Описание и анализ бизнес-процессов при создании информационной системы

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Смоленский государственный  университет»

                                      Кафедра математики и информатики

 

 

Реферат

Описание и анализ бизнес-процессов при создании информационной системы.

Выполнила:

студентка 4 курса 

факультета экономики  и управления

специальности

«Прикладная информатика  в менеджменте»

Самулеева Анна Андреевна

 

Проверил:

кандидат технических наук, доцент

Балашов Олег Валентинович

Смоленск

2013

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

          В настоящее время использование информационных систем на предприятии становится неотъемлемой частью производственного процесса любой организации. Информационная система представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединённых в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления на предприятии. Процесс создания информационной системы делится на ряд этапов, ограниченных некоторыми временными рамками и заканчивающихся выпуском конкретного продукта (моделей, программных продуктов, документации и пр.) Начальным этапом процесса создания ИС является моделирование бизнес-процессов, протекающих в организации и реализующих ее цели и задачи. Модель организации, описанная в терминах бизнес-процессов и бизнес-функций, позволяет сформулировать основные требования к ИС. Это фундаментальное положение методологии обеспечивает объективность в выработке требований к проектированию системы.

       Основной целью данной работы является изучение способов описания и анализа бизнес-процессов организации при создании информационной системы. В первой главе реферата освещается история возникновения понятия «бизнес-процесс» и ключевые определения, связанные с ним. Во второй главе работы рассматриваются программные средства, которые используются на этапе проектирования информационной системы для описания и анализа бизнес-процессов. Также приведена сравнительная характеристика этих программных средств.

 

 

 

1.История возникновения понятия «бизнес-процесс»

 

       Двести лет назад Адам Смит сделал выдающееся открытие: индустриальное производство должно быть разбито на простейшие и самые базовые операции. Он показал, что разделение труда способствует росту производительности, так как сосредоточенные на одной задаче рабочие становятся более искусными мастерами и лучше выполняют свою работу. И на протяжении XIX и XX веков люди организовывали, развивали компании, управляли ими, руководствуясь принципом разделения труда Адама Смита.

Однако, в настоящее время предприятие рассматривается не как совокупность отделов, а как совокупность бизнес-процессов. Идея представления организации в виде набора бизнес-процессов, а управления ее деятельностью — как управление бизнес-процессами стала распространяться в конце 80-х годов. Лучшие компании мира начали решать для себя эти задачи и на практике доказали важность, эффективность, экономичность и прогрессивность перехода на клиентно-ориентированное производство и процессно-ориентированную структуру управления производством. Эта тенденция привела к включению управления процессами в критерий для получения самых престижных наград в области управления бизнесом.

Сегодня компании мирового уровня,например Microsoft или Coca-Cola,  используют методы управления процессами в рамках реализации стратегии системного управления качеством. При использовании процессно-ориентированного подхода в управлении сам процесс становится распределенным регулятором качества составляющих его процедур, будучи ориентированным на реального рыночного клиента.

Выделение бизнес-процессов, их анализ и последующее совершенствование  — колоссальный резерв для повышения  конкурентоспособности компании и эффективности ее работы. Среди основных преимуществ такого подхода можно выделить простоту проведения оптимизации как самих процессов, с точки зрения их организации, синхронизации, взаимосогласованности, так и ресурсов, потребляемых процессами, особенно это касается человеческих ресурсов. Кроме того, становится очевидность управления, нацеленного на конечный результат, который оценивается потребителем — клиентом процесса.

     Аргументами для перехода к процессно-ориентированной структуре управления производством стали следующие:

• каждый процесс имеет потребителя, и сосредоточение на каждом процессе способствует лучшему удовлетворению потребителей;
• определение границ рассматриваемого процесса, а также поставщиков и потребителей, позволит обеспечить лучшее взаимодействие и понимание требований, которые следует удовлетворить;
• при управлении целостным процессом, который проходит сквозь множество отделов, а не отдельными отделами, снижается риск субоптимизации;
• при назначении владельцев процессов, ответственных за процесс, удается избежать распределения ответственности по фрагментам, что часто бывает на специализированных предприятиях;
• управление процессами позволяет создать лучшие основания для контроля времени выполнения работ и ресурсов.

      Большинство из этих аргументов основано на том, что каждый отдельный процесс имеет поставщика и потребителя, как это показано на рис. 1.1. Эта модель поставщик/потребитель — центральная для понимания процессного подхода.

 

Рисунок 1.1

       Так что же такое бизнес-процесс?

