Сырьевой оборот и взаимодействие со сторонними организациями

Введение

Открытие нового бизнеса  для каждого предпринимателя  является непростой задачей. И, конечно  же, ресторанный бизнес не исключение. Особенно сложно человеку, решившему  открыть кафе или ресторан, понять, с чего надо начинать, а также  учесть все подводные камни, которые  могут встретиться на пути развития его бизнеса.

Как организовать свой бизнес так, чтобы и клиент был доволен, и минимизировать расходы на организацию  своего ресторанного бизнеса?

Прежде всего, в ресторанном  бизнесе надо решить две основных задачи управления:

как грамотно организовать бухгалтерский и налоговый учет;

как организовать управленческий и оперативный учет так, чтобы  своевременно получать информацию обо  всех бизнес-процессах, иметь возможность  вести аналитику, принимать взвешенные и эффективные решения.

Например, необходимо отслеживать, сколько было заказов за рабочий  день, какие блюда заказывали и, в  конце концов, сколько продуктов  было использовано и сколько нужно  продуктов на следующий день и  т.д. Аналитика также помогает отслеживать  эффективность работы персонала, анализировать  «слабые места» бизнес-процессов  и своевременно их регулировать.

Для вновь создаваемых  компаний необходимость автоматизации  предприятий общепита не подлежит сомнению.  Действующие рестораны, как правило, уже работают на каком-либо программном  продукте, а поскольку требования в условиях высокой конкуренции  растут — установленная программа  уже не справляется с требованиями новых бизнес-процессов в растущей компании.

Например, программа не поддерживает возможность ведения учета по нескольким подразделениям в одной  базе. В результате каждый бухгалтер  по своему подразделению (особенно это  относится к территориально удаленным  подразделениям) создает отдельную  базу, причем как для бухгалтерского, так и для управленческого  учета. Все это приводит к тому, что число баз к определенному  моменту переваливает за десятки  и сотни!

Часто в ресторанном бизнесе  бывает так, что используются несколько  бухгалтерских программ от разных поставщиков, что обычно обусловлено вхождением в компанию нескольких юридических  лиц со своим «наследством». А  часть управленческой отчетности формируется  средствами электронных таблиц. На каком-то этапе руководство начинает понимать, что доверять данным, собранным  вручную из огромного количества баз, становится рискованно. А уже  тем более принимать управленческие и стратегические решения.

Возникающие проблемы можно  решить с помощью комплексной  автоматизации предприятий общественного  питания на специализированных программных  продуктах на платформе «1С:Предприятие», таких как «1С-Рарус:Общепит 8», «1С-Рарус:Управление рестораном», «1С-Рарус:Ресторан+Бар+Кафе». Эти отраслевые программы позволяют  плавно автоматизировать учет даже на работающем предприятии питания, когда  какое-то время  документооборот  и учет ведутся на старом и новом  программном обеспечении.

Программы для ресторанов и общепита оказывают реальную помощь персоналу предприятий питания: технологам, поварам, заведующим производством, калькуляторам, кладовщикам, бухгалтерам, отвечающими за различные участки  учета, кассирам и официантам.

В данной курсовой работе мы рассмотрим применение программного обеспечения  для ресторанного бизнеса на базе 1С.

1. Сырьевой оборот и взаимодействие со сторонними организациями

Учет в ресторане имеет  свою специфику - сам вид деятельность здесь предполагает сочетание производства и торговли. И этот процесс отражается именно в складском учете. Чтобы представить всю сложность задачи, достаточно перечислить объекты и участки для учета движения товаров. Их, казалось бы, немного - всего по три:

Товары, закупаемые с целью продажи; они же иногда являются и сырьем для производства.

Например, алкогольные напитки  могут продаваться в чистом виде либо входить в состав коктейлей. Полуфабрикаты, результат производства, входящие в состав продаваемых блюд, но не являющиеся объектами продажи. Например, фарш входит в состав котлет, тефтелей и т.п.

Блюда и полуфабрикаты - результат производства и объект продажи. А также:

Склад, где ответственное лицо - кладовщик, принимающий товары от внешних поставщиков и по мере необходимости выдающий их на кухню и в бар.

Производство, где ответственным лицом является технолог или шеф-повар.

Место розничной торговли: бар, где ответственный - бармен. Однако для эффективной работы ресторана необходимо контролировать движение каждого товара на конкретном участке. С этой целью, а также для расчета себестоимости и цены готовой продукции составляют калькуляционные карты, которые основаны на данных о поставках сырья и технологических картах. Последние описывают технологию приготовления полуфабрикатов и блюд, а также нормы закладки сырья. По закону любые изменения в нормах закладки и в стоимости сырья должны отражаться в калькуляционной карте. Повысить эффективность этого процесса помогла только полная его автоматизация, которая сегодня, к счастью, не является проблемой. В компьютерных системах складского учета формы для ввода данных максимально приближены к оригинальным документам. Их можно выбрать из соответствующих словарей (товаров, единиц измерения, мест хранения, корреспондентов) простым нажатием нескольких клавиш. Кроме того, вводить данные можно при помощи сканеров для чтения штрих-кода.

Автоматизация позволяет  вести складской учет и между подразделениями ресторана. В компьютер заносится документ о внутреннем перемещении товаров, которые списываются в подразделении-источнике и приходуются у получателя. В базе данных хранятся и электронные копии рецептов, и история их изменений. Поэтому можно отслеживать динамику изменений сырьевого набора и его стоимости и за считанные секунды получать полную картину работы кухни. Производственный процесс и отпуск готовых изделий отражается в заборных листах или в расходных накладных. Обрабатывая их, компьютер фиксирует расход сырья, необходимый для получения продукции, приход готовых изделий и рассчитывает себестоимость. Документы по расходу блюд также можно формировать автоматически - для этого кассу и складской компьютер надо связать в единую сеть. В результате все данные о приготовленных блюдах (включая выручку) заводятся официантами и кассирами. В конце рабочего дня сведения из кассы попадают в базу данных компьютера. На их основе формируются документы по расходу блюд, и строится вся последующая документация: расходные накладные, акты списания продуктов с производства и т.д. Так проводится аналитический учет. Затем эти документы передаются в другие системы, например, в бухгалтерскую, где ведется свой, синтетический учет денежных сумм. На основе данных о движении товаров составляются расчетные остатки по каждому подразделению, а для контроля проводится инвентаризация. В компьютер при помощи сканера штрих-кода заносятся фактические остатки, и после этой несложной операции тотчас появляется результат: количество и сумма "излишков" и "недостач". Отдельная тема - инвентаризация в баре. Посчитать остатки здесь не так просто, поскольку не все напитки продаются целыми бутылками. Иногда для расчета таких остатков бармены выливают содержимое бутылок в измерительные мензурки, а потом заливают обратно. Однако современные системы учета позволяют использовать для инвентаризации специальные весы.

Интерфейс взаимодействия с  поставщиками:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оформление документации купли-продажи:

Управление клиентской базой:

 

2.Объектное решение. Ресторан.

Мы рассмотрим применение программного обеспечения "1C:Ресторан 8" в ООО "ГУРМАН" на примерах работы зала и ведения отчетности по заказам.

Для начала, ознакомимся  со схемой зала ресторана:

Гостевая зона ресторана  распределена следующим образом: "Главный зал" площадью 70 кв. м на 40 персон, в центре зала источник воды, " Барная стойка» с концертной эстрадой, «Зал для некурящих» , "Интернет-кафе" (120 кв. м на 70 персон.

 

 

Общая площадь разделена  на зоны, обслуживаемые определенным официантом. Это позволяет упорядочить  обслуживание, а так же облегчает  дальнейший учет.

Список задействованного оборудования:

- Принтеры сервис-печати;

-Программируемые клавиатуры;

-Сканеры штрих-кодов и считыватели магнитных карт;

-Фискальные регистраторы;

-Touch-Screen мониторы (сенсорные дисплеи);

-Дисплеи покупателя;

-Авторизаторы платежных карт.

 

 

Схема работы:

Из данной схемы следует, что управление рестораном сводится к единой системе, в которой все  взаимосвязано. Что значительно  упрощает работу.

Вся работа сводится к следующему:

- Фронты (Интерфейсы персонала);

- Управление оборудованием;

- Администрирование;

- Отчетность;

-Обмен данными.

2.1 Оформление  заказа

При этом задействуется следующий  персонал: официант, кассир. Метрдотель занимается приемом брони и распределением гостей в зале. Работают следующие приложения:

-Редактор планов заведения;

-Расстановка и свойства столов по залам при помощи специального интерфейса;

-Оперативный контроль состояния загрузки залов и занятости столов;

-Бронирование столиков с указаниями особенностей оплаты и обслуживания;

-Быстрый и удобный ввод нового заказа "от стола";

-Печать заказов на сервис-принтеры (гибкая настройка маршрутизации печати);

-Редактирование заказа, перенос заказов между официантами;

-Различные виды оплаты заказа: наличными, безналичными, за счет заведения;

-Отмены и возвраты платежей.

Форма оформления заказа:

При этом работа официанта сводится к следующему:

- Подбор позиций в заказ;

- Автоматический или принудительный выбор модификаторов

- Определение времени подачи блюд

- Печать заказа с автоматической разбивкой блюд по принтерам

-Удаление даже случайно выбранных позиций, только с выбором причины удаления.

-Применение скидки по карте гостя

-Печать чека.

Оплата и закрытие заказа:

Работа кассира:

-Авторизация по карте или вводу пароля;

-Поиск или выбор официанта или заказа;

-Применение ручных скидок (по правам и необходимости);

-Выбор способов оплаты заказа (самый простой вариант получение от официанта наличных);

- Ввод оплаты;

- Пробитие чека;

- Закрытие заказа.

В ресторане предусмотрена  система скидок, которую проводят отдельно и в системе это выглядит:

Также в ресторане предусмотрена  услуга «Бронирование столиков». Этим занимается метрдотель.

Работа метрдотеля:

- Авторизация по карте или вводу пароля;

- Поиск или выбор ранее забронированных столов;

- Оформление новой брони на выбранный стол;

- Дата;

- ФИО гостя (специальная qwerty-клавиатура);

- Телефон, кол-во гостей;

- Выбор дополнительных услуг;

- Оформление брони;

- Время посещения гостем.

2.2.Ведение послесменной отчетности

Сменный отчет по блюдам,

Сменный отчет по кассира,

Реализация товаров и  блюд,

Скидки за период,

Продажи по контрагентам,

Сводный отчет по продажам,

Отчет по списанию,

В программе предусмотрен мониторинг «отказных» блюд, причина отказа. Это один из немаловажных аспектов работы официанта; а в данном случае есть возможность рассмотрения карты работника по итогам месяца.

Помимо этого формируются  «Отчет заказов» и «Список броней»:

 

 

 

 

 

 

 

По итогам составленных отчетов  в бухгалтерии формируется «Сводный отчет по продажам».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Начисление  заработной платы сотрудникам

Для расчета заработной платы  применяется программное обеспечение «1С: Бухгалтерия предприятия 8.0». Существует отдельная вкладка «Зарплата». Для расчета зарплаты в «1С: Бухгалтерия предприятия 8.0» используются следующие документы:

·  «Прием на работу в организацию» (меню Зарплата – Кадровый учет –  Прием на работу в организацию);

·  «Кадровые перемещения  организаций» (меню Зарплата – Кадровый учет – Кадровые перемещения организаций);

·  «Увольнение из организаций» (меню Зарплата – Кадровый учет –  Увольнения из организаций).