Реинжиниринг бизнес-процессов на примере строительной компании ООО «Бизнес-Сервис»

Реинжиниринг бизнес-процессов  на примере строительной компании ООО  «Бизнес-Сервис»

Компания ООО «Бизнес-Сервис», основанная в 2005 году, входит в состав группы компаний «ДКС». ООО «Бизнес-Сервис»  занимает одно из ведущих мест на рынке жилищного строительства города Твери, зарекомендовала себя как стабильная компания, осуществляющая деятельность в строгом соответствии с критериями надёжности и ответственности перед обществом, своими клиентами, партнёрами. За это время она приобрела значительный авторитет, а так же статус одного из крупнейших застройщиков Твери.

Согласно миссии компании,  она планирует стать ведущей  строительной организацией на российском рынке.

К целям организации относятся:

• увеличение числа заказчиков, как на тверском рынке, так и в других регионах;
• сдача объектов строительства раньше заявленного срока;
• нахождение новых, квалифицированных подрядчиков, позволяющих ускорить выполнения проектов;
• увеличение прибыли за счет большей продуктивности и сокращения сроков работ.

Для улучшения деятельности ООО «Бизнес-сервис» основной задачей  является сокращение срока строительных работ, этого эффекта можно добиться, изменив структуру документооборота и сокращения численности бухгалтерии.

Строительные работы зачастую производятся с помощью дополнительных подрядчиков, которые нанимает организация, с целью качественного и быстрого выполнения проекта.

Оплата подрядчикам на данный момент происходит в 2 этапа, аванс (в соответствии с договором подряда) и окончательная оплата. Окончательную  оплату организация производит при  условии выполнения всех условий  договора, включая предоставления Акта выполненных работ, счет-фактуры, Локальной сметы.

Далее формируется общая  стоимость выполненных работ  и счет, акт и счет-фактура в  подписанном виде передаются заказчику  и только после подписания документов, происходит оплата.

Так как в штате сотрудников  находится 2 бухгалтера отвечающих за участок реализации, процесс формирования документов разбивается на 2 этапа. Первый этап – это формирование счета одним из бухгалтеров, после чего на основании счета другой бухгалтер оформляет Акт выполненных работ и счет-фактуру. Далее документы подписываются главным бухгалтером и через секретарей передаются на подпись директору. По факту работы уже выполнены, но не могут быть сданы заказчику. Это замедляет сдачу строительных объектов в среднем на 3-4 дня, кроме того не возможно отследить на какой стадии находится процесс подписания документов и были ли они переданы секретарями в нужный срок.

Для реинжинирига бизнес процесса ООО «Бизнес-сервиса» рекомендуется произвести сокращение штата бухгалтерии и передать обязанности на участке реализации одному бухгалтеру, который будет полностью формировать всю необходимую документацию, так же для ускорения обработки информации можно применять уже имеющиеся на предприятии электронные подписи главного бухгалтера и директора.

Для ускорения документа  оборота между подразделениями  ЗАО «ДКС» применяется программа  Directum, которая также может использоваться для увеличения скорости обработки документооборота между ООО «Бизнес-сервис» и ЗАО «ДКС». Бухгалтер, сформировав всю необходимую документацию, может передать счет, акт и счет-фактуру через Directum главному бухгалтеру, после подтверждения документов (автоматически ставится электронная подпись) данные передаются директору, который так же подтверждает их, далее документация автоматически передается в ЗАО «ДКС». Таким образом, документооборот происходит в течении 2-3 часов, кроме того, этапы согласования документов можно рассмотреть на каждой стадии подписания, исключается фактор человеческой ошибки и невнимательности секретаря.

Похожую схему можно применить  и с другими подрядчиками, бухгалтер  формирует пакет документов, передает их через Directum по ветке согласования, а после подписания  остается только распечать документ поставить печать и передать данные заказчику.