1.1.Определения понятия бизнес-процесс

 

       Понятие бизнес-процесс содержит два элемента: бизнес и процесс. Рассмотрим сначала элемент процесс. Вот одно из базовых определений процесса: «... — некоторая логическая последовательность связанных действий, которые преобразуют вход в результаты или выход».Теперь к слову процесс нужно добавить слово бизнес, чтобы отличить бизнес-процесс от других процессов, идущих в компании. Понятие бизнес-процесс можно определить по-разному. Эрикссон предложил в своей работе «Business Process Management» следующее определение: «бизнес-процесс – это цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей».

       Главная идея заключается в том, что любой бизнес-процесс имеет потребителя внутреннего или внешнего. Опираясь на это определение, можно все действия внутри организации (компании) рассматривать либо как бизнес-процесс, либо как его часть.

1.2.Виды бизнес-процессов

 

      Существуют три вида бизнес-процессов:

• Управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы. Примером управляющего процесса может служить Корпоративное управление и Стратегический менеджмент.
• Операционные — бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются Снабжение, Производство, Маркетинг и Продажи.
• Поддерживающие — бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес. Например, Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка, АХО.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Описание и анализ бизнес-процессов

 

         В процессе создании информационной системы для какого-либо предприятия, очень важным является правильное описание и анализ бизнес-процессов. Правильно смоделированные бизнес-процессы являются основой для успешного функционирования будущей информационной системы,  а значит и самой организации.   

       При моделирование бизнес-процессов наиболее часто возникают следующие вопросы:

• какое программное обеспечение использовать,
• как моделировать процессы с использованием выбранного продукта,
• как проводить анализ и выявлять использованием выбранного продукта,
• какую методологию использовать для описания процессов.

       В настоящее время на российском рынке представлено достаточно большое количество CASE-систем, многие из которых позволяют, так или иначе, создавать описания (модели) бизнес-процессов предприятий. Очевидно, что выбор системы в значительной мере определяет весь дальнейший ход проекта. Рациональный выбор системы возможен при понимании руководством компании, и ее специалистами нескольких аспектов:

• целей проекта;
• требований к информации, характеризующей бизнес-процессы и необходимой для анализа и принятия решений в рамках конкретного проекта;
• возможностей CASE-систем по описанию процессов с учетом выдвинутых требований.

     Говорить о преимуществе той или иной системы/нотации бессмысленно, пока не определены тип и рамки проекта, основные задачи, которые данные проект должен решить. Ниже сделана попытка провести сравнение наиболее популярных нотаций, используемых для описания бизнес-процессов, и двух систем, поддерживающих эти нотации.

     Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат на выпуск продукции, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций при внедрении стандартов ISO-9000 и т.д. Для каждой такой задачи существует определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться. В общем случае, модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы:

• какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;
• в какой последовательности выполняются эти процедуры;
• какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса;
• кто выполняет процедуры процесса;
• какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса;
• какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса;
• какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса;
• какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры;
• какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом.

     Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды, позволяющих отразить все указанные выше аспекты. Только в этом случае модель бизнес-процесса окажется полезной для предприятия, т.к. ее можно будет подвергнуть анализу и реорганизации.

2.1.Описание нотаций

      Наиболее  популярными нотациями, используемыми для описания бизнес-процессов являются нотации ARIS eEPC и IDEF0, IDEF3.

2.1.1. ARIS eEPC

     Нотация ARIS eEPC расшифровывается следующим образом: extended Event Driven Process Chain (расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями). Нотация разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером. В таблице 2.1 приводятся основные объекты, используемые в рамках нотации ARIS eEPC.

 

Таблица 2. 1-Основные объекты нотации ARIS eEPC

№	Наименование	Описание	Графическое представление
1	Функция Объект	«Функция» служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями/сотрудниками предприятия.
2	Событие Объект	«Событие» служит для описания реальных состояний системы, влияющих и управляющих  выполнением функций
3	Организационная единица	Объект, отражающий различные организационные  звенья предприятия (например, управление или отдел)
4	Документ	Объект, отражающий реальные  носители информации, например бумажный документ
5	Прикладная система	Объект отражает реальную прикладную систему, используемую в рамках технологии выполнения функции
6	Кластер информации	Объект характеризует данные, как набор сущностей и связей между ними. Используется для создания моделей данных
7	Стрелка связи между объектами	Объект описывает тип отношений  между другими объектами, например – активацию выполнения функции  некоторым событием
8	Логическое «И»	Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями  в рамках процесса. Позволяет описать  ветвление процесса
9	Логическое «ИЛИ»	Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями  в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса
10	Логическое исключающее «ИЛИ»	Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями  в рамках процесса. Позволяет описать  ветвление процесса