Особенности официально-деловых текстов (Понятие документов, текстовые и языковые нормы)

Тверской государственный  университет

Факультет ИЯиМК

Кафедра Французской филологии

 

Реферат по дисциплине

Русский язык и культура речи

Особенности официально-деловых  текстов

(Понятие документов, текстовые  и языковые нормы)

 

Выполнила: Иванова В.Э

                                            Группа: 15

                                                                    Руководитель: Бабий С.Н

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тверь

2012

Содержание:

1. Введение.
2. Понятие деловая риторика.
3. Понятие деловое общение.
4. Понятие документ
5. Функции документа
6. Составление делового письма
7. Формы документов
8. Правила составления резюме
9. Языковые нормы официально-делового стиля
10. Правила делового этикета
11. Заключение
12.   Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Составление служебных документов — трудный и сложный процесс, который занимает много времени  служащих и ИТР. В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что  язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной  и распорядительной документации в  значительной мере обеспечивается императивом  — повелительной конструкцией языка  приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций  требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое  служебное письмо — понятия определенные. Деловой язык — это язык официальных  взаимоотношений, это литературный язык. Официально-деловой   стиль – это    целая    разновидность    русского литературного языка. И это стиль целесообразный, имеющий свои средства выражения, способы  называния предметов и явлений, и даже по-своему выразительный. Соблюдая нормы официально-деловой речи, мы отдаем дань не штампам и канцеляризмам, а объективно сложившейся традиции построения речи в соответствии с выражаемым содержанием, обстановкой и целью высказывания. Официально-деловой стиль вполне равноправен с другими стилями и играет важную роль в формировании и развитии русского литературного языка. Зарождение русской официально-деловой речи начинается с Х в., с эпохи Киевской Руси, и связано оформлением договоров между Киевской Русью и Византией. Важнейший памятник древнерусского права - "Русская правда", сборник законодательных установлений древнерусского государства. Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных  стилей и функционирует в форме  письменной речи. Устная форма официально-деловой речи - выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т.д. 

 

 

 

 

Деловая риторика

Деловая риторика - это область человеческой культуры, включающая в себя науку, искусство и живую человеческую практику об убедительной и эффективной речи в различных видах (жанрах) делового общения.

Деловая риторика включает в себя различные виды (жанры) делового общения:

1. Деловые беседы
2. Ведение  заседаний
3. Публичные выступления
4. Ведение дискуссий, споров
5. Ведение переговоров
6. Телефонные переговоры
7. Деловую переписку
8. Разрешение конфликтов

 

 

Таким образом, объект исследования деловой риторики – речевая культура делового общения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Деловое общение

Деловое общение — сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

 

Этапы делового общения:

1. Знакомство, установка контакта
2. Анализ происходящего
3. Обсуждение актуальных проблем
4. Взаимовыгодное решение проблемы
5. Завершение контакта

 

В деловых отношениях люди придерживаются определенного стиля:

• Субординационного (руководитель-подчиненный)
• Служебно-товарищеского (между коллегами по работе)

 

Существует ряд обстоятельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо. Это утверждение относится именно к официально-деловому стилю общения. Текст, сохранившийся в письменном виде и зафиксированный по особым правилам, обладает точной информацией.

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Он занимает особое место  в деловом общении. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией. Результатом документирования является создание документа.

 

 

 

Документ

Документ – материальный носитель с зафиксированной на нем  в любой форме информацией  в виде текста, звукозаписи, изображения  и (или) их сочетания, который имеет  реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени  и в пространстве в целях общественного  использования и хранения. – Федеральный  закон №77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

Виды документов:

1. По назначению
• организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
• распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
• информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
• учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
• нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;
• и др.
2. По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
3. По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
4. По типу содержания -текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные,мультимедийные
5. По способу представления — электронный, на бумажных носителях
6. По месту издания — внутренние, внешние
7. По направлению отправки — входящие, исходящие
8. По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
9. По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые
10. По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки  документов:

1. Семантические (перевод, реферирование, аннотирование).
2. Несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

 

 

Документация - совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п.

 

 

Функции документа:

• Общие
• Специальные

Общие:

1. Коммуникативная функция – документ представляется как средство связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
2. Информационная функция - главная задача документа выражается в сохранении информации;
3. Социальная функция – документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
4. Культурная функция – документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации;

 

          Специальные:

1. Правовая функция – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.
2. Управленческая функция – документ выступает в роли инструмента управления; этой функцией наделены так называемые 
   управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
3. Функция исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Перечисленные функции определяют общие требования к документу. К официально-деловому письму предъявляются особые требования. Данные требования в свою очередь определяются условиями делового общения. Требования:

• Официальный характер
• Адресность
• Повторяемость управленческих ситуаций
• Тематическая ограниченность

 

 

Итак, можно выделить следующие  стандартные требования или основные черты делового стиля общения:

• точность изложения информации;
• стандартизация и унификация языковых и текстовых средств;
• официальность и строгость языка и стиля делового письма;
• лаконичность и достаточность информативного содержания;
• логичность, объективность и структурированность изложения.

Теперь  поговорим более подробно о каждой составляющей. Функция социальной регламентации, которая играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъявляет  к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи  с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения  информации, которая не допускала  бы возможность различных толкований.

Официально-деловая  речь стандартизирована. Это является одним ее из обязательных свойств. Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве.

Коммуникативная точность – это точность реализации замысла пишущего. Она достигается  соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения  частей текста. Нарушение коммуникативной  точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения.

Официально-деловое  письмо имеет официальный, строгий  характер. Под официальностью и строгостью делового письма понимается максимально строгое и сдержанное изложение информации. Это, в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле. Это противоречило бы требованию точности деловой речи. Также деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Данное обстоятельство отвечает требованию достоверности или объективности информации.

Одной из отличительных черт деловых писем  является лаконичность написания текста. Письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе  восприятие информации затруднится. Лаконизм сочетается в деловых письмах  с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Эти и некоторые другие особенности  характеризуют канцелярский подстиль официально-делового стиля.

Содержание  культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и выбора правильной формы документа.

После выбора формы документа наступает  самая сложная часть работы –  наполнение этого документа информацией.

С переходом к изложению содержания делового текста возрастают возможности  выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела – и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: выбора лексики и лексических формул для составления делового письма и выбора грамматических средств – главным образом синтаксических конструкций делового текста.