп и высоту оратор в состоянии сделать так, что его будет интереснее слушать, а сообщение его будет более запоминающимся.

4. Технические средства  и наглядные пособия для презентации.

Есть старая английская пословица: "Я услышал и забыл, я увидел и запомнил, я сделал и понял". Аудитория на презентации вряд ли много сделает и поймет, очень многое будет услышано и забыт. И тем не менее она запомнит то, что увидит. Выступающие должны позаботиться о том, чтобы аудитория увидела все, что она должна будет запомнить.

Презентация разнообразится показом слайдов, видео – роликами, другими визуальными средствами, прослушиванием звукозаписей, сменой выступающих, вопросами и, конечно, любыми другими методами коммуникации.  

Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий. 
       Они нравятся как и профессиональным ораторам поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора. 
       Существуют два основных типа наглядных пособий: 
       ·Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании. 
       ·Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании. 
       Как текстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия. 
       Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с пользованием пустого пространства между ними. 
       Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например, надпись под графиком: "Прибыль возросла на 15%".

Когда представляете наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели одновременно и слушали оратора и извлекали смысл из материалов. Как сделать это? Вот от несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:

- Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.

- Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.

- Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.

- Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.

- Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентуете.

- Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.

- Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.

- Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот

Визуальная помощь для документов ограничена бумагой, но когда вы делаете презентацию выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется.

Вот некоторые из них:

Тексты.

Даже во время презентации полезно предоставить публике план вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями.

 Доски.

Когда вы адресуете выступление небольшой группе людей и хотите нарисовать главную мысль, то доски (для мела или маркера) являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от вашего выступления.

 Диаграммы.

Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Вы можете повесить несколько таких диаграмм: по одной на каждый пункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.

Специальные ручки для туши.

Специальные ручки (рапидографы) для нанесения изображения тушью применяются в основном для чертежных работ. Они имеют различные диаметры пишущей части, что позволяет получать линии требуемой толщины. Для нанесения изображений и надписей могут дополнительно применяться шаблоны и трафареты.

 Капиллярные ручки.

Всевозможные капиллярные ручки (фломастеры, маркеры и т.д.) широко используются как при подготовке презентационных материалов, так и при проведении презентации. Условно можно разделить капиллярные ручки на три типа